Usando o Slack ao seu favor
Eficiência e produtividade na comunicação
O método mais eficiente e eficaz de transmitir informações para e entre uma equipe de desenvolvimento é através de conversa face a face.
Aqui no Olist damos extrema importância para a comunicação entre as pessoas dos times. Temos diversos desafios interessantes e complexos para resolvermos e se não estivermos sincronizados no tocante às informações do negócio, às novidades de cada área ou mesmo sobre a cultura que move a empresa, podemos colocar todos os planos em risco.
Dada a nossa natureza distribuída, temos algumas ferramentas que nos auxiliam na comunicação. Uma delas é o Slack. Todas as pessoas da empresa estão nesse canal e acaba sendo o ponto chave para a troca de informações entre os squads. Entretanto percebemos que se não o utilizarmos bem, o que era para ser um auxiliador pode se tornar o principal vilão na perda de produtividade e fator de distração.
Estamos constantemente aprendendo como utilizar melhor as funcionalidades do Slack e quais as melhores práticas na utilização da ferramenta para que possamos tirar o melhor proveito dela. Assim sendo, resolvemos compartilhar o que estamos aplicando até o momento pois pode ser útil para outras pessoas.
Notificações
Ser notificado de toda e qualquer mensagem que é enviada para os canais em que faz parte é inviável. Não ser notificado nunca também não é o mais indicado. Assim, preferimos ajustar para que haja notificações em caso de menções ou na ocorrência de determinadas palavras chave. Essa regra também serve para notificações do tipo "push" nos dispositivos móveis.
Em conjunto com uma boa escolha de palavras chaves para notificação é possível manter-se informado das comunicações pertinentes sem ser interrompido constantemente.
Interrupções
Ser interrompido pelos colegas é algo corriqueiro em diversas empresas. Quando essa interrupção afeta alguém que esteja desempenhando um trabalho criativo que exige alta concentração, como é o desenvolvimento de software, o prejuízo de um momento de desvio de atenção pode ser ainda muito maior. Assim sendo, cabe escolher atentamente quando e como interromper um colega de trabalho.
Quando alguém está com alguma dúvida que não necessariamente precisa ser respondida por uma pessoa específica, é mais indicado que sejam utilizados os canais. Para isso é importante a organização de todo time em canais significativos para a empresa. No caso do Olist temos um canal para todos da empresa e diversos outros canais para cada squad. Se tenho alguma dúvida referente a publicação de produtos, por exemplo, eu posso utilizar o canal do squad de publicação ao invés de interromper uma pessoa especificamente.
Um ponto super importante na utilização dos canais, que sempre gera dúvidas, é a utilização mais apropriada do @here e do @channel. Vale salientar a diferença entre ambos:
- @channel: notifica todos os membros de um canal independentemente se estejam online ou do dispositivo onde estão conectados.
- @here: notifica todos os membros de um canal que estejam online no desktop no momento. Ou seja, usuários que não estiverem online ou estejam em trânsito online no smartphone, não serão notificados.
Para mensagens que não demandem urgência ou ação imediata de todos os membros do canal a utilização do @here é mais indicada por ser menos intrusiva.
Se a intenção é somente notificar usuários específicos em um canal, vale lembrar que a utilização do @nick (onde nick é o nome de um usuário) é o suficiente. Exemplo:
@fulano @beltrano podem me ajudar com xpto?
Ainda no que se refere a interrupções, é importante prezar por mandar a mensagem mais completa possível logo no primeiro envio. Isso faz com que a comunicação fique mais otimizada, pois logo que a sua mensagem for vista ela logo poderá ser respondida. Ao invés de mandar uma mensagem "Oi, tudo bom, pode me ajudar?" e esperar para então enviar a pergunta de fato, é melhor já enviar a dúvida (com possíveis referências pertinentes) na primeira mensagem:
"Oi, tudo bom? Estou precisando de uma ajuda com o código xpto que você mexeu ontem e eu não entendi tal ponto. Pode me esclarecer esse e aquele trecho?"
Utilize o status sabiamente
Uma funcionalidade relativamente recente do Slack pode ser bastante útil na comunicação com o time sem gerar interrupções. Se trata da definição do status. O próprio Slack sugere alguns status pertinentes:
Use a funcionalidade de status para comunicar sua (in)disponibilidade. Deixe explícito quando você estiver focando em algo e não irá poder responder ou acompanhar alguma discussão.
Threads
Sempre que precisar prolongar uma conversa, ou se sua resposta será diretamente para alguma mensagem posterior, use funcionalidade de threads (passando o mouse sobre uma mensagem o ícone de começar uma thread irá aparecer no canto direito).
Quando múltiplas linhas de conversa se desenvolvem em um canal, pode ficar difícil dos participantes seguirem a linha raciocínio e também de outras pessoas acompanharem o fluxo. Múltiplas linhas de discussões também complica a vida de quem precisa se interar do que foi dito após a conversa ter ocorrido.
Tenha um canal random
Essa é uma prática que pode fazer muito mais sentido para times distribuídos, que é o caso do Olist. Geralmente em canais do tipo "random", aqueles onde pode-se enviar mensagens de diversos assuntos e propósitos, acabam tendo duas principais vantagens:
- O random serve para aproximar mais humanamente e culturamente os membros do time com piadas, gifs, comentários gerais sobre o dia a dia na empresa entre outros;
- O random também serve para separar o que é assunto pertinente e importante do trabalho dos demais assuntos que também são necessários (como falado no ponto anterior) mas que não são diretamente relacionados ao dia a dia de trabalho.
É importante lembrar do que a afirmação do manifesto ágil no início do post nos remete: nada substitui a comunicação face a face. Entretanto temos tido bastante sucesso aqui no Olist com uma equipe completamente remota e altamente produtiva. Isso se dá ao fato tanto de a equipe ser composta por pessoas maduras e comprometidas como também de possuirmos o discernimento de quando devemos buscar uma melhor forma de comunicação. O Slack não resolve todas as nossas necessidades e comumentemente utilizamos ferramentas para screen sharing ou conversas via áudio em tempo real.
Compartilhem com a gente suas práticas na utilização do Slack ou da ferramenta que utiliza.
