Persiapan Riset Diary Studies untuk Hasil Maksimal
Diary studies adalah metode riset yang digunakan dengan tujuan untuk mengeksplorasi pengalaman pengguna ketika berinteraksi dan menggunakan sebuah produk.
Layaknya membuat cerita pada buku harian, metode riset diary studies mendokumentasikan kegiatan sehari-hari para pengguna, mengetahui dan memahami aspek psikografis, perilaku, motivasi dan frustasi yang dialami oleh pengguna, baik terhadap diri mereka sendiri dan juga terhadap produk yang sedang diriset.
Umumnya, metode diary studies dilakukan minimal pada rentang waktu satu minggu. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan pola kegiatan sehari-hari pengguna dari Hari Senin sampai Minggu dalam satu pekan tersebut, di mana hal tersebut akan mewakilkan pola kegiatan yang dilakukan oleh pengguna pada weekdays dan weekend.
Namun, hal ini kembali pada sejauh mana kebutuhan researcher untuk mengetahui lebih dalam mengenai pengalaman pengguna tersebut dalam berinteraksi dengan produknya dan juga bergantung pada batasan waktu yang dimiliki oleh researcher itu sendiri dalam melakukan riset ini.
Diary studies pun kemudian dapat menjadi salah satu metode riset pendukung untuk melahirkan sebuah dokumen yang bertajuk User Persona.
Lantas, apa hubungan antara user persona dengan diary studies? Bagaimana diary studies dapat mendukung lahirnya dokumen user persona? Sejauh mana diary studies sebagai sebuah metode riset dilakukan?
Riset dengan metode diary studies ini saya lakukan pada saat membentuk user persona dari dua layanan Niagahoster.
Tujuan dibentuknya user persona ini adalah untuk mengetahui bagaimana suatu layanan tepat sasaran dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Maka dari itu, metode diary studies dipilih untuk mengeksplorasi bagaimana karakter dari pengguna produk tersebut dengan memasukkan aspek psikografis, perilaku, motivasi dan frustasi ke dalam proses riset diary studies itu sendiri.
Riset ini dilakukan pada masa pandemi COVID-19, sehingga seluruh pelaksanaannya dilakukan secara online. Proses pengambilan data untuk diary studies ini pun dilakukan dengan cara chatting melalui akun Whatsapp.
Proses riset ini saya lakukan dalam rentang waktu minimal, yakni satu minggu karena keterbatasan waktu yang dimiliki.
Tetapi, keterbatasan waktu tersebut saya maksimalkan dengan mempersiapkan sebaik mungkin seluruh instrumen yang akan saya gunakan pada saat turun ke lapangan.
Saya juga mencatat setiap skenario yang akan saya mainkan dengan partisipan pada hari pertama hingga hari ketujuh, karena hanya ada satu kali kesempatan untuk mengeksplorasi masing-masing hari tersebut.
Ya, mengingat bahwa waktu yang dimiliki hanya satu minggu, jadi saya tidak akan mendapatkan hari Senin berikutnya dan begitu juga hari-hari lainnya.
Semuanya harus dipersiapkan dengan baik, terstruktur dan jangan lupa siapkan skenario cadangan.
Menentukan dan Mendapatkan Partisipan
Sebelum mendapatkan partisipan yang sesungguhnya, ada beberapa tahapan yang saya lakukan. Tahap pertama adalah mengumpulkan data pengguna per masing-masing produk.
Data awal pengguna tersebut didapatkan dari tim data, di mana data yang didapatkan adalah berupa data mentah dengan angka pengguna yang berjumlah ratusan hingga ribuan pada setiap produk.
Anggap saja data ini merupakan data populasi dari pengguna produk. Data populasi tersebut diekstraksi kembali agar mendapatkan jumlah pengguna yang lebih kecil untuk masing-masing produk.
Setelah melakukan ekstraksi data populasi calon partisipan, proses selanjutnya adalah blasting informasi riset melalui Whatsapp untuk mendapatkan partisipan riset yang sesungguhnya.
Isi pesan yang di-blast kepada calon partisipan adalah informasi mengenai pelaksanaan riset dilengkapi surat pengantar riset resmi dari perusahaan.
Selain itu, pesan juga memuat informasi mengenai reward yang akan didapatkan oleh partisipan ketika mampu berkomitmen menjadi partisipan riset hingga akhir pelaksanaan riset.
