Använd ICE för att få ett slut på mötesfrustrationen

Om du stirrar på en kalender fylld av möten och du börjar dagdrömma och tänka på alla saker du hellre skulle vilja göra än att sitta i de mötena, då är du inte den enda. De flesta står inte ut med tanken på att behöva gå på ett möte till. För vissa är det mer lockande att gå på glödande kol.

Vi spenderar i genomsnitt en tredjedel av arbetsveckan med att sitta i möten — mer om vi har en ledande position. Forskning visar att de flesta anställda går på i genomsnitt 62 möten per månad, och 50% av tiden vi sitter i möte anses vara helt bortkastad. Därför är det ingen överraskning att undersökningar visar att nästan 1 av 5 hellre skulle titta på när färg torkar än att gå på ännu ett statusmöte. Eller, att nästan 1 av 10 hellre skulle få en rotfyllning än att deltaga på en kvartalsgenomgång. Så illa ställt är det med möteskulturen.

Mötesfrustrationen

Det är tydligt att möten tar ut sin rätt på medarbetarna på en arbetsplats, vilket resulterar i frustration och stress. Dessutom kostar improduktiva möten betydande summor för företagen. Till exempel, i Sverige kostar det otroliga 150 000 SEK per anställd varje år för ett företag med 100 anställda. Dessutom visar forskning att möten har ökat i tid och frekvens genom åren. Chefer spenderar nu i genomsnitt nästan 23 timmar i veckan på möten, vilket är en markant ökning från mindre än 10 timmar på 60-talet.

Trubbiga verktyg och ingen utbildning

Möten gör onekligen att företag slösar värdefull tid. Två saker urskiljer sig när jag arbetar med organisationer för att hjälpa dem att förbättra sina möten. Det första är de verktyg som oftast används. Whiteboard-tavlan är det näst mest använda verktyget på möten och 1 av 3 deltagare använder fortfarande anteckningsblock. I en modern era som främjar en stark trend bland många organisationer att använda sig av den så kallade ”digitala arbetsplatsen” är populariteten bland dessa analoga verktyg obegriplig. Varför skulle inte möten dra fördel av att använda specifikt anpassade produkter eller verktyg för möten, på samma sätt som vi använder skräddarsydda produkter i andra områden, såsom Salesforce för CRM eller Zendesk för kundtjänst? Den goda nyheten är att användningen av produkter, som den vi arbetar med på Mobilimeet, som gör det möjligt för möten att bli mer produktiva och engagerande blir gradvis vanligare då man har upplevt fördelarna med dem.

Den andra märkbara saken är bristen på utbildning. Vi förväntas alla att spela vår roll för att vara mer effektiva under möten. Som chef är förväntningen att du ska planera och använda dina medarbetares tid på ett smart sätt. Men här är problemet: 75% av de personer som leder möten har inte fått någon formell utbildning i hur man gör det. Låt det sjunka in lite.

Glöm inte före och efter

Så, vad kan vi göra för att förändra det här? Hur kan möten, som en av de vanligaste anledningarna till sänkt produktivitet på jobbet, göras om till meningsfulla möjligheter som leder till faktiska resultat och tillväxt, både på organisationsnivå och för den enskilda individen? Du har förmodligen läst flertalet artiklar om hur viktigt det är att komma i tid, ha en tydlig agenda och så vidare. Allt detta stämmer, men det är också viktigt att se förbi mötet som sker och säkerställa att planeringen även lägger grunden för att ha ett produktivt möte, tillsammans med effektiv uppföljning. Du har förmodligen varit på ett möte någon gång då du känt att mötet var mycket lyckat, men med en bristande uppföljning så det blev mest bortkastad tid. Det är på grund av sådana vanor som 70% av anställda medger att de tar med sig annat jobb till sina möten.

Använd ICE för att förbättra dina möten

Det finns många tips om hur man kan ha effektiva möten och det kan vara mycket information att ta in. Men om du börjar använda ICE kan du hjälpa till att minska mycket av mötesfrustrationen. Nej, det har inget att göra med att hålla huvudet kallt i möten, men det är bra att inte låta mötesfrustrationen ta överhanden. ”ICE” är engelska och står för involvera, samarbeta (collaborate) och engagera.

1. Involvera (Involve)

Deltagarna bör vara involverade redan från stunden de bjudits in till mötet. Att involvera deltagare signalerar inte bara att deras inblandning är värdefull, utan främjar även en högre nivå av engagemang. En person som känner sig involverad är mer trolig att också vara hängiven.

