Proje ve Proje Yönetim Süreci

Son zamanlarda pek çok sektörde hatta herhangi bir araştırma esnasında bile sıkça karşılaştığımız iki kavram. Günlük hayattan iş hayatına pek çok eylemi gerçekleştirirken geçen süreci ve bu süreçte yer alan planları kapsayan bu kavramlar özellikle günlük hayatımızda çoğu zaman bize fark ettirmeden iş hayatında ise her çıktı veya çözüm için proje ve proje yönetimi başlıkları altında hareket ederek sonuçlanır. Örneğin, evde akşam yemeği hazırlamak da bir projedir, yazılım şirketinde bir cafe için mobil uygulama geliştirmek de bir projedir. Fakat iki iş için de geçen sürecin adımlarının tanımlanması ve takibi farklı şekillerde gerçekleşir.

1. Proje

Bir girişimin ilk adımından son adımına kadar geçen süreci ifade eder. Küçük bütçeli ve kısa vadeli olabildikleri gibi uzun vadeli ve yüksek bütçelerle de planlanabilir.

Yemek yapmak, makale yazmak, bir köprü inşa etmek veya bir mobil uygulama geliştirmek. Hepsi de birer projedir.

Bu tanımı biraz daha açmak gerekirse proje, bir soruna çözüm getirmek veya bir çıktı elde etmek için, sorunun veya ürün/hizmet fikrinin ortaya çıktığı andan sonuca kadar olan süreci kapsar ve bir çıktı veya çözüm olarak tanımlanabilir.

Bir fikrin çıktıya veya bir problemin çözüme ulaşabilmesi için geçen bu sürecin bir ‘proje’ olarak değerlendirilebilmesi için belirli bir amaca yönelik olmasının yanında;

• Belirli bir süre içinde gerçekleşmesi,
• Belirli bir bütçe ile sonuçlandırılabilmesi,
• Kaynakların etkin şekilde kullanılması,
• Oluşabilecek riskleri yönetebilecek güce sahip bir şekilde ilerlenebilmesi,
• Müşteri memnuniyetinin ve kalitenin her zaman göz önünde bulundurulması,

gerekmektedir.

Projeyi tanımlayan yukarıdaki maddelerden sonuncusu üzerinde biraz duralım. Çünkü müşteri memnuniyeti, yani ‘Müşteri odaklılık’, bir projede meydana gelen problemlerin en büyük sebebi olabilir. Şüphesiz ki bir firma müşterileri için bir çıktı elde etmek veya çözüm üretmek ister ve bu sürece başlar fakat

• Sürekli ‘müşteri haklıdır’ düşüncesiyle hareket etmek
• Müşterinin tam olarak ne istediğini ekip olarak anlamadan harekete geçmek

projede başta teslim süresi, ekstra efor ve maliyet sorunları olmak üzere başka pek çok soruna sebep olur.

Bu durumun önüne geçmek için bir projeye başlamadan önce işin iki taraf için de net bir şekilde anlaşılmış olması gerekir. Bu da aslında projenin tanımında yer alacak önemli bir detaydır.

Projenin temel özellikleri nelerdir?

Yukarıda bir çıktı veya çözüm üretmekte geçen bir sürecin proje olarak değerlendirilebilmesi için birtakım özelliklere sahip olması gerektiğini proje tanımı çerçevesinde belirtmiştik. Şimdi de bu özellikleri özetleyerek proje kavramı ile ilgili bilgilerimizi pekiştirelim.

Proje;

• Geçicidir. (Başlangıç ve Bitiş)
• Eşsizdir. (Çıktı veya bir çözüm üretilir.)
• Sürekli gelişim halindedir. (Planlıdır fakat bu süreçte herbir aşamada gerekli görülen değişikler, yenilikler ve alınan kararlar plana dahil edilerek sürecin ilerlemesi sağlanır.)
• Belirli bir bütçesi vardır.

2. Proje Yönetimi

Proje Yönetimini, belirli bir hedefe en iyi şekilde ulaşılabilmek için kaynakların etkin bir şekilde kullanılması ve sürecin planlanması şeklinde özetleyebiliriz.

Bir proje neden yönetilir?

