AS Tallinna Krematoorium — digirevolutsionäär matuseteenuste valdkonnas
Lugu aegade hämarusse ununenud valdkonna ärkamisest digiasjastusse.
On üks salapärane ärivaldkond, millest igapäevaselt ei räägita. Siin ei mõjuta klientide arvu majanduskriisid ega muutuv poliitiline suundumus, vaid ajaratas veereb oma kindlal rajal. Siin ei ole innovatsiooni ega e-riiki, vaid on veerandsada aastat muutumatu töörutiin.
Tallinna ja Tartu Krematooriumid, gotoAndPlay ning NOPE Creative tulid kokku, et tuua see unarusse jäetud valdkond üle digiajastusse. See pea kaks aastat väldanud projekt on tänaseks pärjatud kolme medaliga ning väärib lähemat tutvustamist, kuid mitte ainult sel põhjusel. Alates 2019 aasta veebruarist muutus surmatõendi väljastamise protsess, mis on samm edasi, et võimaldada matuste korraldamine digitaalsete vahenditega.
Äriprotsesside kaardistamine
Matusebürood on enamasti väikesed perekonnaärid, mida põlvest põlve edasi pärandadakse ning teenindavate klientide hulka ja sellega kaasnevat paberimajandust on seni sõna otseses mõttes peetud pastaka ja paberiga.
Matusetalituse protsess hõlmab aga algusest lõpuni lahti võetuna väga palju osapooli, kes kõik peavad omavahel sõlmima detailseid kokkuleppeid ning neist kindlasti ka kinni pidama. Iga sellise kokkuleppe kinnituseks tuleb teha mitmeid telefonikõnesid ning määrida palju-palju pabereid. Iga lüli selles ahelas annab võimaluse eksimusteks. Nii on teoreetiliselt võimalus, et lähedased seisavad kirstu ümber aga teenistuja ei ilmu kohale, või on kirstus hoopis kellegi teise vanaisa. Praktikas seda muidugi ei juhtu, sest nii Tallinna kui Tartu Krematooriumite töötajad on oma ala tõelised professionaalid, kes enda tööd laitmatult teevad. Digitaalsed vahendid saavad aga nende tublide inimeste töötunde otstarbekamalt jaotada, andes näiteks rohkem aega leinavate klientide nõustamiseks ja lohutamiseks.
Meie alustasimegi senise tööprotsessi detailsest analüüsimisest. Koostöös krematooriumi professionaalidega kaardistasime senise äriprotsessi kõik üksikasjad, leidsime kitsaskohad ning võimalused efektiivsuse tõstmiseks.
Eesmärgid
- Infovahetus operatiivsemaks
Kliendi valikud talletatakse digitaalses vormis, kus need muutuvad automaatselt töökäsklusteks teenuse erinevatele osapooltele. - Anda kliendile rohkem aega otsuste tegemiseks
Kliendil on võimalus eelnevalt tutvuda teenuse erinevate kaasnevate võimaluste, valikute, konsulteerida pereliikmete ja sugulastega. - Vähendada emotsionaalset stressi
Soovi korral saab klient tellimusankeedi täita talle turvalises keskkonnas ilma lisanduva stressita. - Parandada teenuse kvaliteeti
Elektrooniliselt täidetud ankeet välistab võimaluse, et tellimisprotsessid osapooled üksteist valesti mõistavad. - Vähendada inimlike eksimuste arvu
Kõikide osapooltega suhtlev lahendus vähendab senises tööjaotuste jadas tekkinud lünkasid, välistab võimaluse topelt-broneeringuteks. - Anda kliendile arusaadav ülevaade matusteenistuse kõikidest sammudest
Kliendil on võimalus võtta aega, et arvestada kokku teenusega kaasnevad kulutused, et teha tasakaalukad ja läbimõeldud otsused. - Säilitada teenuse diskreetsus ja personaalsus
Digilahendus ei asenda siiski konsultantide inimlikku suhtlust, tuge ja aastatepikkust kogemust nõustamisel.
Uus visuaalne keel on pehme ja rahulik
Tallinna Krematooriumi toonane olemasolev veebilahendus vastas täielikult ettekujutusele sellest, milline on üks tüüpiline matuseteenuseid vahendav veebileht — see oli sünge, tuhm ja depressiivne. Suuresti aitas selle mulje tekitamises kaasa fotomaterjal.
Meie järgmine samm oligi luua kvaliteetne ning helge tonaalsusega fotomaterjal kaunitest kabelitest ja tseremooniaruumidest. Mahutasime enda kontorisse sadu urne, et need uue veebilahenduse jaoks üles pildistada. Kui varasem pildimaterjal andis hämara ettekujutuse sellest, mis kuju või värviga need esemed tegelikkuses on, siis nüüd võib valiku teha juba täies teadmises.
Pastelne värvipalett, intuitiivne kasutuskogemus, kabelite virtuaaltuurid
Kui uue lahenduse infoarhitektuur oli paigas ning sisumaterjalid kokku koondatud, asusime looma prototüüpi. Loodud veebileht pidi koondama kogu asjasse puutuva informatsiooni ja valikud nii Tartu kui Tallinna krematooriumides, et anda kliendile võimalus planeerida lähedase ärasaatmist endale sobivas tempos, turvalises keskkonnas, pidada vajadusel nõu sugulaste ja pereliikmetega.
Et otsustusprotsessi veelgi lihtsustada, lisasime veebilehele 360° virtuaaltuurid kabelitest ning tseremooniaruumidest. See on eriti kasulik võimalus neile, kes viibivad selle küllaltki ajakriitilise sündmuse planeerimisel kodust eemal.Täna on kliendil võimalus matused kuni viimase üksikasjani planeerida, korraldada ja läbi viia digitaalselt, ainult ühe digiallkirja alusel. Veebileht on kliendi jaoks mugav kasutada igas seadmes ning ekraanisuurusel, see annab hea võimaluse vajadusel kiiresti tehtud valikud või teenuse osapoolte kontaktid ja asukohad üle vaadata.
Säilib teenuse diskreetsus ja personaalsus
Matuste planeerimine on miski, milles teadmatus on õnnistus ning digitaalsed lahendused ei ole mõeldud asendama konsultantide sooja suhtlust, emotsionaalset tuge ja aastatepikkust kogemust. Digitaalsed lahendused võtavad konsultandilt ära kohustuse tegeleda paberimajanduse kuhjadega, kinkides seega juurde aega, mille saab nüüd täielikult pühendada leinavate klientide nõustamiseks.
Erinevad väljad kliendi tellimusvormis muudetakse süsteemi poolt automaatselt ülesanneteks krematooriumi töölaual koos kõigi asjassepuutuvate detailidega — teenuse tüüp, osutaja, koht, aeg. Tellimused omakorda muudetakse automaatselt arveteks, nende edasist käekäiku juhib aga süsteemiga integreeritud raamatupidamistarkvara.
Paindlik digitoode toob innovatsiooni matusteenuste tööprotsessidesse
Niisiis kremaatorium.ee on palju rohkem kui pealtnäha paistab. Selle kasutajasõbraliku ning informaatiivse veebilehe taga on nutikas äritarkvara, mis kõik protsessi osad omavahel tervikuks seob, muutes selle atraktiivseks digitooteks teistele valdkonna teenusepakkujatele nii meil kui mujal. See avab aga Tallinna Krematooriumi jaoks palju uusi uksi ning võimalusi, kuna hämarad ajad matuseteenuste valdkonnas kestavad mujal maailmas edasi.
Lihtne, intuitiivne ning meeldivalt helge kasutajaliidese disain aitab meie klientidel matuseteenistusi planeerida ilma lisanduva stressita. Leiame, et lahendus kergendab rasket koormat emotsionaalselt väga keerulisel ajal.
Digitoode annab meile võimaluse viia juba väljatöötatud lahendused Läti, Leedu, Soome ja Rootsi matuseteensute pakkujatele. Toode on piisavalt paindlik, et kohandada seda ettevõtte suuruse, teenuseprotsesside või kohaliku seadusandlusega vastavaks.
Lauri Maldre
Tallinna Krematoorium AS
Kui soovid meie tegemistest rohkem kuulda, siis kirjuta meile julgelt aadressile info@nope.ee. Parem veel — tule meile külla ja arutame juba kohvitassi taga edasi.
Meie projektidega saad tutvuda Behance’s ja Dribbble’s, teenuste ja tegevusala kohta täpsema info leiad nope.ee
