Tips Menulis Email Bisnis Seperti Pesan Pribadi
Email telah menjadi alat bagi banyak perusahaan untuk terhubung dengan customer atau user. Penggunaannya pun beragam, mulai dari pencarian leads, dukungan pelanggan, hingga notifikasi atau informasi tentang produk.
Menurut data dari Statista, pada 2018, setidaknya ada lebih dari 3,8 miliar pengguna email di seluruh dunia. Bahkan proyeksinya, tahun 2022 nanti pengguna email akan berkembang hingga 4,3 miliar orang.
Sementara itu, penelitian dari Radicati Group menemukan bahwa pada 2018, lebih dari 281 miliar email bisnis dan konsumen terkirim per hari, mewakili pertumbuhan 4% dari tahun sebelumnya.
Seperti pertumbuhan jumlah pengguna email, penggunaan email untuk kepentingan bisnis akan berkembang hingga lebih dari 333 miliar per hari pada tahun 2022.
Data tersebut di atas menunjukkan tren penggunaan email yang masih kuat hingga tahun depan. Faktanya, 77% orang di semua kelompok umur dan demografi lebih memilih email daripada jenis iklan/medium penawaran lainnya.
Setidaknya sebelum menulis email bisnis kepada customer, untuk kepentingan apapun, ada tiga hal dasar yang harus diperhatikan terlebih dahulu, yaitu:
- Pemahaman tentang target audiens
- Judul email dan subjek email yang menarik perhatian
- Konten tubuh terfokus untuk memenuhi tujuan tertentu
Apakah subjek email harus clickbait?
Tentu subjek email harus sangat menarik perhatian untuk mendorong penerimanya membuka email yang dikirim.
Untuk menentukan apakah judul email harus clickbait atau informatif, pertama pahami audiens dan lakukan beberapa testing ke customer/user terlebih dahulu.
Lihat statistik dan behaviour mereka, tipe subjek mana yang lebih disukai dan menghasilkan banyak konversi. Namun, tetap saja sesuaikan dengan konteks pengiriman email.
Jika email yang dikirimkan adalah email marketing, maka clickbait masih bisa dilakukan. Akan tetapi, jika email notifikasi yang Anda kirimkan, maka clickbait akan mencederai tujuan penyampaian informasi, karena banyak subjek email clickbait yang cenderung misleading.
Ada beberapa patokan faktor yang bisa Anda jadikan patokan untuk menulis subjek email, yaitu:
- Panjang kalimat. Baris subjek yang pendek, antara enam dan sepuluh kata, memiliki tingkat pembukaan terbaik. Salah satunya adalah banyak orang yang membaca email di perangkat melalui seluler mereka.
Jika baris subjek email Anda panjang, walaupun terlihat bagus di browser tetapi tidak mesti demikian di versi mobile-nya. Jika pada tampilan mobile subjek email tidak menggambarkan informasi yang tersedia pada email secara singkat dan ‘on-the-walk’ maka mereka akan lebih enggan untuk mengkliknya. - Pilihan kata. Salah satu tips yang paling efektif adalah dengan menggunakan kata kerja tindakan di baris subjek email. Pemilihan diksi ini akan membantu customer/user untuk memahami apa yang Anda ingin mereka lakukan bahkan sebelum mereka membuka email.
Gunakan frasa seperti “segera berlangganan”, “dapatkan diskonnya”, atau “jangan lewatkan” untuk menciptakan sensasi urgent. - Jaga agar intonasi tetap pribadi. Banyak praktisi email marketing sering menggunakan nama orang sungguhan (masking name) untuk mengidentifikasikan diri saat mengirim email. Selain itu, Anda juga bisa menyebutkan nama penerima dalam subjek seperti “Hai Andre, jangan lewatkan promo spesial libur panjang!”.
Pembaca akan lebih tertarik untuk melihat email di kotak masuk mereka dari nama orang sungguhan daripada perusahaan, apalagi jika nama mereka disematkan pada sapaan pada subjek email.
Preview text untuk mereka yang mengecek email dari notifikasi handphone
Seperti yang dijelaskan pada pembahasan sebelumnya, email yang terlihat bagus saat diterima melalui antarmuka PC tidak mesti sama dengan email yang diterima melalui antarmuka mobile.
Salah satu cara paling sederhana adalah dengan melakukan tes pengiriman email dan mengeceknya secara langsung sebelum dikirimkan ke penerima dalam jumlah besar.
Selain itu, efisiensi preview text juga membantu Anda menarik minat penerima email untuk membuka email.
Informasi yang disampaikan harus singkat dan jelas, karena pada tampilan notifikasi handphone akan berbeda satu sama lain, bahkan antara Android dan iOS.
Kirim email seperti kirim pesan ke orang yang dikenal
Aturan untuk mempersonalisasi email pada bisnis seharusnya sudah bukan lagi hal baru dan telah menjadi basic rule saat akan meng-engage customer/user. Penerima email akan merasa lebih nyaman jika komunikasi yang terjadi dilakukan antar manusia.
Masalahnya, masih banyak email bisnis yang terkesan seperti robot dan sangat kentara ditulis untuk dikirimkan ke banyak orang.