• İşlerin yolunda gitmesi veya olası problemleri öngörüp gereğinin yapılabilmesi için,
• Süreç dahilinde ortaya çıkan bir probleme müdahale edilebilecek altyapıya sahip olabilmek için,
• Projeyi planlanan sürede tamamlayabilmek için,
• Projeyi belirlenen bütçe ile tamamlayabilmek ve teslim edebilmek için,

proje yönetimine ihtiyaç duyulur.

*Doğru uygulanan proje yönetimi metodolojisi, projenin başarıya ulaşma şansını arttırır.

Proje Yönetiminin faydaları nelerdir?

• Belirlenen sürede işi bitirebilmek.
• Planlanan bütçe ile projeyi tamamlamak.
• Doğru ekibi kurabilmek.
• Müşteri ihtiyaçlarını iyi bir şekilde analiz etmek.
• Müşteri ve ekip ile etkin iletişimi sağlayabilmek.
• Proje hedeflerinin net bir şekilde anlaşılmasını sağlamak ve ekiple ortak hareket edebilmek.
• Müşteri ihtiyaçlarına uygun ürün ve servislerin kullanılmasını sağlayabilmek.
• Bir projeyi planlarken ve yürütürken kullanılan dökümanların saklanıp benzer projelerde kullanılmasını sağlamak.
• Projede öngörülen risk yönetimlerini yapmak. Proje aşamasında öngörülemeyen risklerin oluşması halinde de acil eylem planı ile proje sürecini devam ettirebilmek.

*Proje Yönetimi kavramı ile ilgili dikkate almamız gereken en önemli nokta iş ve/veya personel takibinden çok daha kapsamlı bir süreç olmasıdır.

Proje Yönetimi özetle:

• İş, personel takibi,
• Zaman ve finans yönetimi,
• Kalite ve risk faktörlerini göz önünde bulundurmak

gibi pek çok değişkeni kapsayan ve bütün bunları doğru şekilde gerçekleştirip idare edilmesi ile sonuca ulaşmayı hedefleyen bir süreç yönetimidir.

*Proje Yönetimi ve Motivasyonun etkisi

Özellikle projenin uygulama sürecinde dikkat edilmesi gerekir ve proje yöneticisinin en önemli görevlerinden biridir. Ekibi doğru seçmeli, tanımalı ve motivasyonunu bu şekilde en üst düzeye taşımalıdır.

*Bu konuda McGregor’un “X & Y Kuşağı” ve Victor Vroom’un “Beklentiler” teorilerine göz atabilirsiniz.

McGregor’un “X & Y Kuşağı” teorisi:

https://en.wikipedia.org/wiki/Theory_X_and_Theory_Y

Victor Vroom’un “Beklentiler” teorisi:

https://en.wikipedia.org/wiki/Expectancy_theory

3. Proje Yönetim Üçgeni (Iron Triangle)

Proje yönetimi açısından kısıtlı kaynakların dengesi olarak bilinen proje yönetim üçgeni, Demir Üçgen (Iron triangle), projenin tercihleri ve değişkenlik boyutları açısından oldukça belirleyicidir.

Bir projenin;

• Özellikleri,
• Zaman aralığı,
• Ne kadar bir kaynak ile yapılacağı kararı,

projenin ihalesini, sözleşmesi ve kabulünü etkileyen ana etmenlerdir. Bu doğrultuda üçgendeki herhangi bir unsur üzerindeki değişiklikler, kayıp veya kazanımlar için diğerlerinden en az birinde de değişim gerektirecektir. Her proje bir zaman, para ve kapsam üçgenini dengelediği için diğer ikisinden herhangi birini değiştirmeden tek bir unsuru değiştirmek olası değildir.

*Bu noktada proje yöneticisinin işi, bu üçgenin bozulmasını önleyerek bir bütün halinde tutmaktır.

Nasıl mı?

1. Bir sorun meydana geldiğinde bunun proje üçgenindeki yeri bulunmalıdır. (Zamanla ile mi , parayla mı (bütçe) yoksa kapsamla mı ilgili?)
2. Üçgenin hangi taraflarını değiştirebileceğinizi ve hangi taraflarının “sabit” olduğu belirlenmeli.
3. Sorunu gidermek için elden gelen her şey yapılmalı ve projeyi en uygun hale getirilmeli ve proje tamamlanmalıdır.

