Já conhece a Matriz de Gestão de Tempo? Sua produtividade simples em 2018

Aprenda a dominar a Matriz de Gestão de Tempo para ter maior controle sobre sua próxima temporada de 54 episódios.

O Caio
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Dec 30, 2017 · 4 min read
Comece um 2018 equilibrado e com fluidez— Arte: Caio Resende

Talvez você esteja se perguntado que história é essa de “próxima temporada de 54 episódios”. Não lhe culpo, apenas lhe convido para ler meu texto anterior sobre auto reflexão e como ter controle sobre o nosso próprio destino. Se você já o leu, o meu agradecimento. “Let’s vamos”?

Não queria terminar o ano dizendo simplesmente que devemos ter controle sob nossas atividades sem dizer como. Apresentando a Matriz de Gestão do Tempo.

Existem alguns motivos para utilizar a MGT (Matriz de Gestão de Tempo) em troca de outras tantas ferramentas que vemos por aí. Gosto de ressaltar que é uma ferramenta democrática: você precisa apenas de uma caneta e um papel (sem aquelas coisas de cola bastão e tesoura sem ponta — zoa 😂).

Além da facilidade de conceito e execução, a MGT pode transformar a sua rotina ou agenda já nos primeiros minutos de implementação. E isso auxilia-nos a repetir com frequência o método. Quando aprendi sobre ela, o coach que a introduziu disse que gostava de planejar sua rotina semanalmente. Que tal separar uma parte da semana, talvez o domingo à tarde/noite ou uma quarta-feira após o expediente para além de programar a próxima semana, refazer alguns ajustes ao planejamento da semana corrente? Diria que 30 minutos seja o suficiente.

Matriz de Gestão de Tempo — O semáforo da produtividade?

A MGT lhe parece familiar? Plano cartesiano (x,y)? PDCA? Gráficos do IBOPE? Sim. É um plano dividido em quadrantes numerados que vão de baixa para alta importância e de baixa para alta urgência. Mas e aí? Qual a diferença entre importância e urgência?

É bem simples. Urgência está ligado ao tempo e importância ao impacto de certa ação ou atividade a ser executada. Por exemplo, você tem 1 hora para gelar a cerveja senão você e seus convidados vão beber cerveja quente. Tem coisa mais urgente e importante que isso? Brincadeiras a parte…

Resumindo, vamos categorizar nossas atividades em quadrantes distintos:

  1. Alta importância e alta urgência (vermelho, evite ao máximo)
  2. Alta importância e baixa urgência (verde, controle total)
  3. Baixa importância e alta urgência (amarelo, passe a batata)
  4. Baixa importância e baixa urgência (cinza, descarte)

Já começou a conectar os pontos? Vamos colocar em prática? Conseguiu o papel e caneta? Lápis e guardanapo? Aplicativo de rascunho no celular?

Muitos coaches e psicólogos incentivam o descarregamento do sentimento de peso do cérebro através da escrita. E a MGT começa exatamente assim.

Em uma folha, liste TODAS as coisas que estão enchendo sua cabeça. Sem hesitação. Ou caso queira, comece devagar… liste as 10 primeiras.

Comprar ração para o pet? Pagar cartão de crédito? Fazer um exame médico? Começar a correr? Enviar um currículo? Entregar o relatório? … e por aí vai.

É notório que temos algumas atividades mais importantes e outras mais urgentes. E agora? Dê uma nota de 0 a 10 para a importância e de 0 a 10 para a urgência, respectivamente para cada atividade. Exemplificando:

  1. Comprar ração para o pet (2,1)
  2. Pagar cartão de crédito (8, 3)
  3. Fazer um exame médico (8, 4)
  4. Começar a correr? (9,8)
  5. Enviar um currículo (10, 9)
  6. Entregar o relatório (3, 10)

E o que fazemos quando temos um plano, pontos x e y agrupados? Pensou que nunca mais utilizaria o plano cartesiano? Agora, adicione no plano os pontos:

O resultado final: Ficou claro em quais atividades são prioridades? (4 e 5)

Analisando os quadrantes, ficou claro que preciso ganhar condicionamento físico e conseguir um emprego novo pra ontem (vermelho, o que as vezes pode nos deixar congelados pela ansiedade. Evite o quadrante vermelho ao máximo). Que com calma, preciso pagar o cartão e fazer um exame médico (verde). Posso pedir outra pessoa para entregar o relatório (amarelo) e que por agora, meus cachorros não precisam de ração (talvez uma decisão na hora de classificar a atividade eu descobri que ainda temos meio pacote de ração disponível).

O que aprendemos…

Talvez a sensação de que temos muito a fazer e pouco tempo para tal esteja presente mais do que desejamos no nosso dia-a-dia. A MGT auxilia em dois momentos importantes: para tirarmos esse peso da cabeça e também para clarear e nortear quais atividades devemos atacar com prioridade.

O pensamento que devemos ter em 2018 para uma produtividade melhor é de que “ao invés de querermos terminar mais e mais coisas, termos menos coisas para fazer” — Francine Jay

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