Scrum for Agile Design Team
Mungkin semua sudah paham tentang scrum, mungkin juga sudah menggunakan, metode kerja yang lazim digunakan oleh perusahaan teknologi. Tapi bagi kami, yang notabene design studio masih awam tentang scrum. Kami berencana menggunakannya dalam project management.
Agar lebih paham, kami mengundang Mas Ibnu Fajar Riyadi untuk memberi pelatihan tentang Scrum and Agile Methodology. Beliau kini CPO di Qatros, sebuah start up baru dari Yogyakarta. Kami dilatih dengan permainan sederhana yang menggambarkan cara kerja scrum. Kemaren baru saja heboh peristiwa KKN di desa Penari, oleh Mas Ibnu kami ditugaskan membangun desa Penari dengan lego. Lebih tepatnya membangun tata kota desa Penari dari nol.
Begini ceritanya,
Seluruh anggota dikelompokkan menjadi 2 team, tiap team terdiri dari 1 orang Product Owner, 1 orang Scrum Master, dan beberapa team member.
Product Owner; tugasnya memberikan gambaran seperti apa desa yang ingin dibangun, dari sekolah, warnet, toko IndoRamet, sampai masjid.
Scrum master, tangan kanan Product Owner menerjemahkan keinginan product owner menjadi rencana kerja. Rencananya harus jelas, matang, dan tuntas. Siapa mengerjakan apa, apa sebelum apa, apa ada di mana. Apa yang terjadi jika sebuah desa tidak ada jalannya?
Team Member; orang yang bekerja membangun desa. Saya sendiri menjadi anggota team.
Sang Product Owner terlebih dahulu menjelaskan desa impiannya, sebuah desa yang adil makmur sejahtera dengan kemistisan khasnya. Semua anggota team wajib paham keinginan dan tujuan pembangunan desa. Apalagi Scrum Master, kelihaiannya merencanakan kerja menjadi kunci keberhasilan sprint.
Mulailah pembangunan kota, Scrum Master terlebih dulu menulis bangunan apa yang dibutuhkan. Seluruhnya utuh, sekecilnya detil, semuanya ditulis. Kemudian dimasukkan dalam board Backlogs.
Sprint dimulai, Product Owner keluar ruangan. Setiap anggota team mengambil tugas untuk dirinya dalam board To Do, menggeser ke board In Progress. Kami membentuk bangunan dengan lego seadanya. Dan tidak mirip. Ada yang membangun kuburan, sekolah, panti pijat, rumah kades, sampai pohon beringin mistis. Setiap tugas yang telah selesai digeser ke board Done dan sprint 1 pun selesai. Product Owner masuk kembali ke ruangan melihat-lihat desa impiannya. Mengecek bagunan apa yang sudah terbangun, bagaimana proses secara keseluruhan.
Saatnya Sprint ke 2, kali ini Mas Ibnu memberikan waktu 15 menit. Scrum Master diminta menuliskan story points tiap tugas dalam Backlogs. Besar story point sama dengan beban kerja, atau bisa disebut lama jam pengerjaan tugas. Angkanya menggunakan deret fibonaci. 1, 2, 3, 5, 8, dan seterusnya. Product Owner keluar, team bekerja. Semuanya boleh mengambil tugas apapun. Bergantian kami bekerja membangun desa sampai akhirnya Sprint 2 selesai. Setiap tim menghitung berapa story points yang berhasil di dapatkan dalam sprint kali ini.
Tibalah waktu drama, instruksi mendadak perpindahan Scrum Master membuat permainan lebih menarik. Gambaran desa impian tercinta tiba-tiba berubah menjadi desa yang berbeda. Product yang telah direncanakan diganti dengan project baru yang beda jelas arahnya.
Sprint ke 3, sprint baru dengan Scrum Master baru. Di luar Product Owner menunggu desa yang dicita-citakan. Team bekerja membangun desa lagi, Setelah waktu habis, perhitungan total story pints, Product Owner masuk dan mempresentasikan desa Kenari versinya. Ada desa tanpa jalan, kuburan dan panti pijat berdampingan, sangat komplit keanehannya.
Di akhir acara, Mas Ibnu memberikan kesimpulan singkat. Beberapa catatan tentang Scrum sebagai berikut.
- Product Owner; yang mengetahui seluk beluk project, bertugas memberi arahan product/ project kepada semua team. Kemampuan wajibnya mampu meneruskan visi dan misi suatu produk dengan jelas.
- Scrum Master, pengatur pelaksanaan kerja; kemampuan manajerial sangat dibutuhkan. Menguasai pengetahuan tentang produk, paham skala prioritas dan depedency, berpikir secara terstruktur, dan sedikit matematika.
- Team Member; pelaksana kegiatan. Setiap anggota harus mampu memahami tugas, mandiri, dan responsif.
- Product Backlog, semacam dokumentasi lengkap tentang project yang dibuat oleh Product Owner .
- Sprint Planning — Sprint Zero; penjelasan mengenai goal yang ingin dicapai oleh team
- Sprints Backlogs; kumpulan tugas-tugas kecil yang disusun oleh Scrum Master.
- Task/ User Stories; tugas kecil yang akan dikerjakan
- Story Point; nilai beban setiap tugas.
- Daily Scrum Meeting/ stand up; meeting harian untuk pelaporan tugas
- Sprint Retrospective; review pelaksanaan di akhir sprint.
Setelah mengikuti workshop yang menyenangkan, kami mendapat pengertian, scrum method adalah; metodologi kerja dengan menggunakan story points untuk menentukan beban kerja tugas, pada kurun waktu tertentu (sprint).
Beberapa hal yang kami pelajari dari workshop Scrum dengan Mas Ibnu Fajar.
- Dokumentasi sangatlah penting. Jika di tengah jalan ada perubahan, kita punya pegangan.
- Transparansi, masing-masing bisa tahu, siapa sedang mengerjakan apa, bagaimana load pekerjaanya, apakah sudah selesai bisa juga belum dimulai.
- Komunikasi, jika sudah selesai segera update, ada masalah update, Scrum Master akan segera membantu. Jangan-jangan tugas yang kita kerjakan memperlambat kerja anggota lain. Over communicate.
- Terukur, setiap tugas punya nilai yang bila kita lihat di akhir akan tahu seberapa efektif kerja kita.
Bagaimana kami menerapkan scrum untuk pekerjaan sehari-hari?
— — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — -
Omnicreativora is a user happiness studio. Multidisciplinary teams of product design and development. We do signature experiences
We extend and fuel design departments of the most innovative tech companies and startups.We bring the results while helping you achieve cost and time savings without taking on risk or management overhead.
