Örgütsel Değişimi Yönetmek İçin 6 İpucu

Örgütsel değişim çalışanları farklı şekilde etkiler. Bazıları bunu memnuniyetle karşılarken, diğerleri sadece değişimden söz edildiğinde endişeli ve stresli hale gelecektir. Yeniden yapılanma çabalarının duruşlarını nasıl zorlaştıracağından ve işinizin yeni yapısına nasıl uyacağından korkacaklardır.

Bir örnek vermek gerekirse, COVID’in yarattığı örgütsel değişiklikler çoğu çalışan ve yöneticilerin üzerinde fazlasıyla stres yarattı. Birçok insan işten çıkarıldı veya maaşları düşürüldü; özellikle sağlık ve süpermarket çalışanları, farklı zamanlarda, kısıtlamaların arttığı zorlu koşullarda çalışmak zorunda kaldıkları için yoğun tempoda iş yükleri altında ezildiler.

Aşağıda, çalışanların zihnini rahatlatmak ve örgütsel değişim sırasında stresi azaltmak için bazı ipuçlarından bahsedeceğim.

1. Değişikliği açıkça tanımlayın ve iş hedeflerine uygun hale getirin

Kolay gözükebilir, ancak birçok kuruluş bu adımı kaçırıyor. Değişikliğin işinizi stratejik, finansal ve etik olarak doğru yöne taşımasını sağlamak için gereken değişikliği ifade etmek ve kurumsal hedeflere ve performans hedeflerine karşı her yönüyle bir inceleme yapmak tamamen başka bir şeydir. Bu adım, değişimin örgüt içerisindeki durumunu, değişim içerisinde ne kadar çabanın harcanacağı konusunda bilgi verir.

Anahtar sorular:
• Neyi değiştirmemiz gerekiyor?
• Bu değişiklik neden gerekli?

2. İletişim stratejisi geliştirin

İletişim, örgütsel değişimi etkili bir şekilde yönetmenin önemli bir parçasıdır. Değişimin vizyonu ancak onu destekleyen iletişim kadar güçlüdür. Etkili iletişim, değişimin neden gerekli olduğu konusunda netlik sağlar ve çalışanları değişim için kırmızı alarm vererek harekete geçirir. Şirketler, iletişim kuramadıklarında anlamlı bir değişim sağlayamazlar.

Grup veya birey için onları bir araya getirecek en etkili iletişim araçlarını belirleyin. İletişim stratejisi, değişikliğin aşamalı olarak nasıl iletileceğine, temel mesajlara ve kullanmayı planladığınız iletişim kanalları ve ortamlarına ilişkin bir zaman çizelgesi içermelidir.

Değişiklik yönetimi iletişimi, bir kerelik bilgi aktarımı değildir. Bağlılık, netlik ve tutarlılık gerektirir. İletişimin açık olması çalışanın kendini değerli hissetmesini sağlar. Çalışanlar kendilerini değerli hissettiklerinde, değişimi benimsemeleri ve gerçekleşmesine katılmaları daha olasıdır.

Anahtar sorular:
• Değişiklik nasıl iletilecek?
• Geri bildirim nasıl yönetilecek?

3. Liderleri bilgilendirin

Yakın tarihli bir Prosci anketi, değişim girişimlerinin başarılı olmasının en önemli nedeni olarak “aktif ve görünür yönetici desteği” olduğunu gösterdi. Liderliğin değişim üzerindeki etkisi çok önemlidir. Sorun şu ki, birçok lider değişimde oynadıkları hayati rolü anlamıyor. Liderleri rolleri konusunda bilgilendirin ve onların değişimi başarılı bir şekilde ilerletmelerini sağlayın.

Liderler; baştan sona değişim hedeflerine ulaşmaktan sorumludur. Değişen kuruluşun ve ekiplerin, kuruluş ve pazar için ne anlama geldiğini anlamasına ve yorumlamasına yardımcı olur.

Treni raylarda tutun ve yön değiştirmeye, yeni bir yol seçmeye veya gerekirse yeni bir yaklaşım oluşturmaya hazır olun.

4. Direnci göz ardı etmeyin

Değişime direnç, bir organizasyonun değişimi için zehirlidir. Direnç, erken teşhis edildiğinde karşı koymak çok daha kolaydır. Liderler, eylemsizlik, erteleme, bilgi saklama ve dedikoduların yayılması dahil olmak üzere değişim direncinin belirtilerine dikkat etmelidir. İletişim, direnci belirlemenin anahtarıdır. Direnç belirtilerini proaktif olarak belirlemek için çalışanlarla anketler, geri bildirim kanalları ve toplantılar gibi geri bildirim döngüleri oluşturun ve ardından hızla harekete geçin.

Değişim, başarılı, büyüyen organizasyonların can damarıdır ve değişimin kalbi insanlardır. Liderler, çalışanların katılımını proaktif olarak sağladıklarında ve iletişimin açık, tutarlı ve şeffaf olmasını sağladıklarında, kendilerini ve şirketlerini kurumsal değişimi etkin bir şekilde yönetecek şekilde konumlandırırlar.

5. Etkili bir eğitim sağlayın

Değişiklik mesajının açık olarak dağıtılmasıyla, çalışanlarınızın, değişiklik hayata geçirilirken verimli bir şekilde çalışmak için gereken beceri ve bilgileri öğretmek için yapılandırılmış eğitim alacaklarını bilmeleri önemlidir. Eğitim, bir dizi mikro-öğrenme çevrimiçi modülünü veya yüz yüze eğitim oturumlarını, iş başında koçluk ve mentorluğu içeren bir öğrenme yaklaşımını içerebilir.

Anahtar sorular:
• İş sonuçlarına ulaşmak için hangi davranış ve beceriler gereklidir?
• Hangi eğitim verme yöntemleri en etkili olacak?

6. Değişim sürecini ölçün

Değişiklik yönetimi süreci boyunca, değişikliklerin iş üzerindeki etkisini ölçmek ve yeterlilikler oluşturmak için sürekli güçlendirme fırsatlarının mevcut olmasını sağlamak için bir yapı oluşturulmalıdır. Etkileri belirlemek ve çıkardığınız sonuçları belgelemek için değişiklik yönetimi planınızı da değerlendirmelisiniz.

Anahtar sorular:
• Değişiklik, iş hedeflerine ulaşmada yardımcı oldu mu?
• Değişim yönetimi süreci başarılı mıydı?
• Farklı olarak ne yapılabilirdi?

Kaynakça;

Pulse Learning, Six Steps to Effective Organizational Change Management

Smollan R. (2020), Managing Stressful Organizational Change

Hannum L. (2021), 7 Strategies for Effectively Managing Organizational Change