Seperti undangan acara, sugesti untuk hadir akan lebih kuat jika undangan dibuat secara personal ketimbang dikirim seperti WhatsApp Blast.
Personalisasi email pun tidak sebatas penyematan nama pada subjek atau sapaan pada badan email. Lebih dari itu, personalisasi melibatkan pilihan intonasi, diksi, dan cara penyampaian informasi.
Tulislah email seperti seolah-olah Anda menulis email pribadi kepada customer/user Anda. Contohnya seperti pada email yang dikirimkan oleh Curioos:
Penggunaan kata ganti Anda/You digunakan secara frekuen untuk memberikan kesan bahwa email yang sedang mereka baca adalah khusus untuk mereka.
Contohnya seperti pada email Resume.io yang otomatis terkirim saat user tidak menyelesaikan pembuatan resume-nya:
Selain itu, penelitian dari Accenture menyebutkan bahwa 75% konsumen mengatakan bahwa mereka lebih cenderung membeli produk dari bisnis yang mengenali mereka dengan nama, merekomendasikan opsi berdasarkan pembelian sebelumnya, atau mengetahui riwayat pembelian mereka.
Pilihan kata dan intonasi
Salah satu yang tersulit saat menulis email untuk customer/user adalah menyesuaikan wajah brand dan informasi yang akan disampaikan dengan intonasi. Hal ini akan sangat bergantung pada bagaimana perusahaan/brand Anda ingin dilihat oleh customer/user.
Jika ingin tampil sebagai perusahaan yang reliable dan profesional, apalagi jika audiens email adalah sesama bisnis, maka intonasi yang digunakan harus formal dan sopan. Namun, jika target audiens adalah end-user maka dapat disesuaikan dengan kelompok umur/demografi.
Selain itu, untuk informasi yang sifatnya personal ke customer/user gunakan kata-kata “Anda” dan “milik Anda” saat Anda melakukan copywriting email Anda. Hal ini akan membuat pembaca tersugesti bahwa email yang dikirimkan itu tentang mereka dan bukan perusahaan/brand Anda.
Relevansi dan kejengahan membaca
Jika Anda menulis email yang memuat hingga ratusan kata dan dengan kalimat yang pada, maka email yang Anda kirim hanya akan berakhir di keranjang sampah.
Meskipun orang menghabiskan banyak waktu untuk menelusuri kotak masuk — dalam banyak kasus, 6,4 jam sehari — orang tetap akan hanya membaca sepintas email satu per satu.
Oleh karena itu, email yang ditulis harus sesingkat dan segamblang mungkin tanpa banyak basa-basi.
Pisahkan antara konten email yang ingin menjabarkan tentang manfaat (marketing email) dan penjelasan fitur (email produk).
Jika Anda berbicara tentang fitur, maka fokusnya adalah pada Anda, perusahaan Anda, dan produk Anda.
Namun, jika Anda ingin berbicara tentang manfaat, maka fokusnya adalah pada bagaimana produk atau layanan Anda dapat mempermudah/menguntungkan pelanggan Anda.
Gunakan white space untuk memisahkan copy agar dapat dibaca dengan lebih mudah: blok teks besar akan membuat pembaca jengah dan email menjadi lebih tedas untuk dibaca. Anda bisa memanfaatkan bullet points, kalimat pendek, dan daftar pertanyaan sesuai kebutuhan untuk menyampaikan maksud Anda.
Contohnya adalah email dari Alvor di bawah ini yang memberikan copy singkat, jelas, dan relevan.
Call-to-Action yang jelas
Beberapa marketer atau writer mungkin tergoda untuk mengisi konten email dengan beberapa CTA dengan harapan setidaknya satu button akan menghasilkan konversi atau setidaknya membuat customer/user mereka mengklik sesuatu.
Akan tetapi kenyataannya jika Anda memberi pelanggan Anda terlalu banyak pranala dan tombol untuk diklik, kemungkinan besar malah tidak akan memberikan hasil yang diinginkan.
Seperti yang telah dijelaskan pada pembahasan di awal, intensi email harus sudah jelas bahkan dari subjek dan preview text, termasuk juga CTA.
Terlalu banyak membubuhkan CTA akan membuat pembaca bingung mengenai apa yang harus mereka lakukan dan malah membuat tujuan email tidak tercapai.
CTA yang ada harus dengan jelas menyatakan apa yang Anda ingin pembaca Anda lakukan. Jangan bertele-tele. Pembaca tidak punya waktu atau attention span untuk itu.
Contohnya email dari Steam yang memberikan informasi yang relevan dan dengan intensi tindak lanjut yang kelas, yaitu ajakan untuk mengecek wishlist yang belum diproses.
Seperti yang dijelaskan di awal tulisan, salah satu kunci terpenting saat menulis email adalah dengan memahami audiens dan bagaimana Anda dapat membantu mereka.
Tidak ada rumusan paling benar saat menulis email, karena seperti proses produk/marketing lainnya penulisan email membutuhkan riset audiens dan mencari tahu gaya penulisan yang paling memicu tanggapan audiens.