Zaman

• Projenin tamamlanması için geçen süredir.
• Görevlerin tamamlanması, proje üzerinde çalışan kişi sayısı, deneyim, beceri gibi bir dizi faktöre bağlıdır.

*Zaman, kontrol edilemeyen çok önemli bir faktördür. Çoğu zaman, kuruluşların zaman açısından başarısız olmalarının başlıca nedeni, kaynak yetersizliğinden kaynaklanmaktadır.

Maliyet

İşin başında yola çıkılan sayıdır. Fakat asıl maliyet proje bittiğinde fiilen harcanan değer olacaktır.

*Bütçeler, projenin belirli bir maliyetin altında geliştirilmesini veya uygulanmasını sağlayacaktır. Ama bazen proje yöneticileri, ek proje maliyetleri için ilave kaynaklar tahsis etmek zorunda kalabilir.

Kapsam

Projenin sonucudur.

• Proje ekibi tarafından ele alınması gereken çıktılardan oluşur.

*Başarılı bir proje yöneticisi hem projenin kapsamını hem de zaman ve maliyeti etkileyen kapsam değişikliğini doğru bir şekilde yönetebilir.

Kalite

• Amaca uygunluk,
• Minimum kusur,
• İstenen özelliklere sahip olma,

projenin başarısı yani kalitesi, bu özelliklere uygun olmasına bağlıdır.

*Aslında kalite, proje yönetimi üçgeninin bir parçası değildir, projenin amacıdır. Dolayısıyla, proje yönetim üçgeni (zaman, maliyet, kapsam) kaliteyi temsil eder.

4. Proje Süreçleri

Belirli bir çıktı (ürün veya hizmet) elde etmek için birbirleriyle etkileşim halinde bulunan insanlar, araçlar, yöntemler ve çevresel unsurların bütününe ‘süreç’ denir. Girdiler (input), çıktılar (output) ve araçlar (tools) sürecin temel unsurlarıdır.

Proje Süreçlerini Proje Yönetimi Süreçleri ve Ürün Bazlı Süreçler olarak iki başlık altında değerlendirebiliriz.

Proje Yönetim Süreçleri: Proje yönetim planında projenin uygulanmasını içeren süreçtir. Genellikle standarttır.

Ürün Bazlı Süreçler: Proje ürününün belirlenmesi ve oluşturulması için geçen süreçtir. Duruma göre değişkenlik gösterebilir.

Başlangıç

Projenin başlaması için izin ve onaylama süreci olarak özetleyebiliriz.

• İş gerekçesi (Business Case) ve amaç tanımlanır.
• Projenin başarısının nasıl ölçüleceği belirlenir. Bu ölçüm için çeşitli nicel ve nitel analizler kullanılır.

Nicel (sayısal) analizler:

• Net bugünkü değer (NPV)
• İç verimlilik oranı (internal rate of return — IRR)
• Geri dönüş süresi (Payback Period)
• Fayda maliyet analizi (Cost-Benefit Analysis)

* Projeler, zaman ve maliyet kapsamında masaya yatırılır ve IRR + Payback Period baz alınarak seçim yapılır.

Nitel analizler:

• Stratejik kriterler
• Üst yönetim öncelikleri
• Rakip ve piyasa şartları
• Planlama kontrolü.

Planlama

*Günümüzde profesyonel olarak proje yönetimi yapmayan şirketlerin en büyük sorunu planlamaya vakit ayırmamaktır.

• Proje hedefleri belirlenir.
• Alternatif yollar oluşturulur.
• Neyi, ne zaman, nasıl yapacağız soruları bu süreçte yanıtlanır.
• Proje verimliliğini arttırmak için potansiyel riskler ortaya çıkarılır.
• Planlama ve işler arasında sırasal ilişkiler belirlenir.
• Eksik bilgiler tamamlanır.
• Proje kayıtları oluşturulur.

*Bu kayıtlar geleceğe aktarılacaktır. İşe yeni başlayan veya devralan kişiler için bir başlangıç noktası yaratır ve verimlilik artışı sağlanmış olur. Ayrıca bu şekilde önceden kazanılan bilgiler (deneyimler) de kaybedilmemiş olur.

