[ท่า retrospective] Like to like

เมื่อวันศุกร์ที่ผ่านมา ผมมีโอกาสได้ facilitate retrospective ให้กับ Odd-e family gathering 2023 ใน family gathering จะเป็นเหมือน openspace 2 วง ข้าง ๆ กัน วงหนึ่งคือสมากชิกจากออด-อีทีมต่าง ๆ ทั่วโลก อีกวงคือครอบครัวของสมาชิกของออด-อี ซึ่งรวมถึง สามี, ภรรยา, ลูก ๆ และญาติผู้ใหญ่ที่สมาชิกของออด-อีพามาด้วย

Odd-e family gathering 2023, Photo taken by Arefeen Narin

ปีนี้เด็ก ๆ โตขึ้นมาก มีการวางแผนจะไปสวนน้ำกันเอง ในฐานะ facilitator ผมตัดสินใจเชิญเด็ก ๆ เข้าร่วม gathering retrospective ด้วยความหวังว่า gathering ปีหน้า openspace ทั้ง 2 วงจะ sync กันได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งมีลูก ๆ ของชาวออด-อีทั้งหลายเข้าร่วม รวมถึงลูกผมเองด้วย สรุปมีเด็ก ๆ เข้าร่วม 7 คน อายุตั้งแต่ 7–14 ขวบ

ผมเลือกใช้ท่า retrospective ชื่อ Like to like จากหนังสือ Agile retrospective ที่เขียนโดยสองเทพธิดา retrospective Esther Derby กับ Diana Larsen เพราะท่านี้มีความเป็นเกม น่าจะดึงความสนใจเด็ก ๆ ได้ดี

สรุปแผนของ retrospective เป็นตามด้านล่าง

Retrospective plan, captured by Chokchai Phatharamalai

แผน: 45 นาที

1. Checkin: วาด emoji ที่สรุป gathering ครั้งนี้ (5 นาที)
2. Gather data: Like to like (12/10 นาที)
3. Generate insights: Like to like (15/10 นาที)
4. Decide what to do: the 4-step debriefing (15 นาที)
5. Closing: appreciation (5 นาที)

Checkin

เริ่มด้วยการวาด emoji ซึ่งเด็ก ๆ ทำได้อย่างชำนาญมาก ถือว่าได้ทำความรู้จักกับปากกาและการใช้ post-it ละ

ตอนแรกจะให้อธิบายด้วย ว่า emoji ที่วาดมาสื่อถึงอะไร แต่กลัวเกินเวลา เลยเปลี่ยนใจข้ามไปขั้นต่อไปเลย

Gather data

จากผู้เข้าร่วม 18 คน ผมเลยแบ่งเป็นสองกลุ่มโดยคละเด็ก ๆ และผู้ใหญ่เท่า ๆ กัน (เวลาทำกิจกรรมจะได้เสร็จพร้อม ๆ กัน) แล้วก็ให้โอกาสสลับกลุ่มได้ครั้งนึง เผื่อพ่อแม่คนไหนอยากย้ายกลุ่มไปอยู่กับลูก แบ่งกลุ่มเสร็จก็เริ่ม gather data กันเลย

ผมให้เวลาเขียน post it คนละ 3 ใบ ว่าอะไรที่ทำได้ดีใน gathering นี้แล้วอยากเก็บไว้ (keep) ให้เวลาเขียน 4 นาที เสร็จก็ให้เขียนสิ่งที่ทำแล้วไม่ชอบ อยากหยุดอีก 3 ใบ (stop) แล้วให้เขียนอะไรที่น่าจะลองทำ (start) อีก 3 ใบ ทุกรอบใช้ 4 นาที โดยรวมเกินกว่าที่วางแผนไว้ 2 นาที

Generate insights

ผมให้เด็กที่เล็กที่สุดเลือกว่าจะให้ใครเป็นพระราชา โดยห้ามเลือกตัวเอง เจตนาคืออยากให้เด็กเล็กได้เห็นคนอื่นเป็นพระราชาก่อน เพราะกังวลว่าแค่ฟังคำอธิบายน้องจะงง

Quality cards and King token, captured by Chokchai Phatharamalai

พอเลือกพระราชาเสร็จ ผมก็เอา quality cards ที่เตรียมไว้ สับ แล้วเอาไปให้ทั้ง 2 กลุ่ม แล้วบอกพระราชาว่า เมื่อพร้อม ให้เปิด quality card ใบบนสุดขึ้นมาให้ทุกคนบนโต๊ะเห็นพร้อม ๆ กัน เสร็จแล้ว คนที่เหลือต้องหยิบ postit (จะเป็นใบ keep, stop หรือ start ก็ได้) ใบที่เหมาะกับ quality card ที่สุดมาวาง แล้วให้พระราชาจับคนช้าสองคนตกรอบก่อน (เพื่อให้เกมมันดำเนินไปเร็ว ๆ) สำหรับคนที่เหลือ ให้พระราชาเลือกหาผู้ชนะที่จะ postit เข้ากับ quality card ใบนั้นมากที่สุด คนนั้นจะได้ quality card ใบนั้นไปสะสม แล้วส่งมงกุฎให้คนอื่นเป็นพระราชาในรอบต่อไป ทำแบบนี้ไปเรื่อย ๆ จนกว่า quality card จะหมดกอง พอหมดกองแล้ว ใครมี quality card เยอะสุด คนนั้นชนะ

Decide what to do

เราสรุปด้วยการให้แต่ละกลุ่มตอบคำถาม ตามหลัก 4-step debriefing method คือการถามคำถาม ORID นั่นคือ Observative, Reflective, Interpretative และ Decisional ตามลำดับ ซึ่งผมเตรียมคำถามมาตามด้านล่าง

• [O] เมื่อกี้ได้ยินหรือเห็นอะไรบ้าง?
• [R] เซอร์ไพรส์เรื่องอะไรบ้าง?
• [R] รู้สึกท้าทายตอนไหน?
• [I] ได้ insights อะไรบ้าง?
• [D] 1 อย่างที่อาจจะทำแตกต่างไปครั้งหน้าคือ?

ช่วงคำถามตรงนี้ เด็ก ๆ เบื่อละ เพราะมันไม่สนุกละ พร้อมกับคำถามมันสั้น (มีแค่ 5 คำถาม) มันเลยไม่ค่อยพาคนให้คิดอย่างละมุนละม่อมเท่าไหร่ แต่ผมเลือกคำถามน้อย ๆ เพราะเวลามันกระชั้น

Closing

ผมให้ closing ด้วย appreciation เพราะเครียดตรงขั้นเมื่อกี้มาละ จะได้จบด้วยอารมณ์ดี ๆ และได้โอกาสสอน format การ craft คำขอบคุณที่โดนใจด้วย โดย format คือ

I appreciate <name> for <action> because <impact on me>.

เด็ก ๆ ทำได้ดี ทุกคนก็ซาบซึ้งกันไป

โดยรวมแล้วถือเป็น retrospective ครั้งหนึ่งที่ท้าทายและน่าประทับใจ ภูมิใจที่มันออกมาดีทีเดียว

อ้างอิง

Agile Retrospectives: Making Good Teams Great

รู้อย่างนี้แล้ว สอนอะไรก็สนุก