เราได้เรียนรู้อะไรบ้างนะ?

ผมตั้งใจจะ blog ท่า retrospective ต่างๆที่ผมเคยทำไว้ เผื่อใครจะเอาไปใช้ประโยชน์ได้ครับ

ท่านี้มีเจตนาหลัก ๆ เพื่อหาว่าช่วงที่ผ่านมาเราได้เรียนรู้อะไรบ้าง และเราจะเอาสิ่งที่เราได้เรียนรู้มาปรับปรุงให้วันข้างหน้าดีขึ้นได้อย่างไร

retrospective plan

ขอเล่าบริบทนิดนึง ผู้เข้าร่วมมีประมาณ 12 คน เวลาในการทำ retrospective มี 1 ชั่วโมง ผมตื่นเต้นกับ retro นี้หน่อย เพราะมีหัวหน้าของทีม และ หัวหน้าของหัวหน้าเข้าด้วย เนื่องจากมันมี rank 3 ชั้น ผมเลยให้ความสำคัญกับการที่ทุกคนได้ออกเสียงเท่า ๆ กันเป็นพิเศษ

ผมวางแผนการใช้เวลาดังนี้

  • Set stage 5 นาที ด้วยกิจกรรม Love letter
  • Gather data & Generate Insights 20 นาที ด้วยกิจกรรม Satir’s temperature reading
  • Decide what to do 30 นาที ด้วยท่า Me, We, Org
  • Closing 5 นาที โดยการสรุป retrospective และเก็บ feedback ของ retrospective

กิจกรรม Love Letter

ตัวอย่าง Love letter

กิจกรรมมี 3 ขั้นตอนดังนี้

  1. ทุกคนเขียนชื่อตัวเองที่หัวกระดาษ A4 แล้ววางกระดาษไว้ข้างหน้าที่นั่งตัวเอง
  2. ทุกคนลุกขึ้นเดินไปรอบ ๆ ห้อง เพื่อเขียนคำขอบคุณบนกระดาษของคนที่เราอยากขอบคุณ format คือ ขอบคุณนะที่ <ทำอะไร> เพราะ <มันส่งผลกระทบกับชั้นอย่างไร>
  3. หมดเวลา 5 นาที ทุกคนกลับมานั่งที่ พับจดหมายตัวเอง แล้วเอากลับไปอ่านที่บ้าน (ยังไม่ให้อ่านตอนนี้)

กิจกรรม Satir’s temperature reading

ปรกติแบ่งเป็น 5 phases ดังนี้

  1. Appreciation — อยากขอบคุณอะไรใครบ้าง
  2. New information / learning — ช่วงที่ผ่านมา มีข้อมูลใหม่ ๆ หรือการเรียนรู้ใหม่ ๆ อะไรอยากแบ่งปันกับกลุ่มบ้าง
  3. Puzzled — ช่วงที่ผ่านมา งง เรื่องอะไรบ้าง
  4. Opportunities for improvement — ช่วงที่ผ่านมา เห็นโอกาสที่จะปรับปรุงเรื่องอะไรได้บ้าง
  5. Hopes & Wishes — ถ้าขอพรเทพมังกรได้ อยากจะขออะไรบ้าง

ซึ่งแต่ละ phase จะมี 2 กิจกรรม คือ

  1. ต่างคนต่างเขียน 1 เรื่อง ต่อ 1 postit จำกัดเวลา 2 นาที
  2. ผลัดกันแชร์คนละใบ วนไปเรื่อยๆ พอหมดเวลา แชร์ได้แค่ไหนก็แค่นั้น (ให้เวลา 3 นาที)

กิจกรรม Me, We, Org

กิจกรรมนี้ เราจะใช้กำแพง 3 กำแพง เป็นพื้นที่ในการระดม idea โดยกำแพงแรก Me เอาไว้สำหรับ idea ที่ใช้พัฒนาตนเอง กำแพงที่สอง We เอาไว้เก็บ idea สำหรับ commitment ของกลุ่มเรา ส่วนกำแพงที่ 3 Org เอาไว้เก็บไอเดียสำหรับปรับปรุงกฎ หรือโครงสร้างขององค์กร เพื่อให้เราทำงานได้ง่ายขึ้น

กำแพง Me

ใช้เวลา 5 นาที list idea ว่า ฉันอยากจะพัฒนาอะไรบ้าง เขียนไปบน postit ใบละ 1 idea โดยด้านหลัง ให้เขียนชื่อเจ้าของไว้ด้วย

พอหมด 5 นาที ให้ทุกคนไปยืนอ่าน แล้วเลือกใบที่ถูกใจ แต่ต้องไม่ใช่ของตัวเองมา พลิกดูด้านหลัง แล้วไปบอกเจ้าของว่า อีก 1 อาทิตย์ชั้นจะมาสัมพาษณ์นะ ว่าที่ตั้งใจจะทำผลเป็นอย่างไรบ้าง?

