As práticas de Transformação Digital no escritório Marcondes Brincas Advocacia Empresarial
Competências da matriz CLOC alinhadas com os requisitos da ISO 9001
Por Renato Marcondes Brincas¹, Roberto Luís de Figueiredo dos Santos Júnior² e Fábio Oliveira³
Este artigo teve como objetivo fazer um comparativo entre as recomendações da matriz CLOC alinhadas com os requisitos da ISO 9001 e as práticas de transformação digital já implementadas no Escritório Marcondes Brincas Advocacia Empresarial. A implementação da inovação tecnológica teve como premissa as três ondas de maturação, promovendo mudanças significativas na gestão administrativa e jurídica. Ao concluir, na análise são destacadas as competências-chave da matriz CLOC, demonstrando como a inovação tecnológica pode ser alinhada com a ISO 9001 para otimizar os processos jurídicos; comprovando que a adoção de tecnologia e a criação de um ambiente colaborativo têm sido fundamentais para o sucesso da transformação digital no Escritório; e confirmando que as convergências encontradas nas ondas de maturação, definidas por Zavaglia Coelho e Feferbaum (2023) e nas práticas já implementadas no Escritório Marcondes Brincas Advocacia Empresarial, demonstram o caminhar para um mesmo ponto e reforçam a importância de uma abordagem estruturada e progressiva na implementação de inovações tecnológicas, proporcionando um diferencial competitivo e uma melhoria contínua na prestação de serviços jurídicos.
Introdução
O Legal Operations é a área responsável pelo aprimoramento das operações legais em escritórios de advocacia ou no departamento jurídico de empresas. As três ondas de maturação, Transformação Cultural (2016–2020), Adoção Cultural (2020–2022) e Plataformização (2022–2023), surgiram no mercado jurídico do Brasil a partir de 2016 (Zavaglia Coelho; Feferbaum, 2023).
A nova tecnologia tanto contribui na gestão e informatização de documentos e processos, quanto na colaboração entre os times (interno e externo), o armazenamento, a classificação e o cruzamento de dados, criando um ambiente para agilizar as tarefas do dia a dia e apoiar a tomada de decisão (Zavaglia Coelho; Feferbaum, 2023).
Nesse processo, as plataformas tecnológicas são infraestruturas digitais (re)programáveis que facilitam e moldam interações personalizadas entre usuários finais e complementadores, organizadas por meio de coletas sistemáticas, processamento algorítmico, monetização e circulação de dados (Morina, 2021).
A automatização dos processos atende, também, à segurança estabelecida na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) quanto aos dados dos clientes e do conteúdo dos processos. Dentre as práticas da segurança dos dados em escritórios de advocacia estão conscientização e treinamento, políticas de privacidade, tecnologias de proteção de dados, atualização de softwares, privacidade nas redes sociais e backup regular (Froz, 2020). Portanto, eficiência e conformidade dos processos têm influência no posicionamento dos escritórios de advocacia no mercado.
Assim, a inovação tecnológica e a transformação digital no setor jurídico são mudanças discutidas em estudos dentro e fora do Brasil, que também apontam alguns desafios importantes. Os principais desafios identificados são:
1) Adaptação às Novas Tecnologias
- Resistência à Mudança: muitos profissionais do setor jurídico ainda resistem à adoção de novas tecnologias, preferindo métodos tradicionais de trabalho. Isso pode ser devido ao desconhecimento ou ao medo de que a tecnologia substitua o trabalho humano (Pinto; Garcia, 2020).
- Capacitação e Formação: a implementação eficaz de tecnologias disruptivas requer que os profissionais sejam capacitados para utilizá-las. Isso implica na necessidade de programas de formação e desenvolvimento contínuo para advogados e outros profissionais do direito (Santos; Marco; Möller, 2019).
2) Regulação e Legislação
- Ambiguidade Regulatória: a rápida evolução das tecnologias muitas vezes supera a capacidade dos sistemas jurídicos tradicionais de regular adequadamente essas inovações. Isso pode criar zonas cinzentas legais onde a aplicação do direito é incerta (Santos; Marco; Möller, 2019).
