The McKinsey Way เขียนโดย Ethan M. Rasiel

ความน่าสนใจของบริษัทที่ปรึกษาคือวิธีคิดในการแก้ปัญหาให้ธุรกิจต่างๆ

ผมสนใจอ่านเล่มนี้เพราะอยากรู้วิธีคิด วิธีการจัดการ และวิธีการทำงาน โดยที่เล่มนี้จะแบ่งเนื้อหาออกเป็น 5 ส่วนหลักๆ

1. แนวทางในการคิดวิเคราะห์ปัญหาของ McKinsey
(The McKinsey Way Of Thinking About Business Problems)

2. วิธีการทำงานเพื่อแก้ปัญหาธุรกิจของ McKinsey
(The McKinsey Way Of Working to Solve Business Problems)

3. แนวทางในการขายวิธีการแก้ปัญหาในธุรกิจของ McKinsey
(The McKinsey Way Of Selling Solutions)

4. การทำงานและใช้ชีวิตอยู่ใน McKinsey
(Surviving At McKinsey)

5. ชีวิตหลังจากที่ออกจาก McKinsey
(Life After McKinsey)

1. แนวทางในการคิดวิเคราะห์ปัญหาของ McKinsey

Fact-Based การทำงานบนพื้นฐานของข้อเท็จจริง ในหนังสือเริ่มปูพื้นฐานเกี่ยวกับมุมมองเรื่อง Fact ว่า Facts are friendly เพราะส่วนใหญ่แล้วคนที่ทำธุรกิจมักจะกลัวหรือการซ่อนข้อเท็จจริงที่เกี่ยวกับความล้มเหลวที่เกิดขึ้นในการทำธุรกิจ

การใช้แนวคิด MECE อ่านว่า “มีซี” ย่อมาจาก “Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive” การคิดจากภาพใหญ่ไปยังภาพเล็กและคิดเรื่องของการเชื่อมต่อกันโดยที่จะไม่ทำให้เกิดการทำงานที่ทับซ้อนกัน

Mutually Exclusive– Items can only fit into one category at a time.
Collectively Exhaustive — All items can fit into one of the categories.

Initial hypothesis
การสร้าง Initial hypothesis หรือสมมุติฐาน อาจจะไม่ต้องใช้ข้อเท็จจริงทั้งหมด เราสามารถสร้างสมมุติฐานได้โดยการดูภาพรวมของอุตสาหกรรมนั้นๆ รวมไปถึงภาพรวมของปัญหา

หลักการใช้ IH หรือ Initial hypothesis คือ ให้ความหมายก่อนว่าสมมุติฐานคืออะไร,สร้างสมมุติฐาน,ทดลองสมมุติฐาน

ตั้งคำถามถึงความเป็นไปได้ “What if?” ถ้าหากทำแบบนี้ จะเกิดผลลัพท์แบบนี้ได้หรือไม่ ถ้าหากเปลี่ยนกระบวนการนี้และอื่นๆ ในขณะเดียวกันก็เข้าใจข้อจำกัดในการทำธุรกิจต่างๆเพื่อให้วิธีการแก้ปัญหาเหมาะสมกับธุรกิจนั้นๆ

แก้ปัญหาที่ “ถูกต้อง”
ก่อนที่จะเริ่มแก้ปัญหาเช็คก่อนว่าปัญหานั้นเป็นปัญหาที่ควรจะแก้ไขรึเปล่า

เทคนิคในการคิดวิธีการแก้ปัญหาลองไล่ดูตั้งแต่
ผู้ผลิต(Supplier),ลูกค้าของธุรกิจนั้นๆ, คู่แข่ง รวมไปถึงโอกาสที่จะเกิดขึ้นของสินค้าทดแทน และรวมไปจนถึงปัญหาการเมืองในองค์กรด้วย

เวลาที่เจอกับลูกค้าหรือประชุมควรจะเตรียมตัวเพื่อที่จะนำเสนอวิธีการแก้ปัญหาหรือถามคำถามเพื่อที่จะช่วยต่อยอดธุรกิจ เช่นลูกค้าตั้งโจทย์ว่าทำยังไงถึงจะเพิ่มกำไรได้ เราอาจจะถอยหลังกลับมาดูขั้นตอนหรือที่มาก่อนว่า ปัจจุบันกำไรมาจากไหนพร้อมๆกับลูกค้า

“Don’t boil the ocean” หรืออย่าเสียเวลาทำงานที่ไม่จำเป็นเช่นอย่าพยายามวิเคราะห์ข้อมูลทุกๆอย่าง ก่อนที่จะเริ่มวิเคราะห์ข้อมูล ควรจะเริ่มจัดลำดับความสำคัญและพยายามหาจุดที่สำคัญ

