Intranet corporativa: conheça as diferenças de cada modelo

Com as diversas opções de intranet corporativa, é fundamental conhecer os prós e contras de cada uma antes de escolher a ideal.

Intranet corporativa é o principal recurso ao qual as pequenas empresas recorrem quando começam a crescer. Isto por que, com o aumento de pessoas trabalhando, a comunicação interna tende a ficar mais complexa, o que leva, geralmente, o profissional da área de RH, Marketing ou TI a buscar tal solução.

Para a maioria das pessoas que não são da área de TI, entender os modelos de intranet corporativa disponíveis no mercado pode ser um desafio, pois é preciso identificar os prós e contras de cada um de acordo com a estrutura da empresa.

Caso você esteja nesta situação, este texto vai esclarecer suas dúvidas sobre as diferentes intranet corporativas e como escolher a ideal.

Intranet open source

Uma intranet corporativa open source (código aberto) é quando ela é desenvolvida, geralmente pela própria equipe de programação da empresa, a partir de um sistema gratuito, como, por exemplo, WordPress, Joomla e Drupal.

Na maioria dos casos em que a própria equipe de TI da empresa desenvolve a intranet é por que se busca uma ferramenta de baixo custo, isso quando comparada à contratação de uma empresa especializada em desenvolvimento de intranets corporativas.

Essa suposta economia, na verdade, é apenas uma sensação, pois, embora os custos sejam baixos inicialmente, o tempo tomado dos profissionais de TI (salário/hora) e o acúmulo de outras atividades que eles deixam de fazer para dar conta do desenvolvimento, não fazem com que haja grandes economias.

Outra vantagem vista pelas empresas que optam por fazer uma intranet dentro de casa é o controle que se tem sobre ela, podendo fazer alterações de layout ou de funcionalidades com mais frequência.

Por outro lado, fazer alterações na intranet a torto e à direita, sem critérios de user experience, pode levar a ferramenta ao desuso. Isto é, tantas alterações que os usuários deixam de estar familiarizados com a intranet e sentem-se desmotivados em usá-la.

Intranet sob encomenda

Chamamos de intranet sob encomenda aquela em que uma terceira empresa é contratada para desenvolver, atendendo todas as particularidades da empresa contratante. Seja no layout ou nas funcionalidades, tudo é desenvolvido ao “gosto do freguês”.

Como nada é perfeito, o tempo de desenvolvimento de uma intranet corporativa sob medida pode levar meses, visto que são necessárias muitas reuniões com os gestores das áreas da empresa, a fim de definir quais funcionalidades são mais relevantes para cada departamento e para a empresa como um todo.

O custo de uma intranet corporativa customizada é consideravelmente mais alto que os outros modelos de intranet, pois é um serviço feito sob medida. Muitas vezes, além do valor de desenvolvimento, algumas empresas precisam pagar também por treinamentos para a implementação.

Além dos custos de desenvolvimento e, eventualmente, implementação, há o custo de manutenção dos servidores que hospedam a ferramenta, ficando para a empresa contratante.

Empresas como Totvs oferecem tal serviço, no caso, o Fluig.

Intranet online

Consideramos “online” as ferramentas de comunicação que podem ser acessadas direto no navegador por meio de uma conexão com a internet. Não precisa ser necessariamente uma intranet, mas também uma ferramenta de comunicação, ainda que mais completa que uma intranet corporativa.

O que diferencia uma ferramenta de comunicação online de uma intranet comum é que a ferramenta de comunicação dispensa instalação, sendo acessada pelo navegador com um login e senha.

Ao aderir a uma ferramenta de comunicação online, pode-se usufruir de muitas vantagens, sendo uma delas a simplicidade de uso sem necessidade de treinamentos, já que possui uma UX intuitiva. Até usuários menos familiarizados com esse tipo de sistema se adaptam facilmente.

Um outro benefício é a mobilidade que serviços online proporcionam, permitindo que as informações sejam acessadas remotamente, sem que se esteja presente na empresa para fazer uso.

O fator segurança também é um diferencial, visto que os dados são protegidos por criptografia, impedindo que hackers consigam interpretar os dados caso eles sejam interceptados durante sua transmissão.

Ferramentas de comunicação online nuca ficam ultrapassadas, pois as empresas que oferecem esse serviço estão sempre fazendo melhorias para que seus clientes tenham sempre uma ferramenta atualizada com padrões de mercado.

A facilidade em ter um app para celular e tablet também é oferecida pelas principais ferramentas de comunicação online, proporcionando uma experiência de uso ainda mais completa para os funcionários.

O preço é bastante atrativo, pois não existe custo inicial para desenvolvimento ou algum tipo de taxa de implantação, sendo cobrado, geralmente, um valor por usuário por mês.

Duas empresas se destacam com suas ferramentas online. A primeira é o Slack que é voltado para comunicação de times pequenos. A segunda é a NewAgent que se adapta facilmente a qualquer tamanho de empresa.

Escolhendo uma intranet corporativa

Cada empresa possui suas particularidades, logo, antes de escolher uma intranet é preciso ter em mente 4 aspectos, e então verificar se eles estão de acordo com os prós e contras de cada modelo de intranet.

1. Conhecer os processos de cada área

Na hora de analisar a ferramenta ideal, é imprescindível que a equipe responsável pela escolha tenha conhecimento dos processos e procedimentos de cada área da empresa, tais como as áreas de recursos humanos, de marketing, contábil, comercial, financeira, etc.

Uma vez tendo em mente esses processos, é possível ter uma ideia das funcionalidades que serão mais úteis para departamentos específicos e quais serão mais benéficas para empresa toda. Uma vez feita essa análise, pode-se chegar a uma lista com as funcionalidades prioritárias.

2. Identificar o perfil dos colaboradores

Se os colaboradores de uma empresa não aderem ao uso de uma ferramenta, todo o dinheiro, tempo e esforço vai por água abaixo, por isso é importante traçar o perfil dos funcionários e entender como motivá-los a usar a intranet.

A partir do momento que se traça o perfil dos usuários é possível também organizar as permissões que cada um terá dentro da ferramenta, isto é, quais “poderes” cada um terá. O “administrador”, por exemplo, possui acesso a inúmeras funcionalidades, já as permissões de “convidado” permitem apenas a leitura dos conteúdos publicados.

Esta é uma característica do WordPress, por exemplo.

3. Planejar o quanto investir

Com diferentes tipos de intranets e consequentemente diferentes preços e modelos de cobrança, é fundamental saber o quanto a empresa está disposta a investir a longo prazo, o que ajuda na escolha da ferramenta ideal.

Para cada tipo de intranet há diversas modalidades de cobrança por parte das empresas que fornecem o serviço, desde cobrar por desenvolvimento de funcionalidades, espaço de armazenamento e até por quantidade de usuários. O Slack, por exemplo, tem seus planos cobrados por usuários/mês.

4. Alinhar a expectativa da data de entrega

Assim como se planeja o valor para investir, é necessário alinhar a data em que a intranet estará no ar, pois intranets corporativas desenvolvidas dentro de casa e sob medida, levam meses para ficar prontas. É importante que isso fique claro para os envolvidos e a direção da empresa.

Há também as ferramentas de comunicação online que, diferentemente das outras, ficam prontas em poucos cliques. Uma vez que são ativadas, basta cadastrar os funcionários e já começar a usar. A NewAgent, por exemplo, leva alguns minutos para ficar pronta e ser usada por um departamento ou pela empresa toda.