Como ser ninja na hora de checar e-mails

Dicas simples de como manter a caixa de e-mails sempre organizada e sem pendências.

Se aí na empresa você obrigatoriamente precisa comunicar-se através de e-mails, o passo a passo a seguir, baseado na metodologia Getting Things Done®, vai te ajudar a usar melhor a caixa de entrada.

Avaliar e separa

Para ser eficiente em manter a caixa de entrada organizada não tem segredo: você precisa mantê-la limpa. E antes de qualquer ação você precisa separar o joio do trigo, isto é, o que é lixo do que não é.

Lixo

Considerando que lixo pode ser um e-mail promocional ou uma newsletter que você não tem interesse, por exemplo, não faz sentido deixá-los lá, são só alguns segundos para excluir. Faça-o sem medo.

Aproveite e verifique no fim da mensagem o link para descadastrar seu e-mail da lista, conhecido também como unsubscribe.

Menos de 2 minutos

Se no caso tratar-se de uma informação ou assunto útil você precisa tomar uma ação em menos de 2 minutos para resolver:

Responder

Se para responder aquele e-mail tomará menos de dois minutos, vá em frente e responda. Uma sugestão interessante é responder por telefone ou pessoalmente — caso a pessoa esteja numa sala ou mesa próxima — , assim você evita enviar um novo e-mail e correr o risco que respondam com mais questões, criando uma interminável conversa.

Arquivar

Após responder, delete pois ele ficará arquivado na pasta enviados. Ou se você não responder por ser um tipo de e-mail “FYI” (For Your Information) ou “PSC” (Para Seu Conhecimento) em português, leia e arquive para consultar futuramente.

Mais de 2 minutos

Se for tomar mais que 2 minutos para resolver, veja se é possível ser feito por outra pessoa:

Delegar

Se outra pessoa de sua equipe pode tratar o e-mail que chegou a você, encaminhe o e-mail. Uma dica boa é criar uma pasta chamada “Acompanhar” ou “Follow-up” para ficar a par dos desdobramentos.

Ainda que eventuais solicitações sejam de responsabilidade de outras pessoas, frequentemente somos solícitos e tentamos ajudar assim mesmo, porém, não é o ideal, visto que o nosso trabalho principal é deixado de lado para fazer o de outra pessoa. Aprenda a delegar!

Agendar

Se por caso trata-se de um assunto em que você é o pai ou a mãe dele, nada mais justo que você cuide. Neste caso, quando “cuidar da criança” levar mais que 2 minutos, agende para fazer em outro momento. Assim você controla melhor a sua própria agenda. A maioria dos serviços de e-mail tem integração com agenda, então não perca tempo e transforme a mensagem em um evento para você não esquecer.

Viu, só? Ações simples que vão dar um gás na hora de lidar com e-mails. Se você tiver outra dica que dê certo pra você, compartilha com a gente nos comentários.