ถ้าเราเข้าใจธุรกิจ หรือวิธีการแก้ปัญหานั้นจริงๆ เราจะสามารถอธิบายให้คนอื่นไม่ว่าจะเป็นลูกค้าหรือนักลงทุนเข้าใจได้ภายในเวลาจำกัดเช่น 30 วินาที ในเล่มจะมีการเปรียบเทียบกับการขึ้นลิฟท์และลองอธิบายให้คนในลิฟท์ฟัง (The Elevator Test)

บันทึกกระบวนการทำงานทุกวันเช่นการตั้งคำถามและการบันทึกว่า
“3 ข้อสำคัญที่ได้เรียนรู้ในวันนี้คืออะไร”

เมื่อกำลังจดจ่ออยู่กับการแก้ปัญหาในธุรกิจนั้นๆอย่าลืมถอยกลับมาดูภาพใหญ่รวมทั้งตั้งคำถามกับสิ่งที่กำลังทำอยู่ หรือกระบวนการทำงานที่ทำอยู่ หรือเช็คว่าสิ่งที่ทำอยู่มันสำคัญกับภาพใหญ่หรือไม่

*อย่ายอมรับคำตอบที่ว่า “ตอนนี้ยังไม่มีไอเดีย” เวลาประชุมจะมีคนที่พูดว่าตอนนี้ยังไม่มีไอเดียกับเรื่องหรือประเด็นที่ประชุมกันอยู่ เมื่อมีคนพูดประโยคนี้ ควรจะท้าทายด้วยคำถามต่างๆกลับไปเพื่อให้เกิดไอเดียขึ้นมา

2. วิธีการทำงานเพื่อแก้ปัญหาธุรกิจของ McKinsey

วิธีการทำให้ธุรกิจอื่นๆ รู้จัก McKinsey คือการเขียนบทความ การแชร์วิธีคิด รวมไปถึงการสร้าง McKinsey Quarterly ซึ่งรวบรวมวิธีคิด งานวิจัย โดยมีการร่วมมือกับผู้เชี่ยวชาญในสายงานต่างๆในส่วนของบทความ หรืองานวิจัยซึ่งงานเขียนพวกนี้ทำให้กลุ่มธุรกิจต่างๆมาเจอ McKinsey เอง (ที่ McKinsey จะไม่มีการ Cold Call ไปหาลูกค้าใหม่ๆ)

ที่ McKensey ต้องทำงานเป็นทีม เพราะว่าปัญหาในธุรกิจเป็นเรื่องค่อนข้างซับซ้อนและไม่สามารถที่จะแก้ปัญหาด้วยคนเดียวได้ เช่นเมื่อมีปัญหา จะต้องมีการแยกแยะข้อมูล รวมไปถึงการวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ หรืออาจจะต้องหาข้อมูลเพิ่มเติม

การจัดการและการเลือกทีมต้องมีการเลือกจากทักษะรวมไปถึงลักษณะนิสัย ไม่ใช่เลือกด้วยการสุ่มคนเข้าไปแก้ปัญหา การสร้างทีม ไม่ใช่การพาทีมไปรับประทานอาหารเย็น หริอดูหนัง แต่คือการให้ทีมงานได้ใช้ชีวิตของตนเอง ได้อยู่กับครอบครัว ซึ่งนั่นสำคัญกว่า

ถ้าเป็นหัวหน้าทีมอย่าเปลี่ยนใจ หรือเปลี่ยนการตัดสินใจบ่อย เพราะจะทำให้ทีมสับสน สื่อสารให้ทีมงานรู้ว่าคุณทำงานอะไรอยู่ และทำไมคุณถึงทำแบบนั้น กรณีที่เป็นเรื่องการตัดสินใจเรื่องต่างๆในการทำงาน

การศึกษาหาข้อมูล หรือการทำ Research ใน McKinsey จะมี Database ของบริษัทเองชื่อ PDNet ซึ่งจะรวบรวมข้อมูล และงานวิจัยภายในเอาไว้ คนเขียนมองว่าเป็นเหมือน Corporate Memory นอกจากนี้แล้วยังมีแหล่งข้อมูลอื่นเช่นห้องสมุดธุรกิจ ซึ่งจะมีหนังสือและนิตยสารธุรกิจทั้งหมดให้ทีมงาน รวมไปถึง Database ภายนอกเช่น Lexis/Nexis,Dun & Bradstreet รวมไปถึง Datastream

การทำความเข้าใจบริษัทลูกค้าอีกทางหนึ่งคือการอ่าน Annual Report ของแต่ละบริษัท

การคุยเพื่อหาสาเหตุของปัญหาเป็นกระบวนการหนึ่งในการทำงานเริ่มต้นควรจะร่างคำถามก่อนในทุกๆการสนทนา ซัก 3–4 หัวข้อหลักๆ และสิ่งที่สำคัญคือการฟังคำตอบเสมอ (เน้นฟัง มากกว่าชี้นำคำตอบ) เพื่อให้ได้ข้อมูลออกมามากที่สุด นอกจากที่จะได้ข้อมูลแล้ว ยังมีเรื่องของประสบการณ์ของคนที่เราคุยด้วย ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหาร หรือทีมงานที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานนั้นๆ *ในการสนทนาจดโน๊ตไว้เสมอ

