Gsuite for education: Dell’utilità di un foglio di calcolo per l’admin alla console e il popolamento del sistema (parte seconda)

Si è visto in precedenza come costruire un “foglio di calcolo” per tenere velocemente sotto controllo la popolazione del sistema, in abbinamento alla “console” della GSuite for Education. Questo articolo si propone di completarne il discorso.

Può succedere soprattutto nelle organizzazioni con più utenti (penso innanzi tutto alle scuole) di aver bisogno di controllare se tra gli utenti non vi siano omonimi. In tal caso, se venissero caricati a sistema, la GSuite ne accetterebbe solo uno (l’ultimo ad essere caricato) eliminando gli utenti omonimi precedenti (o meglio eliminando-cambiando la password dell’utente caricato in precedenza). È bene dunque, controllare preventivamente al caricamento di utenti se esistono “doppioni”, omonimi.

Gli omonimi sono possibili soprattutto quando la mail istituzionale creata è del tipo nome.cognome@organizzazione.xx.

La procedura per tale controllo è facile ed anche in questo caso ci verrà incontro un foglio di calcolo, il “nostro” foglio di calcolo.
Posizioniamoci in fogli di google e apriamo un nuovo documento.
Con una semplice operazione di copia-incolla andiamo a riempire il campo “A” del nostro foglio con tutte le mail presenti sul nostro foglio di calcolo “madre”, quello generato mediante la procedura già descritta nell’articolo” Gsuite for education: Dell’utilità di un foglio di calcolo per l’admin alla console e il popolamento del sistema” (naturalmente se si tratta di un controllo per l’aggiunta massima di utenti in un sistema già popolato, si dovrà preventivamente andare ad “aggiungere” nel foglio di lavoro “madre” i nuovi utenti).

Ci si ritroverà in una situazione simile a questa:

A questo punto ci si deve posizionare nella colonna (campo) “B” che verrà utilizzato per il controllo.
Ci si deve posizionare accanto alla prima mail indicata nel campo “A” e cioè nella posizione “B2”.
Qui si dovrà utilizzare una formula particolare:

è la funzione “conta.se”

inserisci funzioni => =CONTA.SE(A:A;A2)>1

la formula vuol dire “in tutto il campo “A” (A:A) guarda se il valore contenuto nella cella A2 è maggiore di 1

possiamo utilizzare la stessa formula leggermente modificata con il simbolo “$” per “bloccare” i valori di riferimento nel caso volessimo copiarlo.

=CONTA.SE($A:$A;$A2)>1

in inglese la formula è =COUNT.IF(A.A;A2)>1

Tale formula, duplicata con semplice trascinamento in tutte le caselle della colonna B, farà comparire l’indicazione se la mail a sinistra (nel campo A) ha dei doppi (TRUE) o no (FALSE).

Ci si troverà in una situazione del genere:

Come si può osservare il sistema mi avvisa che al record 4 e 11 esistono due doppi.

Per visualizzare più agevolmente il risultato posso chiedere al “foglio” di colorare di Rosso le celle TRUE. Per farlo si dovrà utilizzare la “formattazione condizionale” per colorare le celle doppie e vederle meglio.

=> copiamo la formula
=> selezioniamo la colonna email
=> formato
=>formattazione condizionale

=> Applica all’intervallo => scegliere l’intervallo
=>Regole di formattazione > Formatta le celle se il testo è esattamente > TRUE
=>Stile di formattazione > scegliere un colore

A questo punto il mio foglio indicherà e visualizzerà in maniera chiarissima se esistono nel sistema GSuite omonimi, cioè doppi che si devono necessariamente distinguere manualmente prima di caricarli tra gli utenti (ad esempio aggiungendovi un “1” dopo il cognome contenuto nell’email).

Queste note sono state costruite con lo spunto offerto da Jessica Redeghieri
nel videotutorial https://youtu.be/FS18qpkN4Xc