Mismo sitio, distinto lugar.
En Ole somos conscientes de que vivimos en un entorno volátil, incierto, cambiante y ambiguo, lo que en los últimos tiempos se denomina entorno VUCA. Por ello queremos estar preparados para poder afrontar los retos que esto supone con la mayor facilidad posible.
Esto requiere una habilidad fundamental: la flexibilidad. Por ello hace unos meses comenzamos a fomentar esta flexibilidad y apertura ante el cambio en Ole.
Queremos que nuestro entorno de trabajo sea tan flexible como las necesidades de los proyectos que abordamos. De esta manera podemos adaptar nuestro espacio de trabajo a por ejemplo, aumentos de plantilla temporales, proyectos cooperativos o incluso capaz de crear un entorno de pruebas de algún producto. Todo esto de la manera más natural y ágil posible.
Comenzamos con una medida muy sencilla que arrojó aspectos muy interesantes sobre las dinámicas de trabajo: instauramos el puesto flexible, de manera que cada día debíamos sentarnos en sitios diferentes.
1.Estado actual: El inmovilismo dificulta la adaptación al cambio .
Partimos de la idea de que trabajar siempre en el mismo sitio genera una bonita zona de confort, pero instaura una barrera que no permite salir de esta zona, reforzando una actitud inmovilista y cómoda. La zona de confort nos dibuja un escenario seguro donde nos sentimos cómodos y donde se reduce la incertidumbre, lo cual nos da tranquilidad y control. Y a los seres vivos nos gusta el control.
Pero, ¿cómo hacemos para romper la barrera y salir de esta acomodación? Hay dos posibilidades: por motivación propia o por obligación.
En nuestro caso optamos por la segunda opción, asumiendo el rechazo como resistencia natural al cambio. Esto no es más que un mecanismo que nos protege de lo desconocido, pero también nos impide avanzar, evolucionar y por tanto, dificulta la adaptación.
Por ello se asumió el riesgo entendiendo que una vez superada esta barrera, la percepción iba a ser más positiva.
2. Hipótesis: Si nos movemos más, nos moveremos mas facilmente.
La hipótesis era que adaptarse a trabajar en cualquier sitio de la oficina, aumentaría la zona de confort a toda la oficina, sin necesidad de estar vinculado a una ubicación determinada, y que aparecerían sinergias y dinámicas interdepartamentales que aportasen valor añadido al trabajo en Ole.
Las conversaciones entre personas fluyen por el mero hecho de estar al lado fisicamente. Si cambiamos la persona que tenemos al lado de forma asidua, fomentamos las relaciones entre todos los miembros del equipo y entre departamentos.
Numeramos los puestos y generamos un sistema con el que cada mañana recibiríamos un mensaje con el número del puesto donde nos tocaba sentarnos cada día.
Para medir la acogida y adopción de la medida pedimos a todo el equipo que evaluasen del 1 al 5 cómo de cómodos se sentían con la medida. La puntuación inicial fue de 3,5, lo cual refleja cierto escepticismo. Más interesantes son las diferencias entre los departamentos: por ejemplo comunicación acogió la medida con una puntuación de 1, el de desarrollo de 3 y el de UX de 4. Esto solo nos indica, que las dinámicas de los departamentos en Ole son diferentes.
3. Los efectos: Los reticentes se motivan y los defensores se desencantan.
Es interesante ver cómo fue la evolución en los diferentes segmentos, mientras que en general, el cambio no es muy significativo. Se ve cómo las personas más reticentes al principio experimentan un cambio a una visión más positiva. sin embargo en los que comenzaron con una motivación más alta, se van desinflando porque ven que la medida ya no cumple su misión y les parece un trastorno.
Por otro lado, los mayores trastornos asociados al cambio diario de puesto están relacionados con las cosas materiales: la movilidad de las cosas que se utilizan para trabajar (atriles, cuadernos, posiciones de la silla). Y las mejores valoraciones vienen dadas por la posibilidad de estar cerca de otros compañeros que de otra manera puede que no veas en tu día a día.
Después de unos meses, la medida había dejado de ser efectiva, y estaba generando otras cosas en el equipo. Este momento fue cuando la gente empezó a saltarse las normas: no hacer caso al sitio que le había tocado sentándose en otro sitio y retando al sistema, pero efectivamente, a la mayoría, les daba igual sentarse en un sitio que en otro, y sentían que la oficina era más de todos.
4. Las conclusiones: Aumento de las relaciones interdepartamentales.
Sobra decir que las conclusiones solo aplican a nuestro equipo, aunque basándonos en las fases típicas de resistencia al cambio, podemos afirmar que en Ole el puesto flexible ha favorecido las relaciones entre las personas del equipo y propicia sinergias por el mero hecho de estar cerca de todos los compañeros en algún momento de la semana. No obstante, es posible que la frecuencia de cambio puede ser excesiva, por lo que bajaremos la frecuencia a cambio de sitio por semana, en lugar de a diario. Por último, es cierto, que al menos en Ole, tener un sitio fijo, puede ser más o menos adecuado según el tipo de actividad que desarrolles.
Por otro lado, parece necesario tener un campamento base, un lugar donde dejar tus cosas, una taquilla o algo parecido donde tener un pequeño reducto de privacidad.
5. Reflexiones:
¿Hasta qué punto en un entorno digital las cosas materiales deberían condicionarnos tanto?¿Puede que esté relacionado con que pasamos demasiado tiempo trabajando sentados? Si las rutinas de trabajo fuesen más dinámicas, ¿sería más fácil moverse de sitio y trabajar en cualquier lugar?
Seguiremos experimentando con nuestro equipo y nuestro espacio, en pro de conseguir siempre la mejor versión de nuestro trabajo.
Para terminas, os dejamos un temazo que os haga pernsar, o al menos… bailar.
Hay un sitio para cada lugar
Queda espacio para ti
Es tu turno, solo tienes que verlo
(Vetusta Morla)
