Gsuite for education: Dell’utilità di un foglio di calcolo per l’admin alla console e il popolamento del sistema

Con un poco di zucchero la pillola va giù…, così faceva quel ritornello che ha fatto cantare più di una generazione!

Un foglio di calcolo è ciò che ci vuole, invece, per l’amministratore della console della “Gsuite for education” che non è amara come la medicina ai tempi di Mary Poppins, ma può risultare ostica per l’utente medio e soprattutto per chi non è abituato a gestire un sistema così complesso e nel quale ogni anno vengono implementate sempre nuove funzioni.

Un foglio di calcolo fatto bene (il database) sarà necessario per creare altri fogli o file csv e così facendo, poter popolare il sistema cioè caricare utenti, formare sottorganizzazioni, strutturare gruppi, individuare immediatamente un utente, rinominare password, etc. Insomma tenere a bada la struttura e i suoi componenti, dominarla, manipolarla, gestirla.

Un foglio di calcolo. Solo un foglio di calcolo!

Non importa con quale software, con quale “office” costruirlo e strutturarlo. Va bene Excel (del pacchetto Microsoft), ma non va affatto male anche Calc (di LibreOffice). Però visto che il lavoro viene fatto per amministrare la Gsuite for education, perchè non utilizzare i fogli di Drive?

Quando si parte da zero,

• dopo aver richiesto l’attivazione e aver fatto i passi necessari per avere la GSuite;
• dopo aver ricevuto il “via libera” trovandosi nelle mani il volante della macchina (che è — si badi! — una Ferrari, e non un’utilitaria qualsiasi!);
• dopo aver messo in sicurezza il proprio account da amministratore mediante la cosiddetta procedura in due passaggi;

Per la propria sicurezza è bene impostare il proprio account con una procedura “aggravata” da un doppio controllo di entrata (la cosiddetta verifica in due passaggi). Quando si cercherà di entrare nel sistema, Google verificherà che si tratta effettivamente di te (admin), e si riceverà un messaggio sul proprio telefono. A quel punto, semplicemente toccando il messaggio si darà un ok al sistema per dimostrare che si tratta proprio dell’amministratore.

• dopo aver creato manualmente (anche per sicurezza) altri utenti admin;

Dopo tutto questo, è indispensabile “popolare” il sistema cioè caricare gli utenti. Per farlo, soprattutto in organizzazioni che contano diverse centinaia di utenti (come le nostre scuole), è possibile caricarli massivamente (in un sol colpo tutti) tramite un file csv.

Qui si vogliono dare alcune istruzioni per creare questo file particolare. Ma è necessario partire da un foglio, dal nostro foglio di Drive.

Gli utenti vengono solitamente estratti dal “gestionale” che ogni scuola utilizza. Di questi utenti, il “gestionale” ci dà immediatamente nome, cognome, classe, codice fiscale. E di solito questi dati estratti ci vengono dati in un foglio excel. Perciò un “foglio”.

Come è risaputo il foglio è costituito da righe (record) e colonne (campi).

Con una facile procedura di copia-incolla si andrà a costruire un foglio ad hoc per i nostri scopi e per avere sempre immediatamente disponibili i dati del sistema. Il foglio avrà bisogno anche di una email per utente e di una password provvisoria da cambiare al primo accesso. Allora si possono costruire all’interno del foglio altri due campi email e password mediante le seguenti operazioni:

• con la funzione “Concatena” si potrà creare a partire dal campo nome e da quello cognome un indirizzo di questo tipo cognome.nome@dominioscuola.xx
• prima di creare l’email però si dovranno pulire i campi nome e cognome da accenti, caratteri speciali e spazi e portare poi tutto in minuscolo

Sarà necessario anche controllare la eventuale presenza di vocali accentate (è, à, ì…) e di spazi nei campi nome e cognome, ed eliminarle. Tale operazione viene fatta alla svelta con il comando “trova e sostituisci”.

Tutte le operazioni sopra riportate sono generabili ad esempio in “Calc” (di LibreOffice) mediante le seguenti formule. Dati due campi “Cognome (campo A)” e “Nome (campo B)” la formula sarà la seguente:

=SOSTITUISCI(SOSTITUISCI(CONCATENA(MINUSC(A2);”.”;MINUSC(B2));” “;””);”’”;””)

=CONCATENA(F3;”@liceomorin.net”) dove il campo “F” contiene la formula precedente

in fogli di google le formule invece diventano le seguenti:

cellaF2=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(CONCATENATE(LOWER(A2);”.”;LOWER(B2));” “;””);”’”;””)

=CONCATENATE(F2;”@dominioscuola.xx”)

Si deve poi costruire una password provvisoria.

Sul “foglio” di calcolo (o database) sarà necessario prevedere un campo “password” provvisoria (di 8 caratteri — così vuole il sistema GSuite) che l’utente cambierà al primo accesso.

Il metodo più semplice per attivare tale operazione (quando si tratti di popolare l’intero sistema) è il seguente.

Generare password mediante un software free. Ce ne sono molti. Si consiglia PassworG. Questo è uno dei programmi per generare password più semplici da usare che ci siano. Non dispone di molte funzioni avanzate ma probabilmente è proprio questo il suo principale punto di forza: fa una sola cosa, ma la fa bene. Si scarica da http://passworg.badhim.com/download (ambiente win)

A questo punto sarà possibile con un semplice copia incolla, a partire dal foglio creato finora, creare un ulteriore foglio che ci servirà per generare il file csv che il sistema richiede per il caricamento massivo degli utenti.

Il campo email dovrà essere generato con i soli valori cioè senza formule. Il copia-incolla dunque dovrà essere fatto con i comandi “Copia > incolla speciale > incolla solo valori”.

Il nostro csv (si può scaricarne uno vuoto dallo stesso sistema di caricamento utenti) dovrà prevedere obbligatoriamente i seguenti campi (colonne):

First Name [Required] si tratta del nome

Last Name [Required] si tratta del Cognome

Email Address [Required] si tratta dell’email che si è costruita in precedenza nome.cognome@dominioscuola.xx

Password [Required] si tratta dell password costruita in precedenza con PassworG

Org Unit Path [Required] si tratta di indicare l’organizzazione in cui gli utenti caricati andranno a posizionarsi. Se c’è solo l’organizzazione principale dovrà essere indicato il simbolo “/” senza virgolette; se si fosse creata una sottorganizzazione (ad esempio “studente”) si dovrebbe indicare “/studente” senza virgolette

Change Password at Next Sign-In Si indica qui se l’utente dovrà forzatamente cambiare password al primo accesso. Se si sceglie questa opzione sarà necessario indicare “True” (senza virgolette) altrimenti si dovrà indicare “False” senza virgolette.

A questo punto possiamo esportare o salvare il foglio creato come csv e caricarlo nel sistema che così sarà in pochi istanti popolato. È proprio ciò che ci dice anche il supporto:

Poi, per ulteriori operazioni, per vedere in una sola occhiata tutto il sistema, per definire privilegi o creare gruppi, si dovrà far uso del nostro foglio dati (il dataBase) che si dovrà cercare di tenere accuratamente aggiornato.

Esso sarà la nostra “plancia di comando” da usare in abbinamento con la console del sistema.