Manejo de stakeholders
La gestión de stakeholders implica la identificación, influencia y expectativa de los mismos. Estos influyen en los resultados del proyecto.
Pero… ¿qué es un stakeholder?
Un stakeholder o “parte interesada” es un individuo o grupo de personas responsable de un correcto funcionamiento dentro de una organización, con las actividades y toma de decisiones dentro de una empresa.
Teniendo definido esto, comprendemos que es importante la implementación de estrategias adecuadas para trabajar con stakeholders y llevar a cabo un proyecto.
¿Por qué la gestion de stakeholders es importante?
- Proporciona experiencia. Los stakeholders son los expertos en la empresa o negocio, por lo que su asesoría es muy valiosa.
- Reduce riesgos. Los stakeholders facilitan la identificación de riesgos y la definición de una estrategia para mitigarlos.
- Facilita la aceptación del proyecto. Tener conversaciones regulares con los stakeholders asegurará que estén enterados de las expectativas de entrega y los riesgos.
En base a mi experiencia administrando proyectos como Product Owner, he logrado identificar que la comunicación es uno de los factores más importantes. Es necesario crear una buena relación cumpliendo con las expectativas y objetivos acordados para el proyecto. Sin embargo, aunque esta sea nuestra visión, podemos experimentar impactos o resultados negativos.
Para evitar esto, se puede realizar un proceso de trabajo tomando en cuenta los siguientes puntos:
- Documentar la comunicación con stakeholders. A través de un documento de definición de producto (Product Definition Document), los intereses y solicitudes quedan registrados para acciones y consultas futuras.
- Cumplir con el proceso. Todos los comentarios y solicitudes del proyecto deben revisarse y aprobarse con transparencia. Así, los stakeholders saben lo que se espera, los cambios y alcance que puedan afectar el proyecto.
- Proporcionar reportes de estatus. Es importante mantener informados a los stakeholders con reportes frecuentes de los avances del proyecto. Esto facilita una comunicación proactiva, para saber si hay alguna inconformidad o va desarrollándose de manera correcta.
Otra estrategia para identificar puntos clave es el mapeo de los stakeholders, la cual parte del enfoque del proyecto. Cada stakeholder tiene su rol y área de interés, algunos tendrán más importancia para el proyecto y unas expectativas tendrán más impacto que otras.
Para realizar un análisis, podemos utilizar una matriz de influencia-interés, que se divide en cuatro secciones. En esta colocamos a los stakeholders en función de su nivel de interés e influencia.
La parte superior de la imagen se divide en dos secciones: mantener informado y administre de cerca. La mitad inferior de la imagen también se divide en dos secciones: contacto mínimo y mantener satisfecho.
Cualquiera que esté situado a la derecha de la casilla tiene más influencia, mientras que cualquiera situado cerca de la parte superior de la casilla tiene más interés. Si un stakeholder se ubica en la parte superior derecha, entonces tiene mucho interés e influencia, lo que los convierte en actores importantes en el proyecto.
Una vez clasificados los stakeholders, podemos priorizarlos por importancia para el proyecto. Hay que tomar en cuenta que esto puede ir cambiando a lo largo del mismo y podemos realizar este análisis en más ocasiones.
Los stakeholders son clave en el proyecto, ya que están dedicando tiempo y recursos. Por lo cual, sin una gestión adecuada, puede haber mucha desorganización y retrasos en el proyecto.
Me gustaría concluir mencionando que no siempre todo irá de acuerdo al plan, por lo que nos toparemos con situaciones difíciles. Para ello, me gustaría compartirles algunos tips que me han servido:
- Aceptar la autoridad del stakeholder. Hay que reconocer esa estructura jerárquica.
- Eliminar las emociones negativas. En caso de un desacuerdo, mantener la calma. Lo contrario puede afectar la relación con los stakeholders y el proyecto.
- Comprender la negatividad. Desarrollar empatía con los stakeholders puede ayudarnos a reconocer lo que sienten y facilitar acciones cuando no estén contentos.
- Consultar al stakeholder. Escucha lo que tengan que decir.
- Ser honesto. Siempre hay que ser claro de las necesidades del proyecto. Si algo no va por buen camino, es necesario abordar el tema.