Till att börja med ska det vara mycket tydligt för alla vad syftet med mötet är när de får en inbjudan. Se också till att alla är involverade i diskussioner inför mötet. Att dela med sig och interagera skapar kreativitet. Ha inte långa mejltrådar, använd istället verktyg som erbjuder direkt interaktion i chatt- eller meddelandeformat. Vad gäller stödmaterial ska de skickas ut snabbt och alltid finnas lättillgängliga om några ändringar görs före mötet, vilket det ofta görs. Samma sak gäller agendan. Det är inte bara organisatören som ska vara förberedd inför mötet, även deltagarna ska vara det. Säkerställ att varje deltagare vet i förväg vad hen förväntas bidra med under mötet.

Om det visar sig att en eller flera deltagare inte behöver vara särskilt involverade eller förväntas bidra med något under mötet, avstå då från att bjuda in dem. Bespara dem att behöva sitta i ett möte som inte är relevant för dem.

2. Samarbeta (Collaborate)

Författaren och management-experten Ken Blanchard förmodas ha sagt, ”ingen av oss är lika smart som oss alla”. Detta stämmer verkligen för möten. Att få folk involverade resulterar i bra möten. Att låta de arbeta tillsammans också skapar mycket bra möten. Möten bör omfamna samarbete istället för enmansshower. Tyvärr ser man fortfarande mycket av det sistnämnda, där organisatören leder mötet medan deltagarna endast är åskådare istället för aktiva medarbetare.

Det finns flera sätt att skapa incitament för samarbete. I många möten ska agendan inte bara delas ut, den bör vara öppen för diskussion innan den slutförs. Att låta deltagarna ge sina åsikter om agendan försäkrar att rätt saker (som bestäms av majoriteten av deltagarna) tas upp för att diskuteras. En tidsram bör också anges för varje punkt på agendan, för att ge tillräckligt med tid för att diskutera och fatta beslut om vad nästa steg är, om det behövs. Att göra det möjligt för alla att dela dokument och annat stödmaterial på ett enkelt sätt ger alla en chans att bidra, för att ge en omfattande bild av de aktuella frågorna.

Transparens hjälper också till att främja samarbete, så se till att mötesprotokollet är synligt, helst i realtid, under hela mötet. Om alla kan följa med när anteckningar tas kan man lätt få direkt feedback och kommentarer. Dessutom bör alla beslut som fattas under ett möte vara transparenta för alla deltagare. Att se vem som ska göra vad och när skapar en öppenhet som främjar en konstruktiv dialog.

Kopiera den här Trello tavlan och involvera alla på dina möten.

3. Engagemang

Om mycket bra möten har deltagare som är involverade och samarbetar, då har utmärkta möten deltagare som är aktivt engagerade också.

För att lösa problemet med brist på utbildning som vi nämnde tidigare behöver vi inte endast vara involverade och samarbeta, vi måste också vara aktivt engagerade. För att lära sig måste man vara engagerad, och man måste hållas ansvarig. Att följa upp och utvärdera är en viktig del av inlärning, därmed är det aktiv inlärning att åta sig en uppgift och följa upp framstegen. Därför ska agendan inte bara delas ut och diskuteras, utan tilldela också agendapunkter till de som deltar. Detta kräver förberedelser före mötet och aktivt deltagande under mötet. Vad gäller efter mötet så se till att uppgifter delats ut som ska följas upp. Var inte försumlig med att följa upp heller. Kom ihåg att resultatet av ett möte beror lika mycket på arbetet som läggs i planeringen och uppföljningen som av arbetet man gör under mötet.

Om du regelbundet går på eller leder en eller flera typer av återkommande möten tillsammans med en grupp kan du alternera ansvaret av att utföra vissa uppgifter inom gruppen. Detta ger variation och än en gång låter det alla aktivt lära sig saker. Till exempel kan det vara att föra anteckningar, eller att ta sig an rollen som organisatör. Det är aktiv inlärning genom praktiskt utförande.

Att kunna ha mer effektiva möten är som det mesta — det kräver övning. Ett sätt är att gå på en av alla otaliga kurser som finns för att förbättra dina mötesfärdigheter. Oavsett kan ICE hjälpa dig att förbättra dina möten.

Så nästa gång du ska börja planera ett möte, tänk ICE. Låt inte tanken på en rotfyllning vara mer lockande.

Skriv gärna en kommentar och dela med dig av vilka verktyg du använder i din organisation för att göra dina möten mer effektiva, och vad du gör för att få slut på mötesfrustrationen. Du är också mycket välkommen att kontakta mig om du har något du vill diskutera.

ICE to meet you!

Joachim Lerulf, Founder & CEO of Mobilimeet

Text finns även på engelska

Om du tyckte om den här texten klicka gärna nedan på “👏🏼”. Följ On The Same Page för mer historier om framtidens arbetsplats, team samarbete, produktivitet och digitalisering,