Trabalhando com pessoas em diferentes fusos horários

Pessoas morando em diferentes cidades e países é uma constante no nosso time. Nesse post compartilhamos algumas dicas para isso nunca ser um problema no andamento dos projetos.

A diferença de timezone assusta porque é comum achar que precisamos de acesso direto e imediato às pessoas para trabalhar em conjunto. Percebemos que isso é só uma crença, um hábito que desenvolvemos. Existem outras maneiras de colaborar.

Outro tipo de comunicação

Primeiro, será que precisamos de resposta para tudo agora? Imediatamente? Nesse exato momento? Nossa experiência diz que, na maior parte das vezes, não. E, se precisar, será que não existe outra maneira de deixar toda informação relevante disponível? Dessa maneira, o acesso direto a outra pessoa deixa de ser necessário.

Esse tipo de comunicação indireta tem o nome de comunicação assíncrona. Basicamente quer dizer que você vai deixar uma “mensagem” e a pessoa vai ter responder quando ela puder.

Esse tipo de comunicação está mais presente no nosso dia a dia do que percebemos. Com whatsapp, messenger, entre outras ferramentas, a ideia é que você deixe sua mensagem e a pessoa vai ter responder quando ela visualizar a mensagem. Às vezes pode ser imediatamente, às vezes não.

Como colaborar nesse ambiente

Agora, para esse tipo de comunicação funcionar dentro da colaboração em projetos precisamos seguir alguns princípios básicos:

1) Toda informação sobre o andamento dos projetos deve estar atualizada, contextualizada e disponível para toda a equipe do projeto o tempo todo.

Atualizada significa que ela deve refletir o que realmente está acontecendo no projeto naquele momento. O que já foi feito, o que está em progresso e o que ainda precisa ser feito.

Contextualizada significa que a informação precisa vir acompanhada do contexto necessário para que ela possa ser entendida.

Disponível significa que ela deve estar em algum lugar onde todos os envolvidos tenham acesso facilmente. Em um arquivo de word que só está salvo só no seu computador não conta. Falar com só uma das pessoas do projeto via mensagem direta também não conta.

Existem várias ferramentas online que podem ser utilizadas para seguir esse principio. As melhores são os gerenciadores de tarefas, porque assim você pode agrupar toda informação relacionada a tarefa que precisa ser feita em um lugar só.

Existem várias apps que cumprem essa função como Trello, Asana e Jyra. Nós escolhemos utilizar o Flow. Gostamos bastante do Flow porque ele tem a funcionalidade de Catch Up.

Essa funcionalidade funciona quase como uma timeline do Facebook, só que com o histórico de tudo que aconteceu dentro das tarefas desde a sua última visita ao aplicativo.

2) Quando se comunicar com alguém, deixe bem claro os próximos passos

É importante que você passe a sua mensagem de maneira que fique bem claro quais são os próximos passos para a pessoa que tem que responder.

“Oi tudo bem?” talvez não seja suficiente, porque você não tem controle de quando a pessoa vai ver a mensagem e se você vai estar lá para dar o resto do contexto (volte ao principio 01).

Está mais para algo assim: “Oi, tudo bem? Hoje terminei o Design para a Landing Page do Officeless. Será que você pode dar uma última revisada nos detalhes e no conteúdo para começarmos a implementar amanhã? O design está nesse link…" Melhor. Bem melhor.

3) Alinhe expectativas sobre o horário que você vai estar disponível online.

Esses não são horários rígidos, só alinhamentos. Deixar claro quando as pessoas podem esperar uma resposta mais imediata sua. Isso é muito importante quando se está em um fuso horário diferente mas, também funciona quando você está no mesmo fuso horário, pois pessoas diferentes trabalham melhor em horários diferentes.

Dentro de todos os nossos projetos fazemos uma reunião diária para alinhamento do progresso. A ideia é que seja uma reunião rápida onde todos compartilhem o que fizeram no dia anterior e planejem. O horário dessa reunião é marcado no início do projeto e todos os dias acontece no mesmo horário.

Esse é um momento que sabemos que todos estarão online então aproveitamos para trocar todas as informações necessárias para que todos possam fazer o seu trabalho, tirar dúvidas, pedir revisão ou feedback e esclarecer qualquer coisa.


Essas práticas dão autonomia para cada membro do time fazer o seu trabalho. Com tudo isso alinhado cada um consegue facilmente saber onde o outro parou e começar de lá. É quase como fazer uma passagem de bastão virtual.

A comunicação assíncrona exige uma preparação que vai além da mensagem que você quer passar. No começo é difícil, mas é só uma questão de mudança de hábito. Cada dia fica um pouco mais fácil, até virar automático. Com essa clareza na comunicação a diferença de horário entre você e a sua equipe vai importar cada vez menos.


E você? Já trabalhou com alguém em um fuso horário diferente? Qual foi o principal desafio que você enfrentou? Conta aí para a gente nos comentários.

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