Como desenvolver um mindset para uma produtividade incrível!

10 dicas e meia para (tentar) te ajudar a melhorar sua organização

Alguns dias atrás, conversando com uma amiga, estava explicando algum processo meu para gerenciar um dos eventos que ajudo a organizar. Ela me interrompeu e questionou: “como você consegue cuidar de tanta coisa? E de forma tão organizada?”. E não foi a primeira vez que ouvi questionamentos sobre a minha produtividade. Por fim, essa pessoa acabou me motivando a finalmente escrever esse artigo.

Para mais conteúdos de Tecnologia, Design, Ciência nós estamos no https://www.coletividad.org (em inglês)

Apenas para ilustrar, além do meu trabalho oficial no Campus São Paulo, o espaço do Google para empreendedores, lidero o Silicon Drinkabout SP (e tenho tentado colaborar com as outras cidades), sou voluntário no CreativeMornings SPO, facilitador no Techstars Startup Weekend no Brasil e participo de várias e diversas iniciativas relacionadas a comunidade ZeroOnze Startups.

Há uns quatro anos, comecei de fato a me preocupar com a forma como eu me organizava. Afinal, com frequência eu me atrasava para reuniões, esquecia tarefas simples ou quem havia ficado responsável por alguma atividade dentro do time. A forma como eu trabalhava na época estava realmente me prejudicando.

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Eu achava que o problema era fazer muita coisa ao mesmo tempo.

Por isso, comecei a querer me tornar mais produtivo e organizado para ser capaz de fazer mais coisas, abraçar mais projetos e causas sem deixar nenhuma bola cair e isso me motivou a começar uma longa jornada de aprimoramento.

Na base de muitos testes, de processos e ferramentas, cheguei à forma (em constante evolução) como eu faço as coisas hoje.

Mindset Produtivo

Adianto que não vou apenas dar sugestões de mil ferramentas para você incluir na sua rotina. Antes de usá-las, é essencial ter o mindset produtivo. Porque, ao fim do dia, o que vai valer é: o quanto você se importou em se manter organizado? Esse é o primeiro passo.

No fim do dia, o que vai valer é: o quanto você se importou em se manter organizado?

Por isso, abaixo coloquei algumas dicas para você enxergar sua rotina de uma forma diferente e se tornar muito mais eficiente nas tarefas do dia a dia.

1. Tenha consciência do seu tempo

O tempo é escasso e valioso e manter esse pensamento ajuda a planejar o seu dia. Isso significa que você deve saber inclusive quanto tempo gasta para fazer as coisas básicas da sua vida, como o tempo de banho, tempo para se arrumar pra sair de casa, tomar café da manhã, o trajeto até seu local de destino, chegar em sua mesa e de fato começar a trabalhar, almoço e janta, academia e até o tempo antes de dormir.

Pode parecer exagero, mas você de fato deveria estar observando tudo isso porque, com essas informações em mente, você começa a tomar decisões mais acertadas para planejar o dia. Foi fazendo isso que passei a raramente me atrasar para compromissos e deixei de viver estressado com o tempo.

E, principalmente, não se engane dizendo que você faz algo em menos tempo do que realmente faz.

Depois de desenvolver essa habilidade, você conseguirá inclusive medir o tempo de coisas mais complexas e isso organizará boa parte da sua semana, mês e ano.

2. Não se afogue em ansiedade

Não adianta você colocar dez coisas para fazer em um único dia e apostar corrida contra o relógio pra terminar. Isso só te deixa desesperado e faz você abandonar o seu método de organização por achar que ele não funciona.

Seja gentil consigo mesmo, aloque tarefas adequadas ao tempo disponível e já informe (se necessário) a qualquer um envolvido que as outras ficarão para amanhã ou depois. Dessa forma você diminui sua ansiedade e a do outro. E não se culpe se não deu para terminar algo, tenha uma boa noite de sono e continue. Ninguém vai morrer.

Aqui cabe o conselho extra de aprender a priorizar tudo que você faz de forma inteligente. Deixo a dica de leitura do que a Sheryl Sandberg fala sobre isso: Ruthless Prioritization.

3. Crie um padrão para sua rotina

Defina em que período do dia fará cada bloco de tarefas. Você pode separar para a parte da manhã, por exemplo, as reuniões, e-mails e leituras e, para a parte da tarde, o que for produção, como textos, documentos e planilhas. Ou ainda e-mails e produção de manhã e reuniões só à tarde. Tanto faz, faça da forma que você mais se sinta mais confortável. Claro que, às vezes você é demandado para reuniões em períodos diferentes. Sem problemas. Rearranje a agenda de acordo com essa alteração. O que nos leva ao próximo ponto.

4. Flexibilidade

É você que determina o quanto terá de flexibilidade em seu dia-a-dia sem perder produtividade. Arrume sua agenda de forma a ter espaços um pouco mais flexíveis. Vive fazendo ligações e reuniões? Não tem problema, coloque espaços de 15 minutos entre uma e outra. Isso permite readequar, respirar, fazer anotações e outras pequenas atividades.

5. Saiba dizer não

É você que determina as interrupções da sua vida. Nem vou cair no clichê de falar sobre redes sociais e coisas que matam a produtividade. Estou falando aqui das outras interrupções, aquelas demandas que deixamos de dizer “não” por educação, vergonha ou bondade.

Ligação que você não esperava e não é urgente? Rejeite-a. Envie uma mensagem educada dizendo que está ocupado. Assim a pessoa pode adiantar por escrito, seja em um e-mail ou WhatsApp. Assim você vê depois, naquele espaço flexível entre as tarefas.

O mesmo vale para áudios. Informe que você não pode ouvir naquela hora e que a pessoa pode escrever ou você poderá ouvir mais tarde. Áudio é uma das coisas que mais engaja, faz você ficar preso e não conseguir fazer outra coisa enquanto ouve. Por isso deixe para as horas certas. Lembre-se: tudo a seu tempo. O tempo do outro não vale mais que o seu, portanto se ele não pode escrever e você não pode ouvir, ele que aguarde.

6. Todo o tempo é valioso

O tempo é muito caro, sobretudo com a quantidade de informações e tarefas que temos hoje em dia .Isso significa que você pode usar momentos “inúteis” do seu dia de forma produtiva. Enquanto eu me arrumo de manhã, deixo um podcast tocando ou um livro do aplicativo 12minutos. Enquanto vou no banheiro, costumo ler algum artigo salvo ou um livro. No trajeto para qualquer lugar, aproveito para ouvir um artigo ou simplesmente relaxo para os próximos passos com alguma música. Quando almoço sozinho, assisto um seriado previamente baixado. No Uber, caso eu esteja afim de conversar, aproveito para validar visões de mundo diferentes com o motorista.

A lição aqui é fazer algo, não necessariamente o mesmo que eu. ;)

Ps: ficar no WhatsApp, Facebook e Instagram não é fazer algo útil.

7. Ferramenta tem que ser automatização ou terceirização de controle

Qualquer ferramenta tem que ser pensada como algo que facilite, tirando algo das suas mãos ou que te traga controle total para algo que você não quer ter que ficar pensando e lembrando. Cito exemplos:

• Trello/Asana/Wrike/Etc: essas ferramentas tiram a necessidade de ter de ficar lembrando as suas tarefas constantemente ou de recordar quem no time está responsável pelo quê. Entre outras funções configuráveis, elas também automatizam o processo de cobrar o status das atividades da equipe. Com isso, você substitui o seu famigerado caderninho de tarefas escritas à mão e extingue sua necessidade de marcar reunião pra saber status de tudo.
• Google Calendar: o calendário do Google não apenas organiza sua agenda, como libera sua mente de armazenar datas e detalhes dos seus compromissos. Você só vai lembrar na hora que olhar sua semana. É a ferramenta que matou os calendários de mesa e parede, além das (quase) esquecidas agendas de brinde da firma e até dos coloridos post-its colados na tela do computador.

Usei apenas dois exemplos, mas a intenção é ilustrar como você deve inserir qualquer ferramenta em sua vida e também refletir se tem algo que você faz hoje que uma ferramenta poderia facilitar.

8. Não perca tempo procurando coisas

Uma das coisas mais importantes do meu dia-a-dia é que eu sei exatamente onde encontrar cada coisa que preciso. Eu não perco tempo fuçando meu e-mail, meu Google Drive, meu caderno ou mesmo meu armário.

Eu sei onde está absolutamente tudo que preciso.

E não é porque tenho uma memória incrível, nem perto disso, é porque eu guardo cada tipo de coisa no mesmo lugar sempre e deixo aquilo organizado. Meus e-mails tem tags, artigos salvos estão em um lugar específico, notas em outro, arquivos no Google Drive com pastas para cada projeto e títulos fáceis de procurar. E assim segue a lógica. Eu posso não saber exatamente o nome do que estou procurando, mas sempre sei que está em um lugar padrão.

9. Faça escolhas conscientes

Ouvi esse conselho da inspiradora Cris Junqueira, cofundadora do Nubank, em um evento fechado no qual perguntaram como ela lidava com duas filhas e sua agenda de eventos ao mesmo tempo em que administra uma das startups que mais cresce na América Latina.

A resposta dela foi essa: faça escolhas conscientes.

A explicação é simples. Precisamos parar de nos martirizar pelas as coisas que deixamos de fazer em razão do tempo que não temos. Se você estiver minimamente organizado, tomará as decisões certas sobre como usar seu tempo. E essas decisões são suas. Logo, não se martirize por elas.

Para quem escolhe empreender, como a Cris, isso se traduz em ter decidido dedicar anos de sua vida para construir uma empresa e um sonho em que ela acredita e dedicar um pouco menos de tempo com as filhas. A escolha consciente significa que ela não sofre por isso e, principalmente, faz com que ela aproveite da melhor forma cada segundo que tem com suas meninas.

No momento em que escrevo esse texto a Cris está de férias com suas filhas, pela primeira vez em 4 anos, e completamente incomunicável.

10. Não se culpe

É fato que às há deslizes. Não se apegue demais e não se culpe. Você não vai conseguir seguir tudo sempre. E não tem problema. Crie o hábito, volte para ele quando você fugir e reflita sobre o que pode melhorar para que você evite cada vez mais as escapadas.

Acredito que essas dicas já são bem úteis para começar a fazer mudanças e para refletir sobre como está se organizando mentalmente e vivendo seus dias.

Não vou estender os detalhes sobre as ferramentas que eu uso senão esse texto não termina nunca, mas prometo que terá uma segunda parte, na qual explicarei como utilizo cada ferramenta.

Vale lembrar duas coisas antes de finalizar. A primeira é que minhas dicas e ferramentas não são perfeitas. Há várias coisas que eu adoraria melhorar e ainda não sei como. Existem partes da minha vida que eu ainda não tenho conseguido ser eficiente como gostaria.

O importante é que eu continuo sendo extremamente curioso e aberto a testar coisas e jeitos novos de fazer. Vivo avaliando ferramentas novas ou mudando algum processo para verificar se tem algo que poderia fazer melhor. Só para exemplificar, estou escrevendo esse texto no Ulysses, que estou utilizando pela primeira vez. Procurei por boas ferramentas para aumentar minha produtividade na escrita, e gostei dessa para testar. ;)

A segunda coisa é que nada disso que escrevi significa que eu trabalho oito horas por dia. Faço tudo o que eu disse e ainda curto a vida no resto das 24 horas. Aliás, para fazer tanta coisa, troco boas partes da minha vida pessoal para me dedicar às várias frentes de trabalho que gosto e acredito ter impacto na sociedade.

Dica extra!

Não tenha receio de parar para organizar as coisas. O Eric Santos, da ResultadosDigitais, diz que tenta parar todos os dias durante duas horas para observar a empresa, as informações que ele possui, números, dados e afins, com o intuito de continuar melhorando sempre.

Todos os dias.

“Não é um dia dividido em vinte e quatro horas, de hora em hora em sessenta minutos e cada minuto subdividido em sessenta segundos? Agora, em 86.400 segundos muitas coisas podem ser feitas.” — Alexandre Dumas

Agradecimentos a Lilian Natal que me motivou a escrever. :)