İş Yerinizde Verimliliğinizi Arttıracak 5 İpucu

Her iş gününü, listenizdeki her şeyi başaracak kadar üretken olduğunuzu bilerek, memnun bir iç çekişle sonlandırdığınızı hayal edin. Çalışmalarınızı verimli bir şekilde yaptığınızı bilerek işten uzaklaşmak kendinizi nasıl hissettirir?

Günü yorgun ve bitmemiş projelerle dolu bir halde bitirmek yerine üretken ve kendinizi daha tatmin olmuş bir şekilde bitirerek ayrılabilirsiniz. Üstelik bu hiç de zor değil!

İş yerinde verimliliğinizi nasıl artıracağınız ve işlerinizi en iyi ve en üretken hale nasıl ulaşacağınızla ilgili bu 5 ipucunu izleyin.

1. Listenizi Hazırlayın.

İş yükünüz ağır ve bunalmış hissediyorsanız veya büyük bir projeyle uğraşıyorsanız sorumluluğunuz çoksa listeleme yöntemi her zaman yararlıdır. Bu, yalnızca işleri hatırlamanıza yardımcı olmakla kalmaz aynı zamanda gerçekçi hedefler belirlemenize ve iş yükünüzü dağıtmanıza da yardımcı olur. Günlük eylem listeleri ve haftalık listeler yapın ayrıca cuma günü işlerinizi tamamladığınızı gördüğünüzdeki o tatmin duygusunun tadını çıkartın!

Leo Wildrich, bu tekniğin gücünü şöyle açıklıyor:

“Not aldığım yapılacaklar listesi değişmedi ama sanki işin yarısını çoktan kafamda yapmışım gibi geldi. Ertesi gün, tek yapmam gereken göreve bakmak ve bitirmekti.”

2. Ağır İşlerinizi En İyi Olduğunuz Zamanda Yapın

İnsanlara, sabah erken kalkıp çalışmaları ve zihinsel olarak onları meşgul edecek işleri sabah uyanır uyanmaz çözüme kavuşturmaları hakkında sonsuz sayıda tavsiye bulunmaktadır. Fakat “sabah insanı” ve “gece insanı” olarak ikiye ayrılırız. Sabah insanı, bir diğer adıyla “erkenci kuş” günün erken saatlerinde güneş ışığıyla birlikte işlerini verimli olarak hallederler. Öte yandan “gece insanı” onlara da “baykuş” diyoruz, gecenin sessizliği ve karanlığı onlar için günün en verimli saatleridir. Böylelikle görüyoruz ki sabahları işlerimizi halletmemizle ilgili o sonsuz tavsiyeler herkes için geçerli değildir.

Tony Wong, “Sabahınızı kendinize odaklanmak için kullanın… Sabah e-postalarınızı görmezden gelerek ve iyi bir kahvaltı yaparak, haberleri okuyarak, meditasyon yaparak veya egzersiz yaparak güne başlayın. Bu, verimli bir gün için gerekli yakıtı almanızı sağlayacaktır.”

Mesele şu ki, en iyi ne zaman ve nasıl çalıştığınızı anlamak, bu büyük projeleri zamanında bitirmenin anahtarıdır. Herkes için geçerli olan belirlenmiş bir saat aralığı yoktur. Ağır işlerinizi ne zaman olursa olsun, kişisel olarak en yüksek üretkenlik zamanınızda yapın.

3. Çoklu Görevlerden Kaçının

Çoklu görev bir diğer adıyla “Multitasking” aynı anda birden fazla işle uğraşmaktır. Peki bu işleri gerçekten üretken bir şekilde mi yapıyoruz?

Çoklu görev bir üretkenlik katilidir. Araştırmalar insanların görevleri değiştirdiğinde oluşan zihinsel blokların üretkenliği %40'a kadar azaltabileceğini gösteriyor. Daha da şaşırtıcı olanı, Londra Üniversitesi’nde yapılan bir çalışmada, çoklu görev yapan bazı erkeklerde IQ’larının 15 puan düştüğü gözlemlenmiştir.

Beynimiz aynı anda birden fazla görevi yerine getirme yeteneğinden yoksundur. Çoklu görev yaptığımızı düşündüğümüz anlarda, muhtemelen sadece bir görevden diğerine hızla geçiyoruz.

Bu yüzden, çoklu görevlerden uzak durun, dikkatinizi tek bir zamanda tek bir işe ayırarak verimliliğinizi maksimum seviyeye çıkartın.

