¿Cómo aprovechar Excel para testing de datos?

Descubre las posibilidades que existen en las hojas de cálculo

Excel es una poderosa herramienta que cuenta con varias funciones para manejar datos, así que si aún no conoces todas las oportunidades que pone a tu alcance para este fin, te invito a seguir leyendo.😉

El valor de Excel para testing de datos

El testing de datos es una actividad en la que se puede invertir mucho tiempo y tener un sin fin de errores si se realiza manualmente, esto básicamente porque impide mantener el enfoque, provoca distracciones y existen más probabilidades de tener fallos (como hacer mal alguna cuenta o etiquetar en una categoría incorrecta). Sin embargo, esto tiene solución.

Herramientas como Excel y Google Sheets están a la altura de este escenario y son útiles para analizar bases de datos a través de una cómoda interfaz gráfica. Y para que sepas cómo lo hacen posible, en este artículo te explico todos los detalles.

Primero enumeraré algunos puntos positivos (y otros no tanto), luego desarrollaré las principales fórmulas que permiten obtener la mayor ventaja de sus funcionalidades y finalmente, daré algunos consejos que te ayudarán a usar mejor su interfaz.

¡Acá te va toda la información!👇

Ventajas y desventajas de usar Excel para hacer testing de datos

Ventajas:

• Tiene una interfaz visual de fácil uso.
• Cuenta con una lógica y una serie de fórmulas sencillas de usar.
• Es ideal para hacer análisis matemáticos y categóricos de los paneles de datos a evaluar.
• Cuenta con una comunidad muy grande que ayuda a resolver dudas.

Desventajas:

• Escalabilidad (dificulta procesar un gran volumen de datos).

6 funciones de Excel para gestionar datos

En cuanto a sus funcionalidades, quiero destacar algunas de las principales con las que cuenta para trabajar con datos:

1.BuscarV

Permite encontrar un elemento dentro de un determinado conjunto de datos, su nombre significa “Buscar Vertical” y se compone de lo siguiente:

• El elemento que marca por dónde se buscará.
• El panel de datos en donde se buscará el mismo.
• El número de la columna en donde se encuentra el elemento en sí.
• Verdadero/Falso (indica si el valor es literal o similar).

Su fórmula básica es: =BuscarV(A1;B2:E38;3;0).

2.Contar — Contara — Contar.Si — Contar.Si.Conjunto:

Esta función se refiere a:

• Contar: contabiliza el número de celdas que tiene contenido numérico.
• Contara: enumera la cantidad de celdas que tiene contenido de texto.
• Contar.Si y Contar.Si.Conjunto: la primera variable mide la cantidad de celdas con un determinado valor y la segunda, 2 valores como mínimo.

Sus fórmulas básicas son:

• =Contar([coordenadasDeCeldasAContar])
• =Contara([coordenadasDeCeldasAContar])
• =Contar.Si([coordenadasDeCeldasAContar];[celdaConElValorAContabilizar])
• =Contar.Si.Conjunto([coordenadasDeCeldasAContar];[celdaConElValorAContabilizar];[coordenadasDeCeldasAContar];[celdaConElValorAContabilizar])

3.Sumar — Sumar.Si — Sumar.Si.Conjunto

Sumar se refiere a casi lo mismo que Contar, la única diferencia es que es una función diseñada únicamente para medir valores numéricos.

Sus fórmulas básicas son:

• Sumar([celdasConCifrasASumar])
• Sumar.Si([celdasConCondicion];[CondicionEnSi];[celdasConCifrasASumar])
• Sumar.Si.Conjunto([celdasConCifrasASumar];[celdasConCondicion];[CondicionEnSi];[celdasConCondicion];[CondicionEnSi])

4. ABS

Es la abreviatura de “absoluto”. Ayuda a realizar operaciones con los valores absolutos de los números evitando que el resultado sea negativo.

5. Si

Sirve mucho para obtener los resultados de una prueba. Es útil para imprimir el resultado ya que es una función que en sí, lo permite.

Su fórmula es la siguiente:

• =Si([condición];[resultadoEnCasoAfirmativo];[resultadoEnCasoNegativo])

6. Y & O

Estas funciones son ideales para anidar otras que ya existen, como es el caso de Si. Mientras que la función Y sirve para que una Si tenga más de una condición, la función O permite que cumpla una u otra.

Para dejarlo más claro, te comparto estos ejemplos:

Función Y:

Función O:

Consejos para aprovechar Excel durante el manejo de datos

Ten un objetivo claro

En primer lugar, el consejo más evidente es tener un objetivo bien claro. Al tenerlo dispondrás de todo el conjunto de herramientas para concretarlo y podrás optimizar al máximo el tiempo.

Mantén todo en orden

Si bien Excel es una tecnología que obliga al usuario a ser más consciente sobre este punto, la realidad es que no siempre se lleva un orden referido al nombrar las hojas y respetar el orden cronológico de los datos, y esto es fundamental para que el mensaje final se comunique bien. Recuerda que es una herramienta de análisis y sin orden, no servirá de mucho.

Cuenta una historia

Aunque este último consejo es un poco evidente, ten en cuenta que cada mensaje que des se comunicará mejor si lo cuentas como una historia y para esto puedes aprovechar los datos. Cada vez que cuentes una historia (con datos incluidos), le darás protagonismo a la información y lograrás que tu trabajo sea mejor apreciado.

Comienza hoy mismo a sacar ventaja de Excel

La capacidad de Excel para gestionar datos es destacable, no por nada es usado también en otros ámbitos como el financiero, contable, estadístico y matemático para agilizar el trabajo diario y asegurar calidad en la información empresarial.

Así que si todavía no lo pones a prueba, ahora ya sabes por dónde empezar. Aprovecha sus funciones para testing de datos y cuéntame qué tal te va.

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