A arte de priorizar projetos e como evitar paralisia de análise

Nossas vidas são apinhadas de responsabilidades e oportunidades. Como decidir o que fazer e quando?

As vezes são tantos projetos e oportunidades que entramos em um estado conhecido como paralisia de análise, nesse estado, nós procrastinamos decisões e ações porquê não conseguimos lidar com o processo de escolher onde e como agir.

Intuitivamente calculamos a urgência de cada situação, isso funciona bem até um determinado ponto, porém, com vidas mais agitadas, é impossível decidir com clareza confiando somente em nossas mentes; acabamos, ou não decidindo, ou decidindo errado. As vezes atuamos em projetos que não são prioritários e deixamos surgir situações urgentes ou danosas por não fazermos o que precisava ser feito quando precisava ser feito.

Uma excelente maneira para se livrar desses cenários é usando um framework para ajudar no processo de tomada de decisão. Um método simples que podemos usar é a Matriz GUT.

A Matriz GUT é uma ferramenta de classificação que ajuda a avaliar cada projeto com base em três fatores críticos: Gravidade, Urgência e Tendência. A combinação desses fatores determina a prioridade de cada projeto, nos ajudando a decidir o que deve ser feito primeiro.

Exemplo

Imagine que você tem os seguintes projetos:

• A: Matricular crianças no colégio
• B: Concluir o TCC
• C: Faturar freela para empresa X
• D: Quitar financiamento do carro
• E: Começar academia
• F: Fazer check-up médico
• G: Aprender a programar com Javascript

Vamos atribuir uma pontuação de 1 a 5 para cada projeto com base nos critérios GUT:

Gravidade: Qual é a gravidade do problema que este projeto visa resolver? (1 = baixa gravidade, 5 = alta gravidade)

Urgência: Quão urgente é resolver o problema?
(1 = baixa urgência, 5 = alta urgência)

Tendência: Qual é a tendência de o problema piorar se nada for feito?
(1 = baixa tendência, 5 = alta tendência)

Projeto A: Matricular crianças no colégio.

Gravidade = 5 pontos, mexe com meus filhos que são minha maior prioridade.

Urgência = 4 pontos, se eu perder o prazo para matrícula, as crianças podem não conseguir as vagas no colégio. O mundo não acaba se eles forem para outro colégio, mas, não quero que eles passem por isso.

Tendência = 4 pontos, se nada for feitos nas próximas duas semanas, terei sérios problemas.

.-----------------------------------.--------.--------.--------.---------.
| Projeto                           | Gra(G) | Urg(U) | Ten(T) | GUT     |
:-----------------------------------+--------+--------+--------+---------:
| A: Matricular crianças no colégio | 5      | 4      | 4      | 100     |
'-----------------------------------'--------'--------'--------'---------'

Esse projeto ficou com a GUT de 100 pontos.

Projeto B: Concluir o TCC.

Gravidade = 4 pontos, universidade é sempre importante, preciso concluir isso pra andar com minha vida.

Urgência = 2 pontos, tenho ainda 1 ano para apresentar o trabalho, não preciso correr agora.

Tendência = 3 pontos, tem muito tempo, mas, se der mole, chego na reta final e não andei com isso.

.--------------------.--------.--------.--------.--------.
| Projeto            | Gra(G) | Urg(U) | Ten(T) | GUT    |
:--------------------+--------+--------+--------+--------:
| B: Concluir o TCC. | 4      | 2      | 3      |   24   |
'--------------------'--------'--------'--------'--------'

Esse projeto ficou como GUT de 24 pontos.

Projeto C: Faturar freela para empresa X

Gravidade = 5 pontos, preciso desse dinheiro para matrícula no colégio das crianças.

Urgência = 5 pontos, se não aproveitar essa janela de faturamento, vou ter dificuldade de fechar as contas do mês.

Tendência = 5 pontos, preciso mandar o boleto essa semana para não ter risco de problemas.

.----------------------------------.--------.--------.--------.---------.
| Projeto                          | Gra(G) | Urg(U) | Ten(T) | GUT     |
:----------------------------------+--------+--------+--------+---------:
| C: Faturar freela para empresa X | 5      | 5      | 5      | 125     |
'----------------------------------'--------'--------'--------'---------'

Esse projeto ficou como GUT de 125 pontos (pontuação máxima).

Se colocarmos os projetos em uma tabela só, temos uma visualização bastante direta do que é prioritário e embasada do que é prioritário e conseguimos engajar mais na execução e menos na análise.

.----------------------------------------.--------.--------.--------.-----.
| Projeto                                | Gra(G) | Urg(U) | Ten(T) | GUT |
:----------------------------------------+--------+--------+--------+-----:
| C: Faturar freela para empresa X       | 5      | 5      | 5      | 125 |
| A: Matricular crianças no colégio      | 5      | 4      | 4      | 100 |
| B: Concluir o TCC.                     | 4      | 2      | 3      | 24  |
| F: Fazer check-up médico               | 3      | 2      | 2      | 12  |
| E: Começar academia                    | 2      | 2      | 2      | 8   |
| D: Quitar financiamento do carro       | 2      | 1      | 2      | 4   |
| G: Aprender a programar com Javascript | 1      | 1      | 1      | 1   |
'----------------------------------------'--------'--------'--------'-----'

Faz sentido pra você o método GUT? Acredita que agregaria valor para sua rotina?

É possível fazer esse controle com uma simples planilha como você viu aqui, mas, podemos usar isso como a base para todo um sistema de gerenciamento de projetos com o Notion. Como esse que criei:

Gostou? Ele está disponível como template aqui, se quiser dar uma força, o precinho é bem camarada, não vale o trabalho de você reproduzir manualmente no Notion :)

Se tiver alguma dúvida ou sugestão, só deixar nos comentários. Espero que o artigo tenha sido útil.