Личное планирование: пара лайфхаков

Уже давно хотела вам рассказать про парочку полезных инструментов, которые очень помогают мне при планировании дел. Я тот еще маньяк и постоянно все пытаюсь оптимизировать; но пока что вот эта связка работает для меня на удивление хорошо.

Все дела я делю, прежде всего, на те, которые привязаны к какой-то дате/времени, и те, где я сама себе ставлю дедлайн.
Первая категория попадает в Google Календарь; я обычно создаю 1 календарь на 1 сферу жизни — например, сейчас у меня отображаются календари с рабочего аккаунта (это Встречи, к которым я люблю прикреплять аттачменты из Google Drive — что нужно прочитать или какая повестка встречи; и Дедлайны: например, через неделю мне надо сдать план, я ставлю себе дедлайн и добавляю нотификации “напомнить мне за 1/2/3/n дней до события”) и с личного аккаунта (Встречи, Занятия, Отпуск). Еще удобная фишка — это email с перечнем всех дел на завтра, который приходит мне в 6 утра (это все можно отрегулировать в настройках календаря).

Вторая категория делится на личные и рабочие дела.
Для рабочих дел я завела небольшой блокнот (у меня Muji, если что). Раньше я пыталась использовать какой-то софт, но меня напрягало 2 фактора:

• мне часто приходят в голову идеи во время встреч, но как-то неудобно смотреть в экран ноута, когда беседуешь с человеком. Пользоваться блокнотом в этом плане гораздо приятнее и вежливее, на мой вкус;
• иногда надо что-то зарисовать: можно это сделать на маркерной доске, если она под рукой, и потом сфоткать; но мне в последнее время больше нравится делать мини-версию большого рисунка/рисовать прямо в блокноте/рисовать на стикерах и вклеивать — лучше усваивается 😉

В конце дня я просматриваю записи и:

• идеи по проектам переношу в соответствующие документы или бэклог
• дела, которые хорошо бы когда-нибудь сделать, выписываю на большой стикер
• дела, которые надо сделать завтра-послезавтра, выписываю на короткие стикеры и в порядке приоритета приклеиваю на страничку (сверху — самый важный; одна страница = один день).

Почему это клево:

1. Фокус на одной, самой важной задаче — пока не сделаешь и не оторвешь стикер, не увидишь следующую. Раньше, когда я видела весь список, мысли непроизвольно начинали скакать от одной задачи к другой;
2. У страницы физически ограничена площадь, больше 5 стикеров на нее не приклеишь. Это значит, что сюда попадают действительно важные и неотложные дела. Если я успеваю выполнить все, просто перехожу к делам с большого стикера. Если что-то не успеваю, переклеиваю в следующий день или переформулирую задачу.

Ну и для личных дел я использую Things 3 для телефона. Не знаю, почему, но это единственный таск-трекер, который у меня прижился. Возможно, потому, что он сделан очень просто и удобно? 😉 В любом случае, это одно из немногих приложений, где получаешь настоящее удовольствие от использования, от продуманности взаимодействий всех элементов системы.

Особенно мне нравятся 3 вещи:

• инбокс: куда ты скидываешь все дела/идеи, а потом раскидываешь их по дням. Я, например, так делаю план по постам для Telegram-канала;
• upcoming: где как раз можно посмотреть обзор твоих дел на ближайшее время;
• проекты: типа как теги, по которым можно посмотреть все завершенные/запланированные дела. У меня обычно параллельно идет несколько проектов одновременно, и это очень помогает отслеживать прогресс.

Вот посмотрите еще очень крутой обзор от Ани Заболотной :)

А как вы планируете дела? 😉