Agile retrospective เล่มสอง
เช้านี้ได้อ่านจดหมายจาก Esther Derby เจ้าของฉายาเทพธิดา retrospective และเป็นผู้เขียนหนังสือ Agile retrospective ร่วมกันกับ Diana Larsen เลยได้รู้ข่าวว่าหนังสือ Agile retrospective เล่มสองกำลังจะออก
ในเล่มใหม่นี้จะมีเนื้อหาเกี่ยวกับออนไลน์ retrospective ด้วยเพื่อให้เข้ากันกับสถานการณ์ปัจจุบันที่เรา work remote กัน
ที่ท้ายอีเมลผมเห็น Esther ถามว่ามีเรื่องราวเกี่ยวกับ retrospective อยากแชร์ไหมอาจจะไม่ใช่ retrospective ที่ประสบความสำเร็จก็ได้ ต่อให้เป็นอันที่ไม่ประสบความสำเร็จก็อาจจะมีบทเรียนดี ๆ มาแบ่งปันได้เช่นกัน
ทันทีที่เห็นประโยคนี้ retrospective ครั้งนึง ก็ผุดขึ้นในใจผมทันที
เหมือนกลับเวลาถูกถามว่าโปรเจคที่ประทับใจที่สุดคืออะไร ทุกครั้งคำตอบของผมมันจะไม่ใช่โปรเจ็คที่ประสบความสำเร็จ ทุกอย่างราบรื่นสวยงามดังฝัน แต่คำตอบของผมทุกครั้ง จะเป็นโปรเจ็คที่เป็นดั่งฝันร้าย ที่ไม่เห็นอนาคตว่าผมจะก้าวข้ามมันไปได้ยังไง และบ่อยครั้งตอนจบถึงจะไม่เรียกว่าล้มเหลว แต่มันก็ไม่สามารถอธิบายด้วยคำว่าสำเร็จได้ ความสำเร็จหนึ่งเดียวที่นึกออกคือผมผ่านมันมาได้โดยที่ไม่ตาย
retrospective อันนี้ก็เหมือนกัน มันเป็น retrospective ที่ผมทำได้แย่ที่สุดเท่าที่ผมเคย facilitate มาเลยก็ว่าได้
ณ ตอนนั้นผมเป็นสกรัมมาสเตอร์ของห้าทีม และทั้งห้าทีมก็เลือกที่จะทำ retrospective ร่วมกันทุก sprintโดยกำหนด timebox ของกิจกรรมไว้ที่ 1 ชั่วโมง
ทุกเย็นวันศุกร์ ผมจะเผชิญกับความท้าทาย เพราะการ facilitate retrospective สำหรับคน 30 กว่าคนในห้องใหญ่ ๆ ภายในเวลาชั่วโมงเดียวนั้นมันยากมากสำหรับผม
ผมก็ได้หนังสือ Agile retrospective เวอร์ชั่นแรกนี่แหละเป็นเหมือนแสงนำทางให้ผมผ่านช่วงเวลายากลำบากนั้นมาได้
retrospective ครั้งนั้นเกิดขึ้นหลัง sprint review ที่เกินเวลามา 10 นาที หลังจบผมบอกทีมให้ไปพักกันก่อน 5 นาทีแล้วเราจะเริ่ม retrospective กัน
sprint นั้นผมลงไป pair กับทีมใกล้ชิดมาก ผมอยู่ในบริบทเดียวกับทีมจนจบ sprint review เลย และใน 5 นาทีนั้นเอง ที่ผมเพิ่งรู้ตัวว่าผมยังไม่ได้เตรียม retrospecitve เลย
ผมถามตัวเองเร็ว ๆ ใน 5 นาทีนั้นระหว่างที่ทุกคนกำลังไปพักกว่าผมจะใช้กิจกรรมอะไรใน ห้า stage ของ retrospective ภายในเวลา 45 นาทีที่เหลือ