4. Akıllı Hedefler Belirleyin

1960'ların sonlarında, Toronto Üniversitesi’nden psikolog Gary Latham ve Maryland Üniversitesi’nden psikolog Edwin Locke günümüzde de önemli bir yeri olan bir iddiayı ortaya koydular: Bir hedef belirlemek motivasyonu artırmanın ve performansı arttırmanın en kolay yollarından biridir.

Peki bu iddia her hedefimiz için geçerli midir?

Chris Stowel gerçekleştirdiği bir sunumdaki katılımcılarından, geçen sene yeni yıl için hedefler veya kararlar belirledilerse ellerini kaldırmalarını ister, katılımcıların %60'i elini kaldırır. Sıradaki sorusu ise şu olur; “Kaçınız hedeflerinizi ve kararlarınızı şu an hatırlıyorsunuz?” bu soruyla birlikte el kaldıranların sayısı sadece birkaç kişiye düşer. Çünkü koydukları hedefleri genel ve gerçeklikten uzak hedeflerden ibaretti.

Genel ve büyük hedefler yerine akıllı hedefler koymak gerekir.

Akıllı (SMART) hedefler beş kriter içerir:

(Specific) Spesifik — Hedef açık ve iyi tanımlanmış mı?

(Measurable) Ölçülebilir — Değişiklik veya amaçlanan sonuç ölçülebilir mi?

(Agreed)Eylem odaklı — Hedef, eyleme geçirilebilir davranış gerektiriyor mu?

(Reasonable) Gerçekçi — Hedef makul bir şekilde gerçekleştirilebilir mi?

(Time-based) Zamana bağlı — Bitirmek için bir son tarihiniz var mı?

Bir hedefe sahip olmak iyidir fakat ‘AKILLI’ bir hedefe sahip olmak her zaman çok daha iyidir, akıllı hedefler koymak performansınızı ve üretkenliğinizi önemli ölçüde arttıracaktır.

“İnsan, amaç arayan bir hayvandır. Hayatı, ancak hedeflerine ulaşıyor ve çabalıyorsa anlam kazanır”. — Aristoteles

5. “İki Dakika Kuralını” Uygulayın

İşlerimizi ertelemek maalesef hepimizin en büyük düşmanıdır. Ama sevindirici bir haber, işlerinizi ertelemenizin önüne geçecek İki Dakika Kuralını sizinle paylaşacağım.

İki Dakika Kuralı anlamak için iki aşamasına bakmamız gerekiyor;

1. Aşama: Yapman gereken iş 2 dakikadan az sürecekse ertelemeden hemen yap!

Girişimci Steve Olenski’ye göre iki dakika veya daha kısa süren görevleri bulup hemen tamamlamak size zaman kazandırıyor. Yani, iki dakikadan az sürecekse o iş, her şeyi bırakın ve hemen yapın.

Örneğin, 2 dakikalık bir telefon görüşmesi mi gerçekleştirmen gerekiyor, hiç düşünme hemen yap!

2. Aşama: İşin 2 dakikadan uzun sürecekse, ertelemeden hemen başla ve 2 dakikasını yap!

Uzun soluklu bir işin varsa onu ertelemek yerine hemen başla. Bu görevi 120 saniyede tamamlayabileceğiniz anlamına gelmez, ancak yeni hedeflere başlamak, onları gerçekleştirmenin ilk adımıdır!

Örneğin; patronun uzun soluklu bir makale mi yazmanı istedi ya da çok yoğun bir projen mi var, hiç düşünme hemen başla ilk iki dakikasını yap. Sonra bir bakacaksın ki çorap söküğü gibi devamı gelmiş ve bitirmişsin.

Verimliliğiniz arttırmak aslında bu kadar basit, bilinçliliğimizi arttıralım ve performansımızı en üst düzeye çıkaralım.

Kaynakça;

Kotler, S,(2014). “Goal Setting 101: One Of Our Best Performance-Boosters De-Mystified” Forbes https://www.forbes.com/sites/stevenkotler/2014/10/16/goal-setting-101-one-of-our-best-performance-boosters-de-mystified/?sh=648337721992

Stahly, A. (2018) “5 Ways To Increase Your Productivity At Work” Forbes https://www.forbes.com/sites/ashleystahl/2018/06/28/5-ways-to-increase-your-productivity-at-work/?sh=4e6623232138

Stowell, C. “How to Improve Productivity With Goal Setting” CMOE https://cmoe.com/blog/improve-productivity-with-goal-setting/

Ward, S. (2019), “How to Increase Productivity at Work” The Balance Small Business https://www.thebalancesmb.com/top-ways-to-increase-productivity-2948669