- Atualização das Leis: as leis existentes muitas vezes não contemplam as especificidades das novas tecnologias, o que demanda atualizações legislativas constantes para acompanhar as inovações tecnológicas (Pinto; Garcia, 2020).
3) Segurança e Privacidade
- Proteção de Dados: com o aumento da digitalização, a proteção de dados pessoais se torna um desafio crucial. A implementação de tecnologias como a inteligência artificial e a big data na advocacia requer medidas robustas para garantir a segurança e a privacidade das informações dos clientes (Santos; Marco; Möller, 2019).
- Riscos de Cibersegurança: a digitalização expõe escritórios de advocacia e setores jurídicos de empresas a riscos de ciberataques, exigindo investimentos em cibersegurança e estratégias de mitigação de riscos (Pinto; Garcia, 2020).
4) Custo e Investimento
- Investimentos Iniciais: a adoção de novas tecnologias requer investimentos significativos em infraestrutura e software, o que pode ser um desafio financeiro para muitos escritórios de advocacia, especialmente os de menor porte (Toco, 2018).
- Retorno sobre o Investimento: demonstrar o retorno sobre o investimento (ROI) em tecnologia pode ser difícil, especialmente quando os benefícios são mais qualitativos do que quantitativos, como melhoria na eficiência e satisfação do cliente (Santos; Marco; Möller, 2019).
5) Transformação Cultural
- Cultura Organizacional: a inovação tecnológica exige uma mudança na cultura organizacional dos escritórios de advocacia, que precisam adotar uma mentalidade mais ágil e aberta à experimentação e ao fracasso controlado (Toco, 2018).
- Integração de Tecnologias: a integração de diferentes sistemas tecnológicos e a interoperabilidade entre eles podem ser desafiadoras, exigindo uma gestão eficaz de projetos e mudanças dentro da organização (Pinto; Garcia, 2020).
Esses desafios destacam a complexidade da transformação digital no setor jurídico, que vai além da simples adoção de novas ferramentas tecnológicas e requer uma abordagem holística envolvendo pessoas, processos e tecnologia (Santos; Brincas; Oliveira, 2024).
Essas mudanças oferecem oportunidades e tem sido um imperativo para a competitividade, mas também exigem enfrentar esses desafios de maneira estratégica e responsável (Zavaglia Coelho; Ferfebaum, 2023).
Contudo, para que a implementação dessas transformações digitais alcance eficácia no processo de mudanças em escritórios de advocacia ou setor jurídico de empresa é preciso que a equipe desenvolva novas habilidades e competências, proporcionando agilidade, precisão, acessibilidade e segurança (Zavaglia Coelho; Feferbaum, 2023).
Neste contexto, para auxiliar os escritórios de advocacia ou setor jurídico de empresa, o Consórcio de Operações Jurídicas Corporativas desenvolveu uma matriz, que é referência internacional, proporcionando estrutura e diretrizes para as operações jurídicas. A matriz é um acrônimo que pode variar dependendo da aplicação, mas geralmente se refere a áreas críticas de competência (Corporate Legal Operations Consortium, 2023).
Essa matriz é uma estrutura desenvolvida para mapear e orientar o desenvolvimento de habilidades e competências essenciais para liderança e gestão, oferecendo um conjunto de 12 competências centrais que representam as principais áreas funcionais do ambiente jurídico:
1) Comunicação — habilidade de transmitir informações de forma clara e eficaz.
2) Liderança — capacidade de inspirar, influenciar e guiar outros para alcançar objetivos comuns.
3) Orientação para Resultados — foco em alcançar metas e resultados específicos.
4) Colaboração — habilidade de trabalhar efetivamente com outras pessoas.
5) Planejamento e Organização — capacidade de definir prioridades e planejar atividades para alcançar objetivos.
6) Tomada de Decisão — habilidade de analisar informações e tomar decisões informadas.
7) Inovação e Criatividade — capacidade de pensar de forma criativa e introduzir novas ideias.
8) Gerenciamento de Mudanças — habilidade de liderar e gerenciar mudanças organizacionais.
9) Resolução de Problemas — capacidade de identificar problemas e encontrar soluções eficazes.
