Como melhorar suas reuniões com Design Thinking
Com o crescimento do home office, todas as conversas nos corredores ou na hora do cafézinho foram substituídas por um horário pré determinado na agenda que acabam por tomar grande parte do dia de trabalho. E por ser algo tão rotineiro, as reuniões acabam sendo feitas sem nenhum planejamento, se tornam cansativas e pouco produtivas.
E é ai que entra o design thinking.
Utilizar as dinâmicas de co-criação comuns ao design thinking, pode deixar suas reuniões muito mais assertivas, mais rápidas e permitir que todos os participantes consigam se expressar ao mesmo tempo.
Planejando uma reunião
E o que considerar ao planejar uma reunião? Tem alguns pontos que você pode definir antes de enviar o convite:
Defina um objetivo
O mais importante ao planejar uma reunião é definir qual vai ser o objetivo daquele encontro. Esse objetivo precisa ser direto e alcançável dentro do tempo de duração da reunião, ou então quebrar esse objetivo em partes que possam ser diluídos em mais de um encontro.
Além disso, ao iniciar a reunião, esse objetivo deve estar bem claro para os participantes. Para isso, você pode utilizar o método I.N.T.R.O, onde você começa se Introduzindo, explica qual a Necessidade do encontro, o Tempo de duração, as Regras durante a atividade, e por fim o Objetivo esperado ao final da reunião.
Convide as pessoas certas
Pode parecer óbvio, mas uma reunião é feita por pessoas, e se as pessoas certas não estiverem nos momentos certos, muitas reuniões podem acabar sem cumprir seus objetivos. Então ao montar o convite de uma reunião, reflita qual é o papel de cada uma das pessoas convidadas.
Planeje as atividades
Com o objetivo definido e o público escolhido, é hora de planejar as atividades. O tipo de objetivo pode guiar quais atividades fazem mais sentido para aquele encontro, e é sempre bom conduzir as atividades de forma visual (pelo Miro ou até mesmo com um slide), já que essa é a forma que as pessoas mais entendem e retêm informações.
Modere a reunião
Nada pior que entrar em uma reunião e passar pelos 10 minutos de silêncio constrangedor enquanto espera alguém iniciar a conversa. Por isso, sempre defina alguém para moderar a conversa, para garantir que o planejamento seja cumprido dentro do tempo estipulado.
Uma boa prática para evitar a dispersão dentro de reuniões, é utilizar um Parking Lot (Estacionamento de ideias), assim toda vez que uma ideia fora do foco daquele encontro surgir, você escreve ela nesse Parking Lot (que pode ser um documento ou um board no Miro) para ser discutida em outro momento, e consegue voltar ao assunto principal.
Dicas para otimizar
Com tudo isso planejado, com certeza a sua reunião vai ser bem mais produtiva e organizada. Mas agora você deve estar pensando "Ah mas eu só queria uma reunião rápida, e não gastar 2 horas planejando".
É preciso considerar que o tempo de planejamento vai ser compensado com reuniões mais assertivas, e possivelmente menos reuniões. E sim, talvez nas primeiras vezes, planejar a reunião possa ser um pouco demorado, mas com o tempo você vai começar a identificar padrões e já ter uma série de templates prontos.
Mas para os objetivos mais comuns das reuniões, separamos algumas estruturas que podem ajudar:
1. Reuniões estratégicas
No começo de um projeto/produto, muitas vezes ainda não está bem alinhado quais são os objetivos e resultados esperados. Então esses encontros servem para entender melhor com os responsáveis dos projetos quais as expectativas, e alinhar a equipe.
Quem convidar
Foque em convidar pessoas com poder de decisão e com mais visão estratégica, como C-Levels, P.O, e Líderes.
Atividades possíveis:
- Como vemos o produto/projeto em 5 anos?: perguntar para os participantes qual a visão de futuro deles relativo aquele projeto ajuda a identificar os objetivos de longo prazo.
- É, não é. Faz, não faz: pode ser adaptado as especificidades do projeto, e ajuda a identificar não só o esperado, mas também o que não faz parte do escopo.
- Business Model Canvas: ajuda a alinhar os objetivos do negócio como um todo caso ainda não tenha sido feito. Caso já exista, pode ser utilizado como base de consulta para as outras atividades.
- Matriz SWOT(FOFA): ajuda a elencar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças do projeto/produto, e deixar todos alinhados quanto a riscos e oportunidades.
Para algumas atividades, pode ser interessante fazer sessões de votação para deixar o objetivo conciso e simples o suficiente para repassar para o resto da equipe.
2. Reuniões de ideação
Quando já existe um objetivo para o projeto/produto, chega a hora de gerar ideias. As sessões de ideação são importantíssimas, já que a co-criação consegue gerar uma grande quantidade de ideias, de forma mais rápida e mais abrangente.
Quem convidar
Para sessões de ideação, quanto mais multidisciplinar os participantes, melhor. Então convide desde os stakeholders decisórios aos que estão no dia-a-dia do projeto/produto. Se tiver a oportunidade, fazer sessões de ideação também com o usuário final vai trazer insights valiosos.
Atividades possíveis:
- Crazy Eight: ajuda a gerar uma grande quantidade de alternativas em um curto espaço de tempo.
- Card Sorting: ajuda a entender o modelo mental dos usuários e a organização dos conteúdos. Mais utilizado com usuários finais.
- Matriz CSD: mapear as certezas, suposições e dúvidas, ajuda a entender o que ainda precisa pesquisar/alinhar nos próximos passos.
- Como podemos?: ajuda na geração de ideias de forma mais direcionada.
3. Reuniões de priorização
Quando já está melhor decidido qual será o escopo de atuação do projeto/produto, chega a hora de priorizar funcionalidades e/ou tarefas.
Quem convidar
Considerando desenvolvimento produto, é interessante ter participantes dos 3 pilares: negócios, design e desenvolvimento. Dessa forma, a priorização acontece a partir de um consenso que seja confortável para todas as áreas. Para outros cenários, é interessante convidar pelo menos um representante de cada área envolvida no projeto.
Atividades possíveis:
- Matriz de Esforço X Impacto: ajuda a entender a prioridade de cada tarefa/funcionalidade.
- Método MoSCoW: ajuda a entender quais são as tarefas/funcionalidades mais importantes.
- Votação: ajuda a entender a percepção dos participantes sobre as tarefas/funcionalidades mais importantes. Pode ser usado após ou em conjunto com as outras atividades de priorização.
Agora que seu intervalo entre reuniões acabou, você já sabe como deixar a próxima reunião mais produtiva. E se hoje as reuniões te deram um folga, recomendo alguns conteúdos com mais dicas:
