Liderar un equipo a distancia

Foto por 🇨🇭 Claudio Schwarz | @purzlbaum en Unsplash

En tiempos de pandemia y actuando de forma responsable, en Nowports tomamos la decisión de trabajar 100% remoto, permitiendo a nuestros equipos y a sus familias protegerse de este nuevo virus que tanto nos está afectando a todos.

Sabemos que tenemos un equipo sumamente responsable en el cual podemos confiar, junto con líderes capacitados que entienden cómo adaptar sus formas de trabajo a modelos remotos. Esto nos permite movernos hacia adelante con determinación y convicción, en un momento donde la incertidumbre golpea la puerta de muchas empresas.

Este post tiene la intención de compartir con ustedes cómo el equipo de líderes de Nowports ha adaptado exitosamente sus métodos para poder trabajar de forma 100% remota sin perder resultados, visibilidad, comunicación y sobre todo nuestra cultura e identidad como una de las nuevas startups mas fuertes de Latinoamérica.

Comunicación

La distancia no ayuda a generar vínculos, para que estos sucedan tiene que haber interacción entre las personas. Los equipos son fuertes cuando trabajan como una unidad y todos reman para el mismo lado.

Tampoco es fácil tener visibilidad del trabajo de nuestros compañeros, así como claridad sobre las prioridades y problemas sin que nos juntemos a hablar de estas cosas.

Es por esto que como líderes tenemos que trabajar en la comunicación, ya que es clave para poder trabajar de forma remota.

Estas son las acciones que incorporamos en los equipos de Nowports para tener un comunicación fluida que permita evitar los problemas anteriormente mencionados:

Reuniones

La mayoría de nuestros equipos, sean de tecnología o no, se mueven en torno a principios de metodologías ágiles, sobre todo SCRUM. Es por esto que tenemos varias de las reuniones que se tienen en los ciclos de SCRUM, como reuniones diarias, de refinamiento de tareas, de planificación de siguiente sprint y de retrospectiva.

Todas estas reuniones contribuyen al intercambio de los equipos, a tener claros procesos de trabajo y nos dan una gran visibilidad sobre el trabajo que se esta realizando y cómo se esta realizando.

Pero si bien SCRUM y sus reuniones nos aportan ya valiosos intercambios, cuando se trabaja a distancia es necesario un poco más, como generar otras instancias de intercambio que no están ligadas al trabajo en sí, sino a fomentar momentos amenos entre compañeros para el fortalecimiento del equipo.

Estas son algunas de las reuniones que hemos incorporado con este objetivo:

• Reunión de inicio de jornada (diaria, al iniciar del día). Esta permite vernos las caras, hablar algún tema poco importante y comenzar la jornada. No debe llevar más de 10 minutos.
• Reunion de fin del día (diaria, al final del día). Cariñosamente la llamamos sayonara. Similar a la de inicio del jornada, nos permite vernos las caras nuevamente, tener alguna charla amena o discutir algo interesante. No debe llevar más de 10 minutos.
• Reunion de integración de área (semanal). Cuando tienes varios equipos en tu área es necesario también que interactúen entre ellos. Es por esto que hacemos una reunión semanal donde todos participan, el objetivo es que generar conversaciones de cualquier índole y divertirnos un rato. Esta reunión puede llevar entre 15 y 30 minutos, lo importante es dejarla fluir, los temas surgen solos. Los lideres también pueden aprovechar esta reunión para dar comunicados a todos los equipos.
• Reunión de integración de empresa (semanal). No debe durar más de media hora. Puede tener una temática como ir disfrazados o mostrar algo de nuestros espacios. Esta es para que los temas fluyan, se presenten nuevos integrantes y se den comunicados a nivel empresa.

Esas son algunas de las practicas que incorporamos a nivel de reuniones que nos han dado excelentes resultados.

Claros canales de comunicación

Si un integrante tiene un problema o algo importante que comunicar, debe saber con certeza qué medio usar para hacer llegar ese mensaje.

Para esto, como líderes es importante tener definidos los canales de comunicación y cómo usarlos. Entre otras cosas, tenemos aclarar a nuestros equipos los siguientes puntos:

• Cuáles son los canales de comunicación de la empresa y cuándo se usa cada uno de ellos. Por ejemplo, utilizamos Slack para temas directamente relacionados a la empresa y el trabajo, con grupos de WhatsApp para avisos personales. También creamos canales de Slack para subtemas y áreas. Lo importante que esto esté claro y definido.
• Qué se debe comunicar y a quién. Por ejemplo: no es necesario que indiques que vas al baño, pero sí avisar que vas a estar comiendo la siguiente hora y no vas a estar pendiente a la computadora. No solo al líder, eso es útil para todo el equipo.

El concepto queda claro: no puede haber dudas sobre cómo y qué comunicar.

Presentaciones de libre participación

En estas instancias algún integrante presenta, de forma remota, un tema vinculado a la operación o funcionamiento de la empresa. Usualmente estas reuniones tienen un público dirigido y personas que deben participar de forma obligatoria, pero nosotros decidimos abrir muchas de ellas a toda la empresa, para que cualquiera que esté interesado pueda participar.

Estas presentaciones remotas fomentan el intercambio entre áreas y la posibilidad de que las personas conozcan en qué trabajan y colaborar con otros compañeros con los que no interactúan a diario.

Confianza

Si bien la comunicación es clave, confiar en tu equipo es igual de importante.

Como líder tienes que hacer tu trabajo habitual, sin preocuparte por si alguien está trabajando o no. Para esto necesitas un equipo en el que puedas confiar.

Si bien tienes varios mecanismos para poder seguir el trabajo de tu equipo, en nuestro caso SCRUM y algunas de sus instancias, una relación a distancia donde no hay confianza es sumamente dolorosa para ambas partes.

Desconfiar de un integrante de tu equipo es desgastante, se desperdicia mucho tiempo y la relación complicada puede impactar en el resto de tu equipo.

Arma tu equipo a partir de una confianza genuina, que todos los miembros puedan sentir y apreciar. Esto también promueve la colaboración entre ellos.

Herramientas

Es imprescindible que los integrantes cuenten con todas las herramientas necesarias para poder trabajar desde su casa con tranquilidad.

Desde laptop, audífonos, celular o un segundo monitor, asegúrate que cuenten con todo lo que necesiten para realizar su trabajo de la mejor manera posible.

Conclusión

En este artículo compartí con ustedes cómo logramos trabajar exitosamente a distancia dentro de Nowports y los que creemos son los pilares de este éxito; comunicación, confianza y herramientas.

¡Creemos que es importante en estos momentos tan difíciles contar de nuestra experiencia y que puedas tomar de la misma lo que te resulte útil!