ผมนึกอย่างรวดเร็ว หากิจกรรมต่าง ๆ ที่นึกออกจากในหนังสือ ยำ ๆใส่เข้าไปใน จนผมได้แผนของ retrospective มาภายในเวลา 5 นาที
และผมก็เริ่ม facilitate ไปตาม stage ต่าง ๆ แน่นอนว่าระหว่างที่ทุกอย่างกำลังดำเนินไปผมก็พบช่องโหว่มากมายในแผน 5 นาทีของผม นอกจากนี้อีกสิ่งที่ผมรู้สึกได้คือความขัดแย้งในบรรยากาศของ retrospective
ผมเห็นสมาชิกบางคนพยายามเล่นมุกตลกเพื่อคลายความตึงเครียดและความร้อนรนในบรรยากาศของการ retrospective ในทางกลับกันผมก็เห็นสมาชิกอีกกลุ่มหนึ่งที่พยายามทำให้ทุกอย่างมีประสิทธิภาพที่สุด ผมเดาว่าเค้าน่าจะให้ความสำคัญกับการที่ retrospective เสร็จตรงเวลา
ผมเห็นฝั่งที่ต้องการบรรยากาศดี ๆ พยายามเล่นตลกมากขึ้น ๆ
ขณะเดียวกันฝั่งที่ต้องการประสิทธิภาพก็เริ่มพูดจาถากถางคนที่เล่นสนุก
ในจินตนาการของผมคือทีมกำลังแบ่งเป็นสองฝ่ายที่เผชิญหน้ากัน ต่างฝ่ายต่างพยายามแย่งชิงอำนาจเพื่อให้ retrospective ดำเนินไปในทิศทางที่ฝ่ายตัวเองต้องการ
ผมสังเกตุเห็นระดับความขัดแย้งที่สูงขึ้นเรื่อย ๆ ในเวลาที่ผ่านไป
สิ่งที่ผมไม่ทันสังเกตุเห็นก็คือ ความเหนื่อยล้าในตัวผมที่กำลังเพิ่มขึ้นพร้อม ๆ กับความหงุดหงิดในใจผมเองที่กำลังสูงขึ้นเรื่อย ๆ ตามเวลาที่ผ่านไปเช่นกัน
แล้วผมก็น็อตหลุด!
“ผมไม่อยากทำสิ่งนี้ต่อไปแล้วอ่ะ” ผมได้ยินเสียงตัวเองพูดประโยคนี้ออกไป
การขัดจังหวะของผมดึงความสนใจของทั้งสองฝ่ายให้กลับมาที่ผมได้สำเร็จ
“ผมอยากรู้ว่าการที่ retrospective หนึ่ง ๆ จะจบลงอย่างสำเร็จ นั่นคือพวกเราทุกทีมต่างได้ action item ไปพัฒนาตัวเองใน sprint หน้า, จบตรงเวลา, บรรยากาศดี, มีการแบ่งปันที่มีความหมาย เป็นความรับผิดชอบของผมเองคนเดียวในฐานะ facilitator หรือเป็นความรับผิดชอบของพวกเราทุกคน” ผมโพล่งประโยคนี้ออกไป แล้วก็รู้สึกถึงแรงกดทับที่อยู่บนบ่าผมก็เบาขึ้น ราวกับว่าความกดดันจากตำแหน่ง facilitator ที่ค้ำคออยู่ถูกแปรเปลี่ยนเป็นประโยคที่ผมกำลังระบายออกไป
หลังจากนั้นห้องก็เงียบมาก ไม่น่าเชื่อเลยว่าจะเป็นห้องใหญ่ ๆ ที่มีคนอยู่รวมกันสามสิบกว่าคน ผมเห็นทุกสายตาจับจ้องผม แล้วก็เกิด dead air เพราะไม่มีใครกล้าพูดอะไร
ผมเสียใจกับสิ่งที่พูดไปทันที ผมตำหนิตัวเองที่ไม่สามารถควบคุมอารมณ์ตัวเองได้ดีกว่านี้ ตอนนั้นผมอายมาก
มีสาวน้อยคนหนึ่งยกมือขึ้น แล้วพูดว่า “หนูคิดว่ามันเป็นความรับผิดชอบของพวกเราทุกคนค่ะ”