พยายามถอดความหมายของบทสนทนาด้วยการถามกลับไปที่หัวข้อในการคุยในรูปแบบที่ไม่เหมือนกัน

การถามคำถามที่มากเกินไป จะทำให้ได้รับข้อมูลที่ไม่เกิดประโยชน์เช่นกัน รวมทั้งทำให้ผู้ที่ถูกถามอึดอัด ระหว่างสนทนาอย่าลืมสร้างบรรยากาศที่ดีในการสนทนา

การ Brainstorm ที่ McKinsey จะใช้เวลาประมาณ 2 ชั่วโมง ถ้าเกินส่วนใหญ่แล้วหัวหน้าทีมจะนัดเพิ่มในช่วงสุดสัปดาห์แทน ก่อนที่จะ Brainstorm ทุกๆคนควรจะเตรียมตัวก่อน ทั้งเรื่องของไอเดีย ไม่ควรมีใครในทีมที่มีมาแค่ไอเดียเดียว หรือสมมุติฐานเดียว ในการระดมไอเดียจะไม่มีไอเดียที่แย่ หรือการบอกว่าอันนี้เป็นไอเดียที่โง่ เพื่อให้ทุกคนเสนอไอเดียมาได้เต็มที่ ดูเรื่องของเวลาด้วยว่านานเกินไปหรือไม่ และอย่าลืมจดโน๊ต

3. แนวทางในการขายวิธีการแก้ปัญหาในธุรกิจของ McKinsey

การทำ Presentation ทำให้ง่ายและชัดเจน โดยที่ McKinsey จะมีโครงสร้างของ Presentation อยู่แล้ว อีกข้อสำคัญคืออย่าปรับ Presentation ในวินาทีสุดท้ายก่อนที่จะพรีเซนต์ ควรจะทำให้เสร็จก่อนอย่างน้อย 1 วัน

ในการใช้แผนภูมิต่างๆใน Presentation ให้ใช้ 1 แผนภูมิต่อ 1 ข้อความที่ต้องการจะสื่อ เพื่อความเรียบง่ายและเข้าใจง่าย กรณีที่เป็นกราฟที่มีข้อมูลเยอะ อาจจะมีการเน้นเช่นลูกศร ชี้ไปในกราฟส่วนที่เป็นประเด็น

การสื่อสารภายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารแบบ Top-Down หรือ Bottom-Up หรือผ่านทางสื่อต่างๆเช่น Email, Memos, Meeting Note

การสื่อสารภายในองค์กรควรจะทำให้ชุดข้อมูลทั้งหมดถูกส่งต่อไป สิ่งที่ตรงข้ามกับการสื่อสารที่ดี คือวิธีการที่เรียกว่า Mushroom Method คือการไม่สื่อสารอะไรกับทีมงาน แล้วรอให้เกิดชุดข้อมูลต่างๆ แล้วค่อยเลือกใช้ (เหมือนวิธีการปลูกเห็ด) ซึ่งไม่ใช่วิธีที่ดี

3 สิ่งที่ต้องเช็คเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะสื่อสารแบบใดก็ตาม
1. กระชับ ยิ่งเนื้อหาในการสื่อสารยืดยาว ยิ่งมีโอกาสทำให้เข้าใจผิด
2. ละเอียดถี่ถ้วน ต้องแน่ใจว่าสิ่งที่คุณต้องการจะสื่อ คนที่รับข้อความของคุณเข้าใจ
3. มีโครงสร้าง ไม่ว่าจะเป็นการเขียน Memo หรืออื่นๆ

รักษาความลับของลูกค้า ใน McKinsey จะไม่มีการพูดชื่อลูกค้านอกบริษัท หรือบางโปรเจคเองจะมีการตั้ง Code ลูกค้าซึ่งไว้เรียกแทนชื่อของลูกค้าในบริษัท ซึ่งการรักษาความลับของลูกค้าก็มีกระทั่งการไม่มีเอกสารเกี่ยวกับโปรเจคนั้นๆวางไว้บนโต๊ะทำงานด้วย

ในการทำงานร่วมกับทีมของลูกค้า คือการทำงานเป็นทีมจริงๆคืออยู่ข้างกัน ไม่ใช่ฝั่งตรงข้าม ซึ่งต้องทำความเข้าใจกับทีมของลูกค้าด้วย บริหารทีมรวมถึงทีมของลูกค้าด้วย เพราะสุดท้ายแล้วงานจะสำเร็จได้ ลูกค้าต้องมีส่วนร่วม ในเล่มมีกรณีศึกษาเรื่องทีมของลูกค้าไม่ให้ความร่วมมือและมีการเปลี่ยนตัวคนในทีมลูกค้า ซึ่งการเปลี่ยนตัวก็ไม่ได้แปลว่าจะสำเร็จเสมอไป

