YARWG — Yet another remote work guide

Quando eu e Lai Amorim cansamos de (algumas) reuniões.

Como vi vários absurdos de #remotework e #homeoffice esses dias, aproveito para compartilhar alguns princípios e referências que trabalho a 6 anos com meus times.

1. Comunicação escrita > Gravação da pergunta/explicação > Comunicação por áudio assíncrono > Videoconferência

Colocamos nessa ordem porque é extremamente importante para o bem estar da equipe que se pense antes de “interromper” os outros. Interrupções afetam — e muito! — a produtividade (referências aqui e aqui). Precisamos de foco e quando colocamos a ideia escrita, nos ajuda a estruturar o que queremos dizer. Em segundo, focamos em gravar, pois muitas vezes fica melhor de entender o que se quer passar. Muitas vezes, peço para gravarem a tela com o que estão tentando fazer ou eu gravo a explicação para não me repetir e já ter gravado — muitas vezes regravo depois de um tempo para melhorar — como por exemplo, aqui.

2. Deixe espaços temporais para as reposta

Evite enviar um “oi” e ficar aguardando a resposta do “oi”. Foque em perguntar diretamente o que necessita resposta. Pode começar como um “oi, tudo bem?” ou qualquer conteúdo anterior, mas não fique aguardando uma reposta na hora. Se enviar só um “oi”, pode ser que a outra pessoa demore algumas horas para responder e não saberá do que se trata — e você poderá demorar algumas outras horas para responder com o assunto…quando se viu, já se foi um dia inteiro!

3. Trate o tempo dos outros como quer que tratem o seu

Evite prazos muito curtos e foque em deixar claro o que precisa ser feito. Não é simples, mas muitas vezes pedimos dos outros o que não queremos que façam com a gente. Por exemplo, enviar um email com o prazo para a mesma noite!

4. Sempre grave as videoconferências

A gente sabe como é difícil bater as agendas de todos. Por isso, o nosso ferramental, permite gravar todas as videoconferências e ficam armazenadas para que os outros que não participaram possam assistir. Isto se trata de deixar todos na mesma página e não ter falha de comunicação depois

5. Use a tecnologia a seu favor

Muitas vezes queremos replicar como fazemos presencialmente no meio digital e nem sempre isso é bom! Por exemplo, esperar uma reunião/aula para tocar em algum assunto e não enviar na hora usando uma ferramenta de conversa assíncrona, por exemplo.

6. Foque em entregas e não presenças

Estar presente nem sempre quer dizer que estaremos participativos. :) Quantas vezes vemos as pessoas mexendo em seu celular ou no computador fazendo outra coisa e não na reunião/aula? Focar em entrega e não em horário ou presença evita isso e torna a produtividade muito melhor para todos.

7. Lembre-se que é um humano no outro lado

A tecnologia as vezes permite dizermos coisas que não diríamos presencialmente. Não faça isso! Lembrem-se que do outro lado tem um humano lendo/vendo o que você postou. Manter a boa convivência digital é essencial para nossa saúde mental. Se tiver dificuldades na concentração, se arrume como se fosse trabalhar/estudar presencialmente, avise em casa que está em trabalho/aula e, se possível, não ficar deitado no quarto — separar os ambientes é importante para nossa cabeça.

8. Video (quase) sempre ON

Se temos um humano do outro lado, é sempre bom vermos as reações e bem como um respeito ao outro que está falando. O “quase” se trata de muitas vezes termos conexões ruins e por isso, pode ser apenas escutar.

Como dividimos o ferramental

Alocamos as ferramentas em 3 grupos:

• Gestão de Comunicação — foque no assíncrono, mas é importante ter ferramentas para ambos! devem ser buscáveis e com acesso em qualquer dispositivo, logo….nada de Whatsapp!
• Gestão de Produtividade — precisamos entregar valor e não tarefas. Muito cuidado para não focar em ter uma ferramenta cheia de tarefas e nenhuma entrega real. Acredite…é muito mais comum do que o que pensamos.
• Gestão de Conhecimento — pessoas entram e sai e isso é ok. O conhecimento tem q estar guardado em algum lugar de forma organizada. Isso é um dos problemas mais bem resolvidos. CUIDADO! Evite uso de contas pessoais! Isso vira um dor de cabeça depois.

Lista de conteúdos extras

Para quem quer se aprofundar mais no assunto, segue outros guias que usamos de referência:

• Guia do pessoal do Officeless (em português)
• Guia do Trello
• Guia do Doist
• Blog da Atlassian
• Guia do Gitlab
• Guia do Basecamp para comunicação interna

Espero que ajude a a acabar com os absurdos que estou vendo por aí….

Continuação em alternativas para ambientes virtuais.