Reward ini dapat menjadi salah satu tips untuk menarik perhatian pengguna terhadap riset yang akan dilaksanakan.
Tentu saja, proses blasting ini dilakukan berulang kali dan dilakukan dengan jumlah bertahap untuk pengguna pada masing-masing produk.
Dari proses blasting yang bertahap tersebut, kami mengumpulkan jumlah pengguna yang bersedia untuk menjadi partisipan riset dan menyesuaikan dengan jumlah partisipan yang dibutuhkan untuk masing-masing produk.
Kemudian, partisipan tersebut dihubungi kembali untuk proses penandatanganan surat kesediaan menjadi partisipan riset.
Ingat ya, bahwa segala hal yang resmi dan valid harus diutamakan dan itu akan meningkatkan kepercayaan user terhadap pelaksanaan riset yang dilakukan oleh sebuah perusahaan.
Kami pun melakukan koordinasi dengan tim customer service untuk dapat menginformasikan kepada pengguna bahwa benar adanya kami sedang melakukan riset tersebut, apabila ada pengguna yang menanyakan informasi tersebut.
Hingga pada proses ini, maka jumlah partisipan riset sudah memenuhi syarat dan sudah siap untuk melaksanakan diary studies hari pertama.
Mempersiapkan Instrumen dan Merancang Skenario
Seperti yang saya katakan di awal bahwa hanya tersedia waktu selama satu minggu untuk melaksanakan riset diary studies ini.
Maka dari itu, saya memilih untuk mempersiapkan berbagai instrumen penelitian dan merancang skenario sejelas mungkin. Hal-hal tersebut saya lakukan sembari melakukan proses blasting informasi riset kepada partisipan.
Mengenai instrumen riset, saya mempersiapkan peralatan fisik seperti laptop (serta berbagai aplikasi di dalamnya yang saya gunakan), handphone dengan akun WhatsApp khusus untuk pelaksanaan riset, dan juga buku catatan.
Dalam hal ini, menggunakan akun WhatsApp khusus untuk pelaksanaan riset bukan tanpa alasan. Hal ini bertujuan untuk mengutamakan profesionalitas dan kredibilitas dari riset ini.
Maka dari itu, saya menggunakan foto dan nama yang mencerminkan bahwa saya memang merupakan perwakilan perusahaan yang sedang melakukan riset melalui akun tersebut.
Selain instrumen fisik, yang juga perlu dipersiapkan adalah instrumen berupa indikator-indikator yang akan digunakan dan dimasukkan dalam skenario riset.
Indikator-indikator tersebut merupakan berbagai aspek yang ingin dieksplorasi dalam pelaksanaan riset ini, seperti aspek psikografis, perilaku, motivasi, frustasi dan nilai yang dipercaya oleh partisipan riset.
Kemudian, aktivitas merancang skenario yang dimaksud adalah membuat rancangan topik yang akan dibicarakan dari hari pertama hingga hari ketujuh. Dalam hal ini, topik pembicaraan harus disesuaikan dengan indikator riset yang sudah ditentukan.
Dengan mengetahui topik yang akan dibahas per hari, maka waktu yang tersedia untuk pelaksanaan riset tersebut akan termanfaatkan dengan baik.
Skenario per hari tersebut dapat dibuat dalam bentuk daftar pertanyaan yang akan ditanyakan pada masing-masing hari yang disesuaikan dengan aspek dari indikator riset. Skenario tersebut dapat menjadi panduan periset dalam melakukan proses chatting setiap harinya.
Dalam proses perancangan skenario, periset juga dapat membayangkan hal-hal yang mungkin saja terjadi di luar rencana. Ketika kemungkinan hal yang terjadi di luar rencana tersebut muncul di benak periset, maka segeralah mencatat hal tersebut dan membuat skenario cadangan dengan tujuan untuk mengatasi hal-hal yang terjadi di luar rencana.
Tapi ingat, jangan terlalu dalam mencari hal yang mungkin terjadi di luar rencana, jangan sampai itu memengaruhi waktu persiapan riset.
Memulai Diary Studies
Seluruh peralatan fisik, indikator riset, rancangan skenario dan partisipan sudah siap. Maka tahap selanjutnya adalah memulai proses riset.
