Enklare projektledning med Trello
Introduktion för både tveksamma och upplysta i ett musikevent
Jag har alltid avundats min frus förmåga att omedelbart kunna söka av en situation, plats eller förhållandet mellan många saker som händer samtidigt. Hon dyker in och ser den övergripande bilden och — pang!
Det är att hon kan, och att jag inte kan, och det inspirerar mig att försöka hitta sätt att komma ifatt och på något sätt matcha det.
Och in kommer datorer, appar, saker jag kan anpassa eller justera själv. Och den jakten har hållit på med i många år. Jag behövde rätt verktyg, speciellt när jag är involverad i grupprojekt.
Som verksamhetsutvecklare på Sensus studieförbund i Sverige har jag ca 40 kollegor på vår regionsavdelning. Tills helt nyligen har vi använt e-post som vårt främsta kommunikationsverktyg och varje team kunde bestämma hur de ville arbeta med varje projekt.
Vi är baserade i en region i södra Sverige på ca 14 000 km² och vi har kontor i fem städer. Musikteamet som jag jobbar med består av fyra kollegor i fyra av de städerna.
Hitta rätt verktyg för verksamheten
I vårt team har vi olika mycket datorvana och olika mycket intresse av att lära oss. Vissa är mer måna än andra av att lära sig nya verktyg och nya arbetssätt, och det var en verklig utmaning när vi skulle starta det stora musikprojekt som kallades för ”Manifest On Tour”. De fyra ”interna” personerna och två till fyra externa kollegorna var involverade och gav sig i kast med fler än 30 ansökningar från band/akter som ville delta. Projektet involverade ett liveevenemang i en konsertlokal och mängder av logistik, tekniska grejer, catering, marknadsföring, allt du kan tänka dig.
Jag började söka online efter ett verktyg som är visuellt, som ger en ordentlig översikt av ett projekt och som inte är svårt att lära sig. Trello kändes som ett naturligt val.
Övertalning av de tveksamma
I vår verksamhet välkomnar vi mångfald och vi försöker att vara inkluderande i allt vi gör. Vi uppmuntrar till samarbete för att förbli konkurrenskraftiga och hålla oss uