Jen málo manažerů opravdu rozumí účetnictví. Ale většina podnikatelů i manažerů poměrně dobře rozumí hospodaření, ekonomice a obchodu. Jak je to možné? Vždyť účetnictví je právě nástroj pro kvalitní evidenci, analýzu a vyhodnocení hospodaření a vůbec činnosti firmy.
- Co je příčinou poměrně značné neoblíbenosti účetnictví mezi manažery?
Historické souvislosti
V našich zemích bývalo účetnictví vždy především nástrojem švindlování, podvodů a lakování skutečnosti na růžovo. Zažil jsem mnohokrát umělé vytváření tržeb a výnosů jenom proto, aby se splnil plán. Po revoluci se zase naopak obrátilo proti podnikatelům jako nástroj finanční kontroly a daňové represe. Není divu, že podnikatelé a manažeři nepojali k účetnictví příliš důvěru. Účetnictví se stalo opět nástrojem pro kamuflování.
Ztraceno v překladu
Ne náhodou je účetnictví plné pojmů, které dnes nejsou příliš srozumitelné. Rozvaha, má dáti, dal, podvojné apod. jsou pojmy, pod kterými si dnes člověk těžko něco představí. Ale buďte klidní, většina účetních má celou řadu pojmů nabiflovanou a mechanicky je používá, aniž by jim opravdu rozuměla. Mechanická aplikace pravidel účetnictví vede často k výsledku, ale porozumění chybí. Angličtina má v tomto velkou výhodu, protože používá výrazy, které opravdu dávají smysl.
Dělá se z toho věda
Účetnictví je složité. Kdo se v tom má vyznat. Účetní mluví jiným jazykem. Tohle jsou běžné verze pohledu manažerů a majitelů firem na tuto disciplínu.
.. a účty, účty .. a účty
A když už se náhodou dopracujeme k pochopení principů, vstoupí do toho stovky účtů a …. spadla klec.
2. Účetnictví patří mezi základní pilíře finanční gramotnosti
Účetnictví je velmi stará disciplína. Různé způsoby vyúčtování a účtování se používají již od doby mnoho tisíc let před naším letopočtem. S vynálezem podvojného účetnictví přišel roku 1494 Luca Paciolli a tento systém se od té doby používá bez nějakých zásadních změn až dodneška. Z toho plyne důležitý závěr. Buď je to podvojné účetnictví za A: tak geniální, že vlastně dodnes nebylo překonáno anebo za B: ta disciplína je tak zkostnatělá a konzervativní, že se vlastně vůbec nevyvíjí. Jistě, A je správně. I když my, co se zabýváme účetnictvím více než 30 let, zvedáme ruku i pro B. Nicméně je pravda, že zatím nikdo nic chytřejšího nevymyslel, a proto je na čase trochu se s touto geniální věcí seznámit.
Mimochodem, Jára Cimrman vytvořil na začátku minulého století systém “trojného” účetnictví. Tento systém ještě u každé transakce zohledňoval parametr “BOHATSTVÍ/CHUDOBA”, podle toho, k čemu příslušná účetní transakce směřovala. Ten systém se velmi dobře uchytil u některých podnikatelů z první republiky. Velká hospodářská krize ho ovšem definitivně pohřbila. Nikomu se nelíbilo, kam účetní transakce ukazují. A do té doby mezi bohatými oblíbený systém naprosto upadl.
Je bohužel chyba našeho školství i systému, že nás už od útlého věku nevede ke kvalitní finanční gramotnosti. Pokud pojem účetnictví nahradíme slovem vyúčtování, tak jsme u pojmu, který zná každý a poměrně od ranného věku se s ním setkává. Pravidelně ho děláme a často ja na něm závislá celá řada důležitých věcí — domácnost, vztahy s kamarády, vztahy mezi partnery, investice do majetku, organizace oslav či setkání, dovolená apod.
Účetnictví je nástroj pro rozhodování a řízení. Nikoliv prostředek jak někomu ukázat, že je všechno v pořádku. Příliš jsme se zaměřili na propojení účetnictví a daní a zapomněli jsme, že účetnictví nám má pomáhat rozhodovat se v klíčových okamžicích podnikání, ale i soukromého života. Nerozumíme výstupům z účetnictví. Dnešní Výsledovka a Rozvaha jsou výkazy, ke kterým si marně hledáme nějakou pozitivní cestu a jen ztěží v nich najdeme nějaké smysluplné, logické či analytické informace. Na druhou stranu, většina dnešních účetních systémů žádné další smysluplné výstupy v podstatě nemá, protože se v devadesátých letech autoři zaměřili na pořizování dokladů a jejich správné zaúčtování namísto zobrazování vývoje, trendů apod. Tím pádem většina systémů také vypadá naprosto stejně. Mnohořádkové složité tabulky lemované zleva či shora volbami MENU, do kterých po mnohonásobném kliknutí můžete zapsat kýžený údaj. Před 25 lety, kdy grafické možnosti počítačů byly velmi omezené se to dalo pochopit, ale čím vysvětlit, že ty systémy (slavné ERP) se dnes po takové době na Vás tváří prakticky stejně?
Chcete rychle vědět jak se vyvíjí prodej konkrétního produktu v posledních letech? Kdo ho kupuje? Jaké jsou trendy v regionech? Potřebujete rychle vývoj hlavních zákazníků za posledních 5 let, včetně grafu? Takové a podobné informace dnes z účetního systému vydolujete jen obtížně. Takže si data vyexportujete do excelu a tam si to složitě zpracujete nebo připravíte. Případně si pořídíte nějaké drahé BI (Business Inteligence modul), prostřednictvím kterého si z Vašeho dinosaura vytáhnete to, co Vás zajímá.
3. Rozvaha, co to sakra je?
Je to divné, ale v dnešní době se s pojmem rozvaha setkáte pouze v účetnictví a potom při posuzování způsobu uvažování. Jak se říká jednat s rozvahou. Pokud si myslíte, že to spolu nějak souvisí, tak bohužel ne. Původní pojem BALANCE SHEET, který představuje VYROVNÁVACÍ VÝKAZ, někdo přeložil jako Rozvahu, což je pojem používaný v minulosti pro BILANCI. Bilance je ale dnes chápána jako přehled o celkovém stavu nebo nějaké činnosti. Balance sheet je přeci jenom něco jiného. Prostřednictvím vyrovnávacího výkazu potřebujeme dát do rovnováhy majetek a zdroje, ze kterých jsme jej pořídili nebo získali. Zákon zachování hmoty a energie platí i v účetnictví. Nic nevzniká z ničeho.
Mám-li auto, buď jsem jej zdědil či dostal od rodičů (nebo někoho jiného), koupil si ho za vlastní peníze, anebo za půjčené peníze. Tady vidíme hned tři možné zdroje, které mohly stát za skutečností, že se vozím po světě v nějakém fáru. První i druhý případ je v podstatě moje jmění, takže vlastní zdroje. Nebudeme si komplikovat život tím, že bychom pátrali, jak jsem ke jmění přišel. U firem i v soukromém životě je celá řada klasických i exotických variant. Ve třetím případě je zdroj cizí, kterým může být úvěr, půjčka, dluh vůči někomu apod. Důležité je, že ve vyrovnávacím výkaze (Rozvaha) musí logicky obě strany pasovat.
Rozvaha, pokud je dobře zpracovaná a zobrazuje všechny významné hodnoty na obou stranách, je docela dobrý výkaz, který perfektně poslouží pro rekapitulaci toho, jak na tom celkově jsme. Tím ovšem není míněn oficiální výkaz Rozvaha. K němu potřebujete ještě vysvětlivky a účetní, jinak jste ztraceni. Pokud vlastní jmění (nazýváme dnes kapitál) není nula nebo snad dokonce mínus, svědčí to o tom, že nejspíše něco doopravdy vlastníte. To se ale může rychle změnit. Pohled do jedné rozvahy k jednomu datu je poměrně omezený a proto je vždy lepší vidět srovnání výkazu letos, vloni, předloni. Jedině tak získáváte skutečnou informaci o vývoji, nezbytnou pro rozhodování.
4. Podvojné účetnictví, a to má být co?
Podvojné a jednoduché účetnictví. Abyste pochopili ten první výraz, musíte se ponořit do literatury a zjistit, že podvojný znamená “mající dvě části”. Což je sice hezké, k bližšímu pochopení vás to ale neposune. Druhý výraz “jednoduché” je ještě více zavádějící. Nejlepší charakteristikou pro jednoduché účetnictví je výraz “peněžní” účetnictví. Zachycuje zkrátka jenom pohyby peněz.
Naproti tomu podvojné účetnictví by se správně mělo jmenovat dvoustranné účetnictví. A sice proto, že se na každou transakci, událost nebo pohyb díváme vždy ze dvou stran. Nejlépe to pochopíte na situaci, kdy manžel přijde domů a chlubí se manželce “Podívej, mám nový telefon”, a ona na to “No, tos zase utratil peněz co?”. To je takový pěkný příklad dvoustranného pohledu na účetní transakci. A takto se vlastně v podvojném účetnictví díváme na všechno. Nákup materiálu je vlastně získání materiálu, ale současně také výdej peněz za materiál, půjčka je získání peněžních prostředků, ale současně také vytvoření dluhu atd.
5. Rozvahové události
Mezi rozvahové události patří celá řada běžných transakcí, při kterých dochází především k těmto změnám:
- majetek mění svoji podobu
- navyšujete majetek, ale někde si na to berete
- snižujete majetek a vracíte co dlužíte
- dluhy (zdroje) řešíte jinými dluhy (vytloukáte klín klínem)
Rozvahové události samy o sobě se v podnikání samostatně vyskytují jenom jako součást celkového fungování firmy. Podnikání je zaměřeno především na “vynakládání úsilí a prostředků za účelem dosahování zisku”. Je nám jasné, že pouhým přesouváním majetku nebo dluhů asi tento záměr nenaplníme. Ptal se mě jednou podnikatel, jestli vynakládání úsilí, jehož výsledkem je ztráta je také podnikání. Řekl jsem mu, že pokud na záčátku měl záměr provozovat činnost za účelem ztráty, o žádné podnikání se nejednalo a ani z pohledu daňového či živnostenského zákona se nejedná o živnost. Ale dokazujte to úředníkům.
6. Spotřeba a produkce (náklady a výnosy)
Tady už se dostáváme ke skutečné činnosti, podnikání, výrobě, obchodu … Zkrátka k aktivitám, při kterých spotřebovávám zdroje, které mám, abych dosáhl výnosů, ideálně vyšších než kolik byla spotřeba. Každá spotřeba je reprezentována několika transakcemi:
- spotřeba majetku (ubývá mi materiál a roste jeho spotřeba)
- spotřeba práce (někdo vynakládá práci a já mu za to dlužím)
- spotřeba služby (někdo mi dodává služby a já mu za to dlužím)
Trochu specifickým je v této logice zboží, které je majetkem, nicméně pro další podnikání jej nijak nespotřebováváte, ale prostě ho jenom berete ze skladu a jeho hodnotu započítáváte proti tržbě jako náklady na pořízení zboží.
Spotřeba má samozřejmě druhou stranu celého podnikání a tou jsou výnosy v podobě tržby za produkty, zboží nebo služby. Tržba má obvykle dvě podoby. Při prodeji na fakturu je výnos současně vznikem pohledávky za zákazníkem. Při hotovostním prodeji pak výnos reprezentuje přímo nárůst peněz (majetku) v pokladně.
Asi není potřeba zdůrazňovat, že cílem podnikání je dosahovat toho, aby spotřeba (náklady) byla nižší než produkce (výnosy). Tím totiž dosahujeme hospodářského výsledku v podobě zisku. Dnešní praxe a nesmyslnost výkazů vede často k deformaci výrazů a pojmů a moc mě baví výrazy typu “hospodářský zisk”, “záporný zisk” apod. Jak říká Tomáš Sedláček, největším projevem posedlosti dnešního světa po “růstu” je označení poklesu jako “záporný růst”.
Rozdíl mezi náklady a výnosy byste měli vždycky vidět v nějakém smusluplném porovnání, rozčleněném logicky podle druhů s důrazem na podrobnější členění právě těch skupin nákladů a výnosů, které jsou nejvýznamnější. V praxi to bohužel tak není, takže hurá na excel. Kontingenční tabulky jsou dnes standardním, pracným a komplikovaným reportingovým nástrojem.
7. No a pak jsou tam ty účty
Až do doby, než se začnou používat účty a jejich čísla, se celá řada lidí dokáže v účetnictví jakž takž zorientovat. Jenže právě! Jazyk účetních se během mnoha let transformoval zrovna do těch čísel. “To dáme na dvěstějedenáctku proti šestsetdvojce, to je jasné”. Každé účetní je to samozřejmě jasné. Pro normální smrtelníky, manažery a majitele firem je tohle ten “zabiják”. V překladu to znamená, že tu tržbu v hotovosti dáme do pokladny. Přitom to není tak složité. Každý účet má na začátku číslo skupiny, která definuje, o jaký typ (jakou třídu) účtů se jedná.
Pak už jenom účtovou třídu 2 — finance rozděluji na “moje” a “cizí” a třídu 3 na “dlužím já jim” a “dluží oni mně”. S trochou cviku do toho rychle proniknete a ohromíte svoji účetní větou “Víte, paní Čermáková, já bych to asi měl raději na třistasedmdesátosmičce než na třistapatnáctce”. Účetní sklapne a řekne “Jistě pane řediteli”.
Když pochopíte účetnictví, bude se Vám všechno ve firmě zdát přehlednější. Pořídíte si nějaký kloudný reporting a budete si hrát s čísly. Budete přemýšlet o nákladových skupinách, o jejich vývoji, proč se děje toto a proč tamto. Možná přijdete na to, kam se Vám vytrácí zisk. “Jak je to možné, že pořád zvedáme obrat, dodáváme čím dál víc, ale zisk nám klesá?” To jsou věty, na které si budete umět odpovědět. Ale hlavně budete moci dělat podložená rozhodnutí, nebude Vás nikdo vodit za nos a především… nebudete překvapeni, protože dávno zachytíte ty změny, které se plíživě na účtech objevují a něco signalizují. A vy jste jim doteď nerozuměli.
Hodně zdaru a úspěchu a pamatujte: nemusíte rozumět všemu. Třeba takové náklady příštích období nebo dohadné účty pasivní si nechte na později. Pokud budete vybírat nějaký kurz účetnictví, dejte hodně na doporučení někoho, koho znáte. Kurzy účetnictví jsou strašné zabijáky. Mohli byste dosáhnout přesně opačného výsledku, než s jakým záměrem do toho půjdete.
Martin Plachý
NOVACLOUD, s.r.o.
