สอนให้ทีม facilitate retrospective เอง
ในฐานะสกรัมมาสเตอร์ จุดอ่อนของผมคือทีมที่ผมโค้ชมักจะไม่กล้า facilitate retrospective เองเวลาที่ผมไม่อยู่
จริง ๆ แล้วจุดอ่อนนี้เริ่มมาจากตอนที่ผมเป็นสกรัมมาสเตอร์ใหม่ ๆ ผมไม่แน่ใจว่าคุณค่าของผมคืออะไร ผมใช้เวลาส่วนใหญ่ในการสังเกตทีม และภายในใจก็กังวลว่าจะถูกตัดสินว่าไม่ได้ทำอะไรเลย
retrospective เป็นกิจกรรมเดียวที่ผมปล่อยพลังได้เต็มที่ เพราะผมเป็นคน facilitate เต็ม ๆ เพื่อเปิดพื้นที่ให้ทีมเข้าร่วมได้เต็มตัว
ผมศึกษาเรื่อง retrospective เยอะมาก อ่านเยอะ เรียนเยอะ และก็เริ่มสังเกตทีมเข้มข้นขึ้น เพื่อไม่ปล่อยให้ทุก ๆ ความขัดแย้ง และโอกาสเรียนรู้ที่เกิดขึ้นระหว่าง sprint ถูกข้ามไปใน retrospective
ผมเลือกเฟ้นท่า retrospective แต่ละครั้ง เพื่อให้เวลาใน retrospective ถูกใช้อย่างคุ้มค่าที่สุด บ่อยครั้งก็รู้สึกปลื้มใจที่เห็นทีมได้เรียนรู้สิ่งที่สำคัญ รู้สึกภูมิใจที่เห็นพลังของทีมที่จะพัฒนาตัวเองให้เก่งขึ้น รู้สึกเป็นเกียรติทีมเปิดเผยความเปราะบางให้เห็น มันบอกผมว่าพื้นที่ที่ผมสร้างขึ้นมาในช่วงเวลา retrospective นี้ปลอดภัย
ทุกอย่างดูสวยงาม แต่มีปัญหาเล็ก ๆ อย่างหนึ่งที่ผมเริ่มสังเกตเห็นคือ สัปดาห์ไหนที่มีเหตุให้ผมต้องลางานวันศุกร์ retrospective ก็จะถูกข้ามไปด้วยเหตุผลว่าไม่มีผมคอย facilitate ให้
ผมเคยถามทีมว่าทำไมไม่ facilitate กันเอง คำตอบคือ พวกเค้าทำแบบที่ผมทำไม่ได้ ระดับที่ผมทำแทบจะเหมือนนักจิตวิทยาทำแล้ว
ผมถามต่อว่า ทำแค่ good, bad, try ธรรมดาไม่ได้เหรอ? “ทำแค่นั้นไม่เห็นจะมีประโยชน์เลย” เป็นคำตอบที่ผมได้ยินบ่อย ๆ
ตอนนั้นผมเริ่มรู้ตัวว่า แม้จะด้วยความตั้งใจดี แต่ความเปราะบางภายในที่กลัวตัวเองจะไม่มีค่า ทำให้ผมเผลอขโมย ownership ของ retrospective ออกมาจากมือทีมเสียแล้ว
แล้วปัญหานี้ก็เริ่มหนักขึ้นเมื่อผมต้องไปดูหลายทีมมากขึ้น จำนวนครั้งที่ retrospective ถูกข้ามไปก็เกิดบ่อยขึ้น ๆ จนกลายเป็นเรื่องปกติ
ถึงตรงนี้ถ้าใครเคยอ่านบทความเรื่อง ขึ้นต้นด้วย R ลงท้ายด้วย E ใคร ๆ ก็บอกว่าดี แต่ไม่ทำกัน ที่ผมโพสต์หลายสัปดาห์ก่อน คงจะรู้แล้วว่าผมเล่ามาจากประสบการณ์ตรงล้วน ๆ :P
ตอนผมไปเรียน Poweful retrospective กับ Esther Derby มีบทหนึ่งที่สอนให้โค้ชหัดสอนให้ทีม facilitate retrospective กันเอง
เขาสอนให้ทำให้ retrospective เป็นเรื่องง่าย ทำให้มันเป็นเรื่องธรรมดาที่ใคร ๆ ก็ facilitate ได้ ทีมจะได้กล้าทำด้วยตัวเอง
หลักการง่าย ๆ คือให้แบ่ง role facilitator, time keeper และ scriber ออกจากกัน
facilitator มีหน้าที่แค่คอยบอกว่าตอนเนี่ยต้องทำกิจกรรมอะไร แล้วถ้ามี case แปลก ๆ เกิดขึ้น เช่น vote แล้วคะแนนเท่ากันเอาไงดี? เค้าก็จะเป็นคนตัดสินใจว่าจะจัดการกับสถานการณ์เหล่านี้ยังไง
time keeper แค่คอยจับเวลาตามที่ facilitator บอกแล้วค่อยเตือนทุกคนให้ทุกคนรู้ว่าเวลามันเหลือแค่ไหนแล้ว จะได้ทำของเสร็จทันเวลา
scriber มีหน้าที่คอยจดว่าทีมตัดสินใจจะทดลองอะไรใน sprint หน้า แล้วคอยทวงถามเพื่อให้มั่นใจว่าทุกทุกคนไม่ลืมทำ บางทีมก็เลือกใช้คำว่า “จดจิก” หรือ “แม่ไก่” แทน scriber :D
พอแบ่งบทบาทออกจากกันแบบนี้ มันเป็นไปได้ที่สมาชิกที่โอน้อยออกแล้วได้บทบาทพิเศษมา สามารถทำบทบาทนั้นไปด้วย พร้อมกับเข้าร่วมไปพร้อม ๆ กัน
ข้างล่างเป็นตัวอย่างคู่มือของการ facilitate retrospective ท่า Keep-Stop-Start
Flipchart
คู่มือ
อ้างอิง
Credits
- Esther Derby who enlightened me that a good retrospective is everyone’s job and how to put that into practice using role cards in her powerful retrospective online course.
- Piyaporn Kurusathianpong (จิ๊บ) ที่ช่วยวาด flipchart สำหรับทำ retrospective Keep-Stop-Start ให้ ซึ่งยังใช้มาจนทุกวันนี้
- Anna K Lundin Gustafsson who shared Keep-Stop-Start format for a retrospective with me. Not only I find the format really efficient, it simplicity makes it the best format for a team to start practicing facilitation themselves.
- Tord Overå who showed me how to facilitate Keep-Stop-Start effectively. Even it was almost a year ago which I participated his retrospective, the experience still impressed clearly in my memory.