ผมรู้สึกประหลาดใจ เพราะไม่บ่อยที่ผมจะได้ยินความเห็นจากเธอ โดยเฉพาะท่ามกลางคนหมู่มากขนาดนี้
หลังจากนั้น ผมก็เห็นหลายคนพยักหน้า เห็นคนพึมพำว่าใช่ เป็นของพวกเราทุกคน
ผมอาศัยจังหวะนั้น ให้คำสั่งสำหรับกิจกรรมขั้นถัดไป เพื่อพาตัวเองออกจากจุดอึดอัดนั้น
แล้วผมก็ได้เห็นสิ่งมหัศจรรย์ ผมเห็นทั้งสองฝ่ายต่างช่วยเหลือกัน คนที่ต้องการบรรยากาศดี ๆ ก็เริ่มให้ความสำคัญกับเวลา ขณะที่คนที่ให้ความสำคัญกับเวลา ก็เริ่มสนใจบรรยากาศ
แล้ว retrospective นี้ก็จบลง ที่ทุก ๆ ทีมได้ action item กลับไปทำต่อ sprint หน้า และมันก็จบตรงเวลา
ผมกลับมานั่งย้อนคิดว่าเรื่องทั้งหมดนี้มันเป็นไปได้ยังไง
ผมพบว่า การที่ผมหลุดออกไปนั้น มีโอกาสสูงมากที่บรรยากาศมันจะกลายเป็นอะไรที่ผมควบคุมไม่ได้
แต่ที่ทุกอย่างออกมาดี เพราะสายสัมพันธ์ที่ผมมีให้กับทีม เพราะทุก ๆ ครั้งที่ผมจะไปโค้ชทีม ผมจะ connect กับเค้าก่อน ค่อยนำเสนอสิ่งที่ผมอยากแบ่งปัน การทำแบบนี้ซ้ำแล้วซ้ำเล่ากับสมาชิกทุกคนในทีม ทำให้วันที่ผมไม่ไหว พวกเขามองข้ามบทบาทผมในฐานะ facilitator แล้วเห็นผมเป็นดังเพื่อนคนนึง ที่บางครั้งก็ไม่ไหว และต้องการความช่วยเหลือเหมือนกัน
ผมคิดว่า การที่แต่ละฝ่ายลดความยึดติดกับความต้องการของฝ่ายตัวเอง แล้วเปิดใจมองความสำคัญของความต้องการของอีกฝ่ายบ้าง เพราะพวกต่างมีเป้าหมายเล็ก ๆ อันหนึ่งที่เหมือนกัน คือเค้าต้องการช่วยเหลือผม
ที่ทุกอย่างออกมาดี เพราะผมเตรียมตัวมาดี ผมไม่ได้พูดถึงแผนลวก ๆ 5 นาทีนั้น ผมหมายถึงทุก ๆ ครั้งที่ผมให้บริการทีมอย่างเต็มความสามารถ และทำด้วยใจ ทีมสัมผัสถึงสิ่งนั้นได้ และก็ให้ใจผมกลับมาเช่นกัน
ผมรู้สึกว่าผมเพิ่งเข้าใจคำว่า facilitator is a servant leader ก็ตอนนี้เอง
วันนี้ผมไม่มีปัญหาเดิม ๆ อีกแล้ว
เดี๋ยวนี้ เวลาผมโค้ชทีมใหม่ ๆ สิ่งแรก ๆ ที่ผมทำคือแบ่งปันความรับผิดชอบในการ facilitate retrospective ให้กับทีม โดยผมจะ facilitate ให้ทีมดูแค่ครั้งเดียว แล้วตั้งแต่ครั้งที่ 2 เป็นต้นไป ผมจะใช้ role cards ที่ได้เรียนมาจากคอร์ส Powerful retrospectives ของ Esther แล้วให้ทีมโอน้อยออกกัน ว่าใครจะเป็น facilitator ใครจะเป็น time keeper ใครจะเป็น scriber หลังจากนั้น ทีมก็จะผลัดกัน facilitate retrospective กันเอง
ทุกวันนี้ ไม่มีใครสงสัยอีกต่อไปว่าการที่ retrospective จะออกมาดีเป็นความรับผิดชอบของใคร เพราะ เราทุกคนต่างช่วย ๆ กันคนละไม้คนละมือ