เมื่อเริ่มทำงานกับทีมของลูกค้าต้องเริ่มที่หัวข้อในการทำงานหรือประชุมที่ชัดเจนและลูกค้าเองจะต้องเข้าใจว่ามันเป็นปัญหาของธุรกิจเค้าด้วยเช่นกัน ใช้ความเข้มงวดและความละเอียดในการแก้ปัญหา รวมไปถึงทุกๆ Task จะต้องมีทีมที่รับผิดชอบ โดยทีมหรือผู้ที่รับผิดชอบจะต้องเลือกให้ดี

4. การทำงานและใช้ชีวิตอยู่ใน McKinsey

การหาที่พี่เลี่ยงหรือที่ปรึกษาในทีมที่ตัวเองอยู่ โดยเลือกที่ปรึกษาที่ที่คุณสามารถไว้ใจได้

การจัดการการเดินทาง Business Trip จัดทุกอย่างให้น้อยและเบาที่สุด โดยในเล่มนี้จะมี Check List สิ่งของรวมถึงเสื้อผ้าที่ใช้เดินทางไปเพื่อทำงาน

เสื้อผ้า
1. เสื้อผ้าทางการ
2. เนคไทค์สำรอง (สำหรับผู้ชาย)
3. เสื้อผ้าลำลอง
4. ชุดออกกำลังกาย
5. เสื้อกันหนาว

อุปกรณ์
1. อุปกรณ์การเขียน
2. กระดาษกราฟ สำหรับทำแผนภูมิต่างๆ
3. เอกสารสำเนา ทุกอย่างที่คุณส่งให้ลูกค้าของคุณ
4. HP 12C Calculator (เครื่องคิดเลข)

ของใช้ส่วนตัว
1. แปรงสีฟัน
2. อุปกรณ์โกนหนวด
3. ยาลดกรด
4. ยาแก้ไข้

เอกสารการเดินทาง บัตรเครดิต มือถือ และที่อยู่บริษัทลูกค้า

การจ้างงานที่ McKinsey ส่วนใหญ่แล้วที่ McKinsey จะพยายามหาคนที่เป็นหัวกะทิในมหาวิทยาลัยที่มีชื่อเสียงและโรงเรียนธุรกิจเข้ามาในบริษัท ในทีม Recruit จะมีการเข้าไปคุยกับสถาบันการศึกษาต่างๆเพื่อหาทีมงานเข้ามาอยู่ในบริษัท

ทักษะที่ McKinsey ต้องการส่วนมากจะเป็นทักษะการคิดวิเคราะห์และการสามารถแยกปัญหาใหญ่ออกมาเป็นปัญหาย่อยๆได้ คำถามในการสัมภาษณ์งานก็จะเป็นคำถามที่ไว้ทดสอบวิธีการแก้ปัญหาเช่น คุณจะรู้ได้ยังไงว่ามีปั๊มน้ำมันกี่ปั๊มในอเมริกา? ผู้ที่ถูกสัมภาษณ์ก็จะตอบเป็นวิธีคิดในการหาคำตอบเป็นต้น

การจัดการเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว
1.จัดการเวลาและวันหยุด ต้องมีวันที่หยุดจริงๆ 1 วันต่อสัปดาห์
2.ไม่เอางานกลับไปทำที่บ้าน (ทำให้เสร็จในที่ทำงาน ต่อให้ต้องอยู่ออฟฟิศต่ออีก 1 ชั่วโมง)
3.วางแผนการทำงานล่วงหน้า

5. ชีวิตหลังจากที่ออกจาก McKinsey

บทนี้จะเป็นการสัมภาษณ์คนที่เคยทำงาน McKinsey และตอนนี้ทำงานอยู่ที่อื่น ในมุมมองที่ว่ามองว่า McKinsey เป็นยังไง และเค้าได้อะไรจากการทำงาน McKinsey

Opinion
เป็นหนังสือที่อ่านสนุกดี สำหรับการเรียนรู้ว่าบริษัทที่ปรึกษามีแนวคิดและการทำงานอย่างไร รวมไปจนถึงเกร็ดเล็กน้อยเช่น Check List สำหรับการเดินทาง Business Trip

Device
เล่มนี้ผมอ่านเป็น Ebook เพราะมีจำนวนหน้าเยอะ ถ้าเป็นเล่มสิ่งพิมพ์ตอนที่จะซื้อเจอแต่ปกแข็ง เล่มค่อนข้างหนา

Writer
Ethan M. Rasiel