Processo de onboarding dos novos UX Designers da Objective
Em 2020 o Objective Experience Chapter passou por um crescimento ultra acelerado onde fomos de quatro para doze pessoas em um piscar de olhos.
Com poucas pessoas é relativamente fácil manter comunicação direta e padrões, mas quando essa realidade muda e ainda incluí a distância física, o desafio se torna muito maior.
Como Head da área, um dos meus principais desafios foi encontrar um formato de onboarding onde os novos membros possam se sentir seguros para pegar a sua primeira demanda. Reconheço que tivemos muitos erros e acertos, mas eles foram importantíssimos para chegar em uma base sólida, ao mesmo tempo modular e adaptável a qual você terá a oportunidade de conhecer agora.
Os problemas identificados
Uma coisa que eu costumo fazer é aplicar o processo de UX no próprio dia a dia do Obj.Exc. Ou seja, pesquisas são aplicadas com frequência para identificar o que precisa ser evoluído, e é claro que com o processo de onboarding não seria diferente.
Quando o time era pequeno, consequentemente tínhamos poucos projetos, assim eu mesma conseguia aplicar o onboarding e acompanhar o novo membro no seu primeiro mês. Essa realidade mudou quando recebemos três novos membro de uma só vez. Cada membro para um projeto diferente e a inexistência de documentação do processo de UX dificultou ainda mais as coisas.
Eu sabia que não estávamos com a melhor estrutura, mas os quatro membros se dividiram e fizeram a "coisa" acontecer. Naquele momento um alerta ascendeu e a minha primeira ação foi anotar todos os problemas e gaps que o processo mal estruturado trouxe para o time, os quais foram:
- Informações importantes deixaram de ser transmitidas por puro esquecimento. Com isso, dia após dia muitas dúvidas surgiam e causavam inseguranças aos novos membros;
- A curva de aprendizado estava alta pois as informações eram soltas e a falta de documentação criava a dependência dos membros mais antigos do time que muitas vezes estavam apagando os incêndios de seus projetos;
- O processo de UX começou a se perder. Ficou difícil medir a qualidade e a capacidade do time em abraçar novos desafios, logo também ficou mais difícil identificar que precisávamos de mais pessoas e justificar isso;
- Inconsistências no padrão das entregas dificultavam a passagem de bastão para o desenvolvimento e até mesmo nas aprovações com os stakeholders;
- O propósito de atuação estava se perdendo, causando um baixo engajamento com a disseminação da cultura de UX;
- Evoluir o onboarding era uma ótima oportunidade de aumentar a integração entre os membros do Obj.Exc e com os membros das squads que cada UX estava alocado.
Por onde começamos
Após identificar os problemas, meu foco foi organizar e documentar o processo de UX. Ficamos por um tempo sem previsão de novos membros e o conteúdo do onboarding viria dessa documentação.
A partir de um formulário de pesquisa consegui ter uma melhor percepção de como cada membro trabalhava com as etapas do processo e quais ferramentas eram mais utilizadas.
O entendimento do propósito das etapas teve um resultado positivo, mas claramente havia uma confusão de quais atividades eram esperadas em cada etapa e as ferramentas eram pouco exploradas. Além disso, ficou evidente que muitas demandas chegavam com informações incompletas e parte do tempo era perdido em caçá-las.
Com base em metodologias ágeis conseguimos detalhar o que era esperado de cada etapa e quais informações eram necessárias para o início de uma demanda e, principalmente, quando considerar que uma etapa estava finalizada (vou te contar mais detalhes em um outro artigo).
Dessa documentação surgiram diversos conteúdos que foram detalhados em um "Guia do Designer" (conto mais sobre à frente) e diversos workshops para equalizar o conhecimento do time.
Como é hoje
O onboarding para os novos UX Designers da Objective acontece em quatro etapas que contemplam aspectos culturais, organizacionais, processuais e contexto de projeto.
Outro detalhe é que esse processo não é mais concentrado em uma única pessoa. Para isso, criamos "referências" dentro do time sendo uma pessoa para o processo de discovery, outra de prototipação, etc. Assim quando surge uma dúvida, o novo membro sabe a quem recorrer.
1- Aspectos culturais
Uma parte deste tópico já é passada aos novos colaboradores pelo time de Gente & Gestão no primeiro dia, mas essa apresentação envolve aspectos gerais da empresa. Como o Obj.Exc é uma área relativamente nova na empresa (apenas quatro anos), temos o grande desafio de encaixar o nosso processo ao desenvolvimento, estratégia e concepção das soluções.
Então, logo no segundo dia eu mesma faço a recepção e dou um overview de como o time está estruturado, quem são as pessoas, nossos desafios, nossa metodologia e passo rapidamente pelos principais entregáveis.
Ao final desta sessão o "Guia do Designer" é apresentada e o novo membro deve finalizar o dia lendo e anotando suas dúvidas. Também são liberados os acessos aos canais de comunicação, convites das cerimônias, licenças dos softwares e acesso ao repositório de arquivos.