10) Visão Estratégica — habilidade de ver o quadro geral e planejar a longo prazo.
11) Inteligência Emocional — capacidade de entender e gerenciar suas próprias emoções e as emoções dos outros.
12) Ética e Integridade — manter altos padrões éticos e agir com integridade em todas as situações.
A matriz, portanto, serve como um guia crucial para o escritório de advocacia ou setor jurídico de empresa que buscam adaptar-se e prosperar nesta nova era de transformação digital, de mudança de cultura e reorganização das estruturas internas (Zavaglia Coelho; Feferbaum, 2023). Desse modo, as competências auxiliam o ambiente jurídico na transformação digital, garantindo que adotem novas tecnologias de maneira eficaz e ética. São essenciais para líderes e gestores, garantindo que eles possam estar melhor preparados para enfrentar desafios e alcançar sucesso em suas funções (Santos; Brincas; Oliveira, 2024).
Dentro desse contexto, a matriz CLOC pode ser vista como uma peça fundamental na transformação digital em escritórios de advocacia? Para responder a este questionamento e destacar a adaptação e implementação de tecnologias inovadoras no ambiente jurídico com objetivo de promover melhorias, eficiência e qualidade dos serviços, este artigo faz um comparativo entre as recomendações da matriz CLOC alinhadas com os requisitos da ISO 9001 e as práticas já implementadas no Escritório Marcondes Brincas Advocacia Empresarial.
2. Comparativo entre as Recomendações da Matriz CLOC alinhadas com os Requisitos da ISO 9001 e as Práticas já Implementadas no Escritório Marcondes Brincas Advocacia Empresarial
As competências da matriz estão alinhadas com os requisitos da ISO 9001, abrangendo as áreas de controle de documentos, registros, auditorias, indicadores e competências, e com as práticas já implementadas pelo Escritório Marcondes Brincas Advocacia Empresarial
A partir do exposto no quadro acima, são destacadas as convergências entre as três ondas de maturação apontadas por Zavaglia Coelho e Feferbaum e as práticas já implementadas no Escritório Marcondes Brincas Advocacia Empresarial, demonstrando o grau de maturidade operacional da equipe envolvida, a atuação de forma integrada e em conformidade com os requisitos das Normas.
3. Considerações Finais
A comparação entre as competências da matriz CLOC com as práticas já implementadas no Escritório Marcondes Brincas Advocacia Empresarial demonstra o alinhamento com muitas das recomendações da matriz.
A análise destaca as competências-chave da matriz CLOC demonstrando como a inovação tecnológica pode ser alinhada com a ISO 9001 para otimizar os processos jurídicos. A utilização de um método contendo condições programáveis para que o sistema tome conclusões com base nos parâmetros definidos pelo escritório é a tecnologia e a criação de um ambiente colaborativo para o sucesso da transformação digital no Escritório e construção do caminho para inteligência artificial.
As convergências encontradas nas ondas de maturação definidas por Zavaglia Coelho e Feferbaum e nas práticas já implementadas no Escritório Marcondes Brincas demonstram o caminhar para um mesmo ponto e reforçam a importância de uma abordagem estruturada e progressiva na implementação de inovações tecnológicas, proporcionando um diferencial competitivo e uma melhoria contínua na prestação de serviços jurídicos.
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¹ Advogado. Especialista em Estruturas e Operações Empresariais e em Direito Empresarial. Sócio fundador do Escritório Marcondes Brincas Advocacia Empresarial, liderando iniciativas de transformação digital e inovação no setor jurídico. E-mail: renato@marcondesbrincas.com.br
² Advogado. Mestre e Doutor em Engenharia de Produção e pós-Doutor em Compliance. Sócio do Escritório Marcondes Brincas Advocacia Empresarial, atuando em sistemas de gestão, riscos e sustentabilidade. E-mail: roberto@marcondesbrincas.com.br
³ Especialista em Segurança Cibernética. Graduado em Redes de Computadores. Gerente de Datacenter e Redes. Membro do grupo de adequação à LGPD da SSP/SC e do Comitê Público da Associação Nacional de Profissionais de Privacidade de Dados. fabio@marcondesbrincas.com.br
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