Planlama sürecinde karar verilen proje plan tiplerini 2 grupta inceleyebiliriz:

1. Genelden Detaya (Top-Down) : Daha yüksek risk taşımaktadır ve üst yönetime sunulabilirliği düşüktür. Bir kişi veya küçük bir grup tarafından oluşturulur. Değişmesi muhtemeldir.

2. Detaydan Genele (Bottom-Up): Proje ekibi tarafından planlanır. İşler (sorumluluklar) sıralanır, sahiplendirilir ve süreler öngörülür. Risk oranı düşüktür ve üst yönetime sunulur bir plan ortaya çıkarılır.

Planlama Süreci Grupları;

• Kapsam Yönetimi : Gereksinimlerin belirlenmesi.
• Zaman Yönetimi : Faaliyetlerin tanımlanması, kaynaklarının belirlenmesi, sürelerinin tahmini, zaman çizelgesinin oluşturulması.
• Maliyet Yönetimi : Maliyetin tahmini, bütçe planlaması.
• Risk Yönetimi : Risklerin belirlenmesi, analizinin yapılması ve planlanması.
• Entegrasyon Yönetimi : Proje yönetim planının oluşturulması.
• Tedarik Yönetimi : Tedariklerin planlanması.
• Kalite Yönetimi : Kalite standartlarının belirlenmesi, bu standartlara ulaşacak gereksinimlerin belirlenmesi.
• İletişim Yönetimi : İletişim planlaması.
• İnsan Kaynakları Yönetimi : İK planlaması.

Uygulama (Yürütme)

Kaynakların (insanlar, araçlar, yöntemler ve çevresel unsurlar) kullanılması ve planlamanın gerçekleştirilmesi sürecidir.

• Projenin başladığı süreçtir.
• En yüksek maliyet, zaman ve efor bu süreçte harcanır.
• Bu süreçte değişiklikler istenebilir.
• Proje yönetiminin en etkin olduğu süreçtir

*Yapılması gereken değişiklikler; süreci, maliyeti ve belirlenen süreyi etkileyebilir. Bu da yönetimin etkinliğini arttırır. İsteklerin doğru yönetilmemesi durumunda maliyet artar ve bütçeyi aşmanın yanında çıktının kalitesi de düşürecektir.

• Kalite kontrolü sağlanır.
• Teklifler değerlendirilir.
• İletişimin sürekliliği sağlanır.
• Ekip ve ekipman tedariki ve yönetimi bu süreçte gerçekleşir.

*Bazen planlama aşamasında gözden kaçmış detaylar da bu aşamada fark edilebilmektedir.

İzleme ve Kontrol

Bu süreç ise uygulama aşamasında bahsettiğimiz gözden kaçmış detaylarda gerçekleştirilen değişimler ve bu değişimlerin uygulama sürecidir.

*Aslında bu süreç Uygulama sürecinden sonra değil Başlangıç sürecinden itibaren başlar ve Kapanış sürecine kadar devam eder.

Kontrol sürecinin temelde kapsam, maliyet ve zaman unsurlarının esas alındığı bazı alt süreçleri vardır.

Bunlar şu şekilde sıralanabilir;

• Risk analizlerinin değerlendirilmesi,
• Performans raporlaması,
• Maliyet kontrolü,
• Değişikliklerin kontrolü.

Kapanış (Bitirme)

Proje ve fazları ile ilgili her şey bu süreçte tamamlanır, projenin ilgili taraflara devredilmesi ve proje kapanış duyurusu ile süreç tamamlanmış, proje bitmiş olur.

• Elde edilen bilgiler kaydedilir ve sonraki projeler için dijital ortamda saklanır.
• Yarıda kalan işler varsa bu süreçte tamamlanır.
• Projenin başarısı değerlendirilir.
• Sözleşmeler kapatılır.
• Alınan dersler (Lessons Learned) raporu hazırlanır.
• Ekip dağıtılır.

Bu yazımda Proje, Proje Yönetimi ve Proje Yönetim Süreçleri ile ilgili sizleri bilgilendirmek ve var olan bilgilerinizi pekiştirmek istedim.

Okuduğunuz için teşekkür ederim…