2- Aspectos organizacionais
Para que o novo membro consiga se organizar, encontrar arquivos e trackear suas próprias tarefas, o próximo passo é focado em:
- Apresentar a lógica de organização e nomenclaturas dentro do repositório de arquivos;
- Ambientalização com o utilizar o Jira, nossa ferramenta de acompanhamento das tarefas e kanban board;
- Cerimônias do Obj.Exc e seus objetivos;
- Cerimônias das squads;
- Como funciona o acompanhamento individual e evolução profissional.
Neste momento estamos criando um novo tópico que refere-se as boas práticas de prototipação, nomenclaturas e organização dos arquivos dentro do Figma e Miro.
3- Contexto de projeto
Essa etapa pode variar de acordo com o momento do projeto. Na Objective temos projetos com características bem diferentes contemplando nossos próprios produtos e a prestação de serviços.
Para os nossos próprios produtos ou projetos que já estão em andamento, o UX Designer passa pela contextualização junto ao Líder Técnico, que geralmente aproveita o momento para contextualizar desenvolvedores e outros papéis. Após essa etapa são disponibilizados documentos e vídeos de treinamentos, assim como o Líder de UX é o responsável por acompanhar e transmitir tudo o que já foi feito bem como facilitar a aproximação dos membros da squad.
Quando o projeto é iniciado ao mesmo tempo que o UX Designer entra, ele tem a oportunidade de participar da imersão e auxiliar na construção da documentação que servirá para os novos membros que entrarão no futuro.
4- Processo de UX
Gosto de fazer esse etapa de forma gradativa, no primeiro dia a pessoa recebe um overview, logo ela começa a experimentar e a partir final da primeira semana ou início da segunda, começamos a aprofundar e detalhar cada item. Assim é mais fácil assimilar e fixar as informações.
São realizadas sessões de uma hora para abordar assuntos diferentes e alguns deles são materiais de leitura ou vídeos que contemplam:
- Detalhamento do processo e entregáveis;
- Como utilizar o Kanban board de UX;
- Treinamento sobre metodologias ágeis;
- Disponibilização de portfólio do time, com o processo completo dos principais projetos que já atuamos para que o novo membro veja na prática como o processo é organizado e como os entregáveis estruturados;
- Acesso as ações de UX que estão sendo realizadas para disseminar cultura e melhorar o processo para que novo membro tenha visão de tudo o que está em andamento e para que em uma próxima retrospectiva possa colaborar com suas percepções.
Acompanhamento do progresso
[atualizado em agosto 2021]
O onboarding todo leva em média quarenta e cindo dias para ser concluído. O que sempre digo para as pessoas é não ter pressa, ver com calma todos os materiais, anotar suas dúvidas, procurar os outros Designers e "me encher o saco" sem medo de atrapalhar.
Para que o novo Designer tenha visão de todo o conteúdo contemplado no onboarding e ter visão do seu progresso, crio um board individual no Miro.
Nele estão todos os links de acesso para os itens que correspondem exclusivamente sobre aspectos organizacionais do time e processo de Design com datas limite para a contextualização.
O bacana dos board no Miro é que, além de fomentar o engajamento, os novos membros têm clareza do que precisam fazer e sentem-se mais seguros do processo e de tudo o que precisam saber.
Uma maneira simples e que promove uma certa independência desde a primeira semana de trabalho.
Guia do Designer
[incluso em setembro 2021]
Boa parte do conteúdo a ser consumido no período de onboarding é disponbilizado para leitura através do nosso Guia do Designer, ideia que retirei do livro “Liderança em Design”.
O legal é que esse guia além de eliminar diversos documentos e apresentações que ficavam espalhadas no nosso repositório, virou uma wiki para consulta diária. Nele estão conteúdos como:
1- Introdução
É basicamente um conteúdo de boas-vindas com alinhamentos gerais. Nele o novo Designer consegue conferir nossa missão e valores, tipos de projetos que costumamos atuar, estrutura do time e o que chamamos de "UX Pitch", texto que tem o objetivo de clarificar para toda a Objective a importância de nossa atuação e que seu conteúdo também é utilizado em processos de vendas para explicar aos potenciais clientes o que fazemos.
2- Carreira
É um conteúdo de alinhamento de expetativas onde deixamos claro como funciona a carreira do Designer dentro da Objective, desde a criação do plano de desenvolvimento até a matriz de evolução profissional e como funcionam as promoções.
3- Ferramentas
Overview dos softwares que utilizamos no dia a dia, para que servem e como são organizados.
4- Metodologia
Esse é um conteúdo que os membros do time costumam consultar sempre que as dúvidas aparecem. Nele estão detalhados como é a nossa metodologia de trabalho que é estruturada com conceitos de metodologias ágeis contendo instruções de como utilizar nosso quadro Kanban, preenchimento de DoR e DoD, criação de tarefas e outros aspectos.
5- Entregáveis
Outro conteúdo que os membros do time costumam consultar sempre as dúvidas aparecem. Nele estão dicas e orientações para utilizar nossos templates de entregas para discovery, prototipação, handoff e outros.
6- Gestão
Conteúdo destinado a liderança da área com nossas definições de processo seletivo e outros aspectos de gestão.
E é isso! Espero que esse conteúdo te inspire na criação de um onboarding "legalzão" para sua equipe.
Se gostou, não esqueça de deixar o seu 👏🏻👏🏻👏🏻