กำแพง We

ทุกคน list idea สำหรับกลุ่มเราที่จะพัฒนา (5 นาที)

พอหมดเวลา facilitator เข้าไป walk through, จัดกลุ่ม แล้วหยิบทีละกลุ่ม ถามว่าใครจะเป็นเจ้าภาพ? ถ้าไม่มีก็ข้ามไป ถ้ามี ก็ถามต่อว่า ใครจะไปร่วมทีมนี้บ้าง?

แล้วก็ทำแบบนี้ไปเรื่อย ๆ จนคนหมดห้อง

กำแพง Org

list idea ที่จะปรับปรุงโครงสร้างองค์กร แล้ว facilitator รวบรวมไปให้ผู้บริหาร

วันจริงเกิดอะไรขึ้นบ้าง?

เราเริ่มช้าประมาณ 15 นาที หลังจากรอคนส่วนใหญ่มา ผมก็เริ่มกิจรรม love letter เลย (ผมใช้กิจกรรมนี้แทนรอบ Appreciation ของ Satir’s temperature reading) ถือเป็นการ slow start สำหรับคนที่มาช้า ผมเขียนกระดาษของพวกเค้าให้ ทุกคนจะได้เริ่มได้ก่อน

หลังจากนั้นมาช่วง Gather data & generate insights ผมทำ Satir’s temperature reading แค่ 3 รอบ: new information, puzzles, opportunities for improvement ผมตัด appreciation ไปเพราะซ้ำซ้อนกับ love letter และตัด hopes & wishes เพราะจะประหยัดเวลา

พอทำตรงนี้เสร็จ ผมเริ่มไม่มั่นใจว่า ไอ้ format retrospective ที่วางมา มันจะตรงกับเป้าหมายผู้เข้าร่วมแค่ไหน เลยตัดสินใจใช้เวลา 2 นาที ให้ทุกคนเขียนคำตอบของคำถามว่า ‘ถ้า retro นี้จะเป็น retro ที่ประสบความสำเร็จที่สุดสำหรับชั้น จบ retro แล้วจะต้องมีอะไรเกิดขึ้น?’ แล้วผลัดกันแชร์ 1 รอบ

พอได้เช็ค goal ว่ายังตรงกับท่า Me, We, Org ที่วางไว้ เพราะหลายๆคนอยากได้ action และทุกคนก็ได้แชร์เป้าหมายกันและกันและเห็นว่า แต่ละคนอยากได้ action กันทั้งนั้น แค่รายละเอียดของ action แตกต่างกันตาม focus ของแต่ละคน ก็ไปต่อ

ด้วยเวลาที่จำกัด ผมลดเวลาในการ generate idea สำหรับ Me เหลือ 5 นาที แล้วให้เค้าจับคู่, ส่วน We เหลือ 3 นาที และ Org แค่ 1 นาที (อิงตาม focus ของ action ที่พวกเค้าแบ่งปันตอนแชร์ retrospective goal เมื่อกี้)

ผมเก็บ feedback retro เร็วๆ โดยการให้เค้าชูนิ้ว่า 1–5 เค้าพอใจกับ retro นี้แค่ไหน ผลลัพธ์ส่วนใหญ่เป็น 4 และมี 5 บ้างประปราย ไม่เห็น 1, 2 หรือ 3

โดยรวมผมชอบ retrospective ครั้งนี้ ผมว่ามันแบ่งเวลาให้กับการแบ่งปันประสบการณ์ที่ผ่านมา และการคิด action เพื่อเอาไปปรับปรุงในอนาคตได้ดี และทุก ๆ คน ก็ได้มีส่วนร่วมพอ ๆ กันแม้ว่าจะมีความเหลื่อมล้ำในตำแหน่งของผู้เข้าร่วม หวังว่าจะเป็นประโยชน์กับผู้อ่านไม่มากก็น้อยนะครับ ใครได้เอาอะไรไปใช้ แล้วได้ผลอย่างไร มาเล่าสู่กันฟังบ้างนะครับ ขอบคุณครับ ^/\^

Credits

Emerson Mills สำหรับท่า Love letter

Esther Derby กับกัญญา ลิขนสุทธิ์ที่สอนการประดิษฐ์คำขอบคุณที่โดนใจ

Esther Derby สำหรับโครงสร้าง 5 stages retrospective

Hugh กับ Jean ที่สอน Satir’s temperature reading

Stanly Lau ที่โชว์วิธีประยุกต์ Satir’s temperature reading มาเป็นกิจกรรมใน retrospective

Bas Vodde สำหรับกิจกรรม Me, We, Org

odds.team

Odds Team

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade