Comunicador interno: quais os tipos mais usados pelas empresas

Um comunicador interno permite que as pessoas lidem melhor com as informações no trabalho.

Um comunicador interno é basicamente uma ferramenta que tem como objetivo melhorar a maneira como as pessoas de uma empresa trocam informações entre si.

Porém, existem muitos tipos de comunicadores internos, cada um com suas vantagens e limitações. Pensando nisso, elaboramos um guia prático para você entender o propósito e diferenças entre eles.

Tipos de comunicador interno

E-mails

Este é o comunicador interno mais básico e nem precisamos falar muito de como funciona um e-mail empresarial, devido a sua popularidade.

Como vantagens do e-mail podemos citar o quanto ele é acessível, pois o número de provedores deste serviço é enorme e, como consequência, o preço também não é nada mal. Sem contar que o e-mail é um ID meio que universal, isto é, algumas pessoas podem até não usar redes sociais ou outros diversos serviços da internet, mas com certeza elas possuem um e-mail.

Já as desvantagens em se utilizar apenas de e-mail para comunicação interna pesam muito mais que qualquer benefício. Isto porque as pessoas ficam facilmente atoladas com a quantidade de mensagens que são trocadas diariamente. Segundo um estudo, o tempo lidando com esses e-mails no trabalho alcança, em média, o equivalente a 111 dias inteiros por ano.

Outro incomodo no uso de e-mails é a enorme quantidade de spam. São dos mais variados tipos, desde lojas virtuais, como perder peso dormindo e até correntes e notícias falsas. Enfim, a lista é grande e nem sempre os provedores conseguem identificar um spam e excluí-lo automaticamente.

A questão da segurança também é bastante delicada no caso do e-mail. Devido a função encaminhar e enviar em oculto, informações sensíveis de dentro da empresa podem facilmente vazar, seja propositalmente ou mesmo por meio de um encaminhamento acidental.

Intranet

Logo quando surgiu, a intranet foi um sucesso no meio empresarial, foi motivo de muita alegria principalmente para o pessoal das áreas de TI, RH e Marketing, que eram os grandes entusiastas da ferramenta.

De fato a intranet teve alguma utilidade no endomarketing e nos trabalhos de recursos humanos nas empresas. Porém, o que dá pra perceber é que hoje a intranet foi superestimada. Isto é, criou-se uma expectativa muito grande, quando na realidade ela não consegue resolver os principais problemas de comunicação.

Embora a intranet ajude a disseminar informações como a missão, visão e valores da organização ou até mesmo manuais de integração e de normas e condutas, ela não ajudou na troca de informações do cotidiano. Informações como, por exemplo, aquelas que são trocadas por e-mails entre os funcionários.

Tal estrutura que não permite a interação dos funcionários é característica da intranet. Se olharmos bem, veremos que a intranet é um comunicador interno verticalizado, pois, na maioria das empresas, os profissionais de RH, TI e marketing são os responsáveis pela publicação dos conteúdos, enquanto todo o restante apenas consome as informações.

Como consequência dessa comunicação top-down, as informações disponibilizadas na intranet acabam se tornando obsoletas, já que poucas pessoas ficam encarregadas de atualizá-la, levando-a a ser pouco acessada.

Rede social corporativa

O principal objetivo de uma rede social corporativa é promover a integração das pessoas na empresa, levando-as a colaborar entre si, sejam elas da mesma área ou de áreas distintas.

Para que a colaboração entre os funcionários aconteça, a rede social corporativa permite que cada um crie seu perfil de usuário, algo semelhante às redes sociais pessoais, assim, elas podem compartilhar umas com as outras as informações de trabalho.

De início, uma rede social corporativa pode parecer a salvação para os problemas de comunicação, mas a verdade é que é um “fogo de palha”. Isto é, grande empolgação no começo e desuso após um tempo.

O lado ruim das redes sociais corporativas é a baixíssima relevância das informações que os funcionários passam a publicar. Isso se dá pela ausência de uma diretriz por parte dos gestores a respeito de que tipo de informação deve ser compartilhada.

