O que é intranet

Conheça o que é uma intranet e quais características a faz diferente da internet e da extranet.

Para entender o que é intranet, deve-se pensar nela como uma rede de computadores restrita, isto é, somente pessoas com dispositivos autorizados podem acessá-la e consumir suas informações.

A intranet permite a comunicação entre os departamentos e pessoas de uma empresa. Ela ainda continua muito popular no mundo corporativo, porém, já não suporta mais o fluxo de informações dos dias de hoje, que são mais dinâmicos e exige mais velocidade na troca de informações.

Como funciona uma intranet

A intranet é uma rede de computadores privada, isto é, só pessoas autorizadas podem acessá-la. Ela funciona sobre o protocolo de comunicação chamado TCP/IP, porém ele é exclusivo e destinado a rede de um determinado local. Graças a essa exclusividade do protocolo, a intranet fica restrita a uma organização, sendo acessada pelos funcionários.

Para fins de curiosidade, o termo intranet foi usado pela primeira vez em abril 1995 pelo empresário norte-americano Stephen Lawton. Ele havia escrito um artigo técnico para a revista Digital New&Reviews, sobre o crescimento da internet.

Para que serve a intranet

Agora que você já entendeu o que é intranet, vamos conhecer sua serventia na prática: um canal de comunicação nas empresas. Nela ficam as informações em que as pessoas da companhia precisam acessar com certa frequência.

Informações como documentos, formulários, notícias da empresa, manuais de integração, normas e procedimentos, por exemplo, acabam ficando centralizados nas intranets.

Algumas intranets mais modernas possuem também um chat interno para os funcionários poderem se comunicar mais rapidamente e, ainda de quebra, reduzir um pouco do tempo dedicado a leitura de e-mails.

Diferenças de internet, intranet e extranet

Internet e intranet

A internet começou a ser massivamente comercializada nos anos 90, e mudou drasticamente o dia a dia do homem contemporâneo. A busca por uma troca de informações rápida e sem falhas nos levou à internet como a conhecemos.

A internet também é uma rede de computadores que se utiliza de protocolos TCP/IP, porém interligados num sistema global. Assim, a internet fica pública e à disposição de usuários de qualquer lugar.

Embora o protocolo de comunicação utilizado pela intranet sejam idênticos ao da internet, o TCP/IP, ela fica restrita a uma organização, sendo acessada pelos funcionários, enquanto a internet pode ser acessada por pessoas em todo o mundo.

Extranet e intranet

A extranet potencializa a intranet. Isto porque a extranet se utiliza das informações na intranet na empresa, no entanto ela permite o acesso às informações para funcionários ou terceiros autorizados, ainda que estejam em locais distantes.

Embora a extranet permita que pessoas de fora acessem o conteúdo da intranet, ela faz isso com toda segurança através de um firewall, evitando que os dados sejam visualizados durante a troca de informações.

O objetivo da extranet é conectar parceiros, clientes e fornecedores num mesmo canal de comunicação, seja para informações sobre contabilidade, distribuição, vendas, compras, etc.

Os principais modelos de intranet

Intranet desenvolvida por uma empresa especializada

A contratação de um terceiro para desenvolver uma intranet é indicada para organizações que querem uma ferramenta customizada, isto é, feita sob medida e que considere as particularidades da empresa.

Apesar da vantagem de se ter uma intranet com a cara da empresa, o desenvolvimento precisa ser feito por completo, levando meses até que esteja pronta para o uso dos funcionários.

O processo de desenvolvimento leva tempo, pois além das horas de programação do software, é preciso que os gestores da empresa contratante definam — por meio de inúmeras reuniões — quais funcionalidades a intranet terá ou não, mas nem sempre é fácil chegar a um consenso.

Uma intranet customizada, assim como qualquer outro produto ou serviço feito sob medida, custa caro. Além do valor cobrado pelo desenvolvimento do da intranet em si, algumas empresas cobram o treinamento para que funcionários aprendam a utilizá-la.

Intranet desenvolvida pela área de TI

Outras empresas acabam seguindo o velho mito de que fazer uma intranet dentro de casa é a solução mais econômica, porém, uma intranet doméstica pode acarretar inúmeros problemas devido a falta de know-how.

Nos casos que a empresa opta por fazer a produção da intranet, ela recorre a sua própria equipe de TI, que, muitas vezes, acaba ficando sobrecarregada, visto que precisa continuar a atender às demandas de suporte.

Há dois fatores principais que levam as empresas a seguirem por esse caminho: o primeiro, já citado, é a falsa sensação de estar poupando dinheiro. O segundo, trata-se da facilidade de fazer alterações da ferramenta conforme a necessidade ou gosto, já que elas costumam ser desenvolvidas em WordPress, Joomla ou Drupal (plataformas gratuitas).

A intranet, quando desenvolvida sem ter alguém entendido do assunto, corre um grande risco dos colaboradores não aderirem ao uso. Isto porque as empresas especializadas, além da experiência de seus profissionais, possuem enorme conhecimento em user experience (experiência de usuário no uso de softwares).

Desvantagens da intranet

Na maioria dos casos, a intranet é uma bandeira defendida pelas equipes de RH, marketing e TI. Essas áreas têm a necessidade de falar com praticamente todos departamentos da empresa, logo, gostam da ideia de centralizar as informações numa plataforma.

Por outro lado, centralizar as informações, como acontece nas intranets, pode ser uma péssima ideia. Imagine que o profissional de uma das áreas citadas, responsável por fazer a intranet acontecer, acabe deixando a empresa; a intranet simplesmente para de ser alimentada com informações e cai em desuso.

A intranet está longe de ser a maneira de se comunicar mais dinâmica, visto que ela possui uma estrutura hierarquizada: poucas pessoas publicando conteúdo para todo o resto da empresa. Nos dias de hoje, as pessoas preferem receber e consultar informações em seus smartphones, sem tem que esperar a atualização de uma intranet.

Outras ferramentas de comunicação

Para superar a deficiência das intranets, algumas empresas lançaram ferramentas de comunicação destinada ao trabalho. São ferramentas online que não precisam de desenvolvimento ou instalação.

Essas ferramentas também são conhecidas como integradores de informação (do termo hub em inglês). Elas são acessadas diretamente do navegador esteja o funcionário onde estiver, precisando apenas ter conexão à internet. Elas também oferecem uma versão app para dispositivos móveis.

Essas “intranets online” são muito simples de usar, pois elas visam facilitar as rotinas de comunicação dos funcionários nas empresas, para que eles intuitivamente aprendam a usá-la sem precisar de qualquer tipo de treinamento.

Alguns usuários mais tradicionais podem até duvidar da segurança das informações, mas é justamente aí que as ferramentas de comunicação online ganham, pois elas trabalham com transferência de dados criptografada.

As ferramentas que têm tido destaque no mercado são NewAgent e Slack. A NewAgent se adapta facilmente ao tamanho das empresas, já o Slack é mais voltado para a comunicação de pequenos times.