¿Por qué Tu Empresa Corre Peligro al Usar WhatsApp como Herramienta de Trabajo?

Por NewCo Shift MX

Let´s talk ciber security Roman Weishäupl from SafeRoom at NewCo Bay Area

Tanto en Latinoamérica como en Europa, WhatsApp es en una de nuestras principales herramientas de comunicación con nuestras familias, amigos y grupos de interés. Lo mismo pasa con WeChat en China y con Line en Japón, Taiwán y otros países asiáticos. En Estados Unidos el fenómeno es raro: ningún servicio de mensajería fuera de iMessage o SMS ha logrado entrar. Esto se debe a que los SMS son — y siempre han sido — gratuitos, así que no hay necesidad de buscar alternativas.

“Mandar un mensaje por WhatsApp” es un hábito que tenemos asumido. Tanto, que ha influido nuestra comunicación profesional. Ya sea con colegas, empleados, socios, clientes, o compañeros de trabajo, la mensajería instantánea se ha convertido en una herramienta de trabajo para las empresas.

Seamos honestos: ¿cuántos grupos de WhatsApp relacionados con trabajo tienes activos? Quizá tengas uno con tus colegas, otro con clientes, incluso puede que tengas uno con tu consejo directivo, con el departamento de Recursos Humanos o con el de Finanzas. Ahora piensa: ¿cuánta información de tu empresa se comparte entre los teléfonos de los empleados? Sobre todo: ¿cuánta de esa información, que se queda almacenada para siempre lejos de los confines de la seguridad corporativa, quisieras que estuviera asegurada?

La seguridad corporativa es clave para la infraestructura de IT de las empresas y los gobiernos — desde las revelaciones de Edward Snowden. Parece increíble, sin embargo, que esta necesidad no haya influenciado el uso de las aplicaciones de mensajería instantánea, que es la forma más fácil de filtrar información confidencial.

La razón es obvia: la comunicación on-the-go es la manera más eficiente de hacer tu trabajo donde quiera que estés. El correo electrónico, cada vez menos utilizado, no nos ofrece la inmediatez que a veces necesitamos. ¿Cuántas veces has pasado días esperando la respuesta a una decisión simple? A través de la mensajería instantánea obtenemos respuestas en 3 minutos — promedio. ¿Alguna vez has recibido un mensaje automático por WhatsApp que diga: “Estaré fuera de mi oficina hasta el viernes. En caso de emergencia favor de contactar a XYZ”? Por supuesto que no.

Estamos más pendientes de lo que sucede en nuestra App de mensajería instantánea que en nuestro correo electrónico. Podemos saber qué tan pendiente está alguien de sus mensajes e incluso cuando está “Online” y cuando ya ha visto el mensaje enviado. No contestar de manera inmediata en WhatsApp puede ser considerado descortés o desconsiderado, incluso durante las vacaciones. Quizá por eso respondemos más rápido los mensajes de WA que los correos electrónicos — que además, nos llegan mezclados con newsletters, notificaciones del banco y otro tipo de mensajes que no nos interesa abrir de inmediato.

Hace algunos años, WhatsApp se usaba sólo para comunicación personal. Sin embargo, sus facilidades nos empujaron a utilizarlo en el ámbito laboral. Hoy, la línea que separa a “amigos” de “contactos de trabajo” es muy delgada. ¿En qué momento vamos a separar nuestra vida privada de la laboral? ¿Ya no existe esa necesidad? ¿Cuántas veces has sentido un hoyo en el estómago cuando compartes un meme subido de tono, pensando que por error lo enviaste a un contacto profesional en vez de a tus amigos?

Quien de verdad debería preocuparse por esta situación son a las compañías. Sería importante que se preguntaran si estas conversaciones que se llevan a diario entre colegas, clientes y proveedores están seguras en una plataforma diseñada para que las personas compartamos memes y fotos de bebés. Es crucial que recordemos que esta app no fue diseñada para negocios que manejan información delicada o confidencial.

La encriptación de mensajes fue una buena noticia para los usuarios de WhatsApp. Sin embargo, esto no cambia el hecho de que la empresa sigue sin tener control sobre el acceso a las conversaciones y sobre el tipo de información que se comparte. Además, hay que contemplar que estas plataformas almacenan, cruzan y analizan todo el metadata, que puede revelar más información de la que a simple vista ofrecen el texto y las imágenes.

WhatsApp se encuentra en el mismo lugar que el e-mail en la década de los 90, cuando las empresas comenzaron a utilizar Hotmail y Yahoo para asuntos de negocios — no sólo personales. Después se dieron cuenta de que a través de estos servidores no tenían control sobre las conversaciones ni sobre los datos generados — además de que restaba profesionalidad a la interacción. Así se crearon los dominios empresariales y la gente dejó de usar sus cuentas personales para tratar asuntos laborales.

Ahora, ¿qué alternativas tenemos?

Existen varias startups trabajando por una misma misión: kill the email (eliminar el correo electrónico). Quieren cambiar la comunicación dentro de las empresas — y entre ellas — , adaptarla a nuestros tiempos, mejorarla. Los más exitosos y conocidos hasta ahora son Slack y Hipchat, ambos con sede en San Francisco. Estas apps son herramientas colaborativas en las que se puede chatear en distintos canales temáticos y a la vez compartir documentos, programar recordatorios y juntas. Además, tiene funciones de búsqueda ligadas a las conversaciones y está disponible en aplicación para desktop y para móvil.

Otros, como SafeRoom (también basado en San Francisco y con operaciones en México) basan su propuesta de valor en la seguridad y la privacidad, además de la movilidad. Esta app es tan sencilla de usar como WhatsApp, pero la diferencia es que no guarda el contenido generado en los servidores de Facebook, sino que es propiedad de la empresa. Pertenece a ella y jamás es utilizado con fines comerciales ni de análisis de Big Data. Los usuarios de SafeRoom determinan cuánto tiempo quieren que sus datos permanezcan almacenados en los servidores y pueden controlar el acceso a ellos. Así, cuando una persona deja de trabajar para la empresa, no puede guardar y llevarse consigo conversaciones (para, quizá, hacer mal uso de ellas), como ocurre con WhatsApp. Además, ofrece la función para conversaciones confidenciales que nunca deja rastros ni en dispositivos ni en servidores.

El cofundador y CPO (Chief Product Officer) de SafeRoom Roman Weishäupl estará dando una sesión el martes 14 de junio a las 13:15h durante NewCo CDMX, el festival de innovación de la Ciudad de México. En su plática ofrecerá insights sobre cómo las revelaciones de Snowden afectan tanto nuestra vida personal como la profesional y dará sugerencias para que las empresas puedan proteger sus negocios contra los hackers, los espionajes y las malas intenciones de su propia gente. ¡No te la puedes perder!

Además, por obvias razones, se discutirá la pregunta: “¿a qué riesgos se expone una empresa al dejar que sus empleados utilicen WhatsApp como herramienta de trabajo?”.