Memulai proses riset ini adalah dalam keadaan partisipan sudah menandatangani surat kesediaan menjadi partisipan riset, itu tandanya bahwa partisipan sudah siap untuk menjalankan riset ini.
Diary studies adalah metode riset yang merekam aktivitas partisipan setiap hari. Partisipan perlu meluangkan waktu untuk melakukan percakapan dengan periset, berbagi cerita dan menyampaikan pandangan mereka baik yang bersifat pribadi, maupun keseharian atau pandangan dan interaksi terhadap produk.
Hal ini perlu dijadikan perhatian lebih oleh periset, bahwa periset harus mampu menghargai setiap waktu yang diberikan oleh partisipan dan memanfaatkan waktu tersebut untuk mendapatkan data sedalam mungkin sesuai dengan kebutuhan periset.
Pengalaman saya ketika itu, sebelum memulai riset hari pertama, saya membuat janji dengan partisipan mengenai waktu chatting yang akan dilakukan.
Pada saat yang sama, saya juga menegaskan bahwa partisipan dapat menjelaskan informasi yang ditanyakan melalui chatting atau voice note dan segala informasi yang dibagikan oleh partisipan adalah informasi yang valid dan dapat dijadikan data riset.
Hal ini mengesankan bahwa periset mengutamakan kenyamanan partisipan pada saat melakukan proses chatting dan partisipan diingatkan untuk dapat menentukan sikap dalam membagikan data pribadi mereka kepada periset.
Diary studies untuk hari pertama dimulai. Pada saat hari pertama, sebaiknya topik pembicaraan dimulai dengan keingintahuan periset mengenai profil dari partisipan tersebut, seperti nama lengkap, umur, dan pekerjaan.
Dari pertanyaan-pertanyaan awal mengenai profil tersebut, topik di hari pertama dapat dikembangkan melalui informasi lanjutan mengenai pekerjaan yang sedang digeluti atau topik mengenai lingkungan tempat tinggal partisipan.
Pada hari pertama ini, disarankan untuk tidak langsung membicarakan topik-topik yang berdasarkan pada indikator riset. Pelaksanaan hari pertama juga tidak disarankan untuk langsung menanyakan informasi terkait bagaimana partisipan tersebut berinteraksi dengan produk.
Kemaslah proses pengambilan data pada hari pertama dengan santai dan lebih mengutamakan kenyamanan partisipan dalam memberikan informasi awal. Kesan pertama dari partisipan akan sangat berdampak untuk hari selanjutnya.
Setelah hari pertama berjalan dengan baik, jangan lupa akhiri dengan konfirmasi mengenai keluangan waktu partisipan di esok hari.
Hal ini harus dilakukan setiap mengakhiri proses chatting setiap harinya.
Setelah proses chatting hari pertama berakhir, periset harus mulai mencatat inti pembicaraan di hari pertama dan sinkronisasikan catatan hari pertama dengan skenario hari kedua.
Ingat, bahwa proses chatting juga merupakan proses percakapan, jadi diantara satu partisipan dengan partisipan yang lain bisa saja memiliki pola chatting yang berbeda.
Sehingga, periset perlu memiliki pertahanan fokus ketika memulai diary studies bersama dengan lebih dari satu partisipan.
Hari-hari selanjutnya dimulai dengan cara yang mirip dengan hari pertama.
Dimulai dengan menanyakan kegiatan apa saja yang sudah dilakukan oleh partisipan pada hari tersebut, menginformasikan topik yang akan dibahas pada hari tersebut dan diakhiri dengan konfirmasi keluangan waktu partisipan untuk hari selanjutnya.
Pada hari kedua sebaiknya sudah mulai membahas topik yang berkaitan dengan indikator riset dan mulai membahas secara umum mengenai interaksi partisipan terhadap produk.
Pertahankanlah proses chatting yang santai dan menyesuaikan dengan karakter partisipan, sehingga akan didapatkan data yang alami dan mencerminkan karakter dari partisipan itu sendiri.
Jangan lupa untuk selalu melakukan evaluasi kecil-kecilan setelah sesi chatting berakhir.
Hingga pada hari ketujuh dan seluruh data sudah dapat dikumpulkan, riset diary studies ini diakhiri dengan proses interview dengan partisipan.
Interview Sebagai Bentuk Observasi Lanjutan dan Penguatan Data
Seperti yang saya katakan sebelumnya, proses pengumpulan data dari metode riset diary studies ini dilakukan dengan sesi chatting selama satu minggu dengan partisipan.
Data berupa teks yang dihasilkan dari percakapan di ruang obrolan kemudian menjadi data utama yang diolah untuk nantinya melahirkan bentuk user persona dari produk yang dimiliki oleh Niagahoster.
Namun dalam proses chatting tersebut, periset tidak dapat menangkap bentuk komunikasi non-verbal yang dihadirkan oleh partisipan ketika memberikan informasi dan berbagi cerita setiap harinya.
Maka, setelah melakukan diary studies selama tujuh hari, kami memutuskan untuk mengadakan sesi interview bersama partisipan melalui Google Meet selama kurang lebih satu jam.
Hal ini bertujuan untuk menangkap antusiasme dari partisipan dalam membagikan kisahnya, melihat bagaimana partisipan menghadirkan gesture dalam membagikan ceritanya.
Selain itu, sesi interview ini juga kami gunakan untuk menggali lebih dalam mengenai informasi yang belum sempat disampaikan pada saat sesi chatting.
Menjaga Keaktifan Partisipan Selama Proses Riset
Diary studies merupakan salah satu metode riset yang cukup memakan waktu.
Tidak seperti metode survey, di mana partisipan hanya tinggal mengisi kuesioner. Atau juga tidak seperti metode interview, di mana partisipan hanya meluangkan waktunya satu sampai dua jam untuk menjawab pertanyaan periset.
Diary studies menuntut komitmen dari orang-orang yang terlibat di dalamnya, baik para partisipan maupun periset itu sendiri.
Sekali lagi saya katakan, bahwa waktu satu minggu adalah waktu yang tidak sebentar untuk para partisipan dapat meluangkan waktunya dalam riset diary studies ini, namun menjadi waktu yang sangat singkat dan harus dimanfaatkan dengan baik oleh periset.
Saya pun sempat mengalami partisipan yang berhenti membalas chat ketika proses pengambilan data sedang dilakukan.
Karena itu, saya harus kembali mengulang proses dari awal untuk mendapatkan partisipan dan memulai dari hari pertama.
Menjaga keaktifan partisipan dalam membagikan informasi menjadi keahlian yang harus dimiliki dan dilatih oleh periset yang menggunakan metode diary studies.
Ada beberapa hal yang kemudian saya catat dalam proses saya belajar untuk menjaga keaktifan partisipan dalam membagikan informasi adalah sebagai berikut:
- Dasari semua tindakan yang dilakukan periset terhadap partisipan dengan unsur profesionalitas dan kredibilitas. Anda dapat menunjukkan surat pengantar riset resmi, menggunakan akun-akun khusus untuk pelaksanaan riset, dan koordinasi dengan tim customer service berkaitan dengan pelaksanaan riset yang dilakukan. Hal ini akan sangat memengaruhi kepercayaan pengguna sebagai calon partisipan riset terhadap riset yang akan dilakukan.
- Sebelum memulai hari pertama, buatlah kesepakatan waktu untuk sesi chatting dan jelaskan kepada partisipan bahwa mereka dapat dengan leluasa memilih informasi yang akan dibagikan dan katakan bahwa informasi yang dibagikan tersebut akan menjadi data riset yang kemudian diolah sesuai dengan kebutuhan riset. Sehingga setiap informasi yang diberikan dapat dipertanggungjawabkan.
- Pahami karakter partisipan dengan baik dan periset harus mampu menjadi “teman chatting” yang setara dengan partisipan. Hal ini sebagai salah satu cara membangun kenyamanan partisipan dalam membagikan informasi yang dibutuhkan oleh periset.
- Berusaha memberikan waktu chatting sefleksibel mungkin untuk mendapatkan pola keseharian yang alami dari partisipan. Hal ini juga dapat menyesuaikan dengan waktu kesibukan partisipan yang dilakukan setiap harinya.
- Pertahankan fokus pada saat melakukan sesi chatting dan akhiri sesi chatting dengan mencatat pembicaraan setiap hari. Hal ini meminimalisir ada pertanyaan berulang yang sudah ditanyakan sebelumnya kepada partisipan. Apalagi jika periset melakukan sesi chatting dengan lebih dari satu orang partisipan.