Outra desvantagem da rede social corporativa é que ela pode se tornar o pivô de uma guerra entre gerações: os gestores mais antigos tendem a vê-la como um modismo que não traz resultados, enquanto os mais jovens costumam estar mais engajados com a ferramenta.

Por fim, uma rede social corporativa fracassa principalmente por causa da cultura empresarial, que muitas vezes é rígida e fortemente hierarquizada, indo na contra-mão do propósito da rede social corporativa.

Aplicativo de mensagens

Os aplicativos de mensagens voltados para a comunicação interna nas empresas funcionam de maneira muito parecida com um WhatsApp, só que mais turbinado para as tarefas de trabalho, como, por exemplo, as diversas integrações com outros softwares de mercado.

O mais famoso deles é o Slack, que oferece um serviço de mensagem para times com versões para todos os dispositivos, seja computador, tablet ou smartphone. Facilitando bastante a vida de quem precisa ter acesso às informações de trabalho mesmo quando está fora do escritório.

Por incrível que pareça, a grande desvantagem do Slack e outros aplicativos semelhantes, está no fato de que as pessoas tornam-se “escravas” deles. Pois as conversas criadas nos grupos tendem a acontecer ao longo do dia e a pessoa se vê na obrigação de acompanhar o que está sendo dito, pois tem receio de perder alguma informação importante que seja dita ali.

Conforme as conversas vão acontecendo, as notificações de mensagens vão pipocando na tela do smartphone, o que gera distração para o colaborador. Nestes casos, o ideal é configurar o app para que as notificações só funcionem quando o usuário for citado nas conversas.

Os aplicativos de mensagens, seja para o trabalho ou não, nos força a “estar em alerta” o tempo todo. Isto porque, assim como os e-mails, ficamos ansiosos em saber se alguma informação importante está rolando nos grupos de conversa do trabalho, enquanto deveríamos estar descansando ou aproveitando o tempo fora do escritório para o lazer.

Integrador de informações

Os comunicadores internos mais recentes têm impressionado. Basicamente são ferramentas de comunicação que funcionam como um integrador de informações: por meio de uma única interface o usuário consegue trabalhar com seus arquivos e informações que estão dispersos em dezenas de outras ferramentas, sem precisar acessá-las uma a uma.

É aqui que a NewAgent se encaixa. Uma ferramenta que substitui algumas outras e se integra com as principais do trabalho, como Google Drive, softwares de CRM, gerenciadores de tarefas, o próprio Slack para a troca de mensagens, intranets (SharePoint) e até mesmo e-mails.

Uma vez que seja possível conectar todas as informações a uma única ferramenta, o funcionário ganha tempo no acesso de suas informações, como também no compartilhamento delas.

Diferente de uma rede social corporativa, um integrador de informações não tem como prioridade o compartilhamento de informações supérfluas, mas sim de informações úteis para o dia a dia de trabalho, estejam elas em textos informativos, planilhas, apresentações, documentos, imagens, etc.

Uma outra grande vantagem é o sistema de busca que localiza rapidamente as informações que estão dispersas. Isso garante um ganho alto em produtividade, pois reduz significativamente o tempo gasto procurando por elas.

Funcionalidades dos comunicadores internos

Os comunicadores internos apresentam diversas funcionalidades, sendo que uns são mais completos que outros. As funcionalidades mais comuns são as seguintes:

Post

Comunicadores internos como rede social corporativa e integradores de informação permitem a criação de posts, assim como é feito no Facebook.

Enviar e receber de e-mails

Tirando a própria ferramenta de e-mail, o envio e recebimento de e-mails só é possível com um integrador de informações.

Chat

Para troca de mensagens rápidas, existem aplicativos específicos para o uso profissional, como é o caso do Slack, porém, algumas outras ferramentas também oferecem um chat interno, como é o caso das redes sociais corporativas e da NewAgent.

Assinar documentos

A funcionalidade de assinar documentos digitais como se fossem documentos físicos (com validade jurídica e tudo mais) pode ser encontrada na NewAgent.

Busca rápida

O nome desta funcionalidade já diz tudo: encontrar as informações rapidamente assim como se faz no Google, só que no caso, para informações internas da empresa.

Integração com apps

Para facilitar o acesso e compartilhamento de informações e arquivos que estejam em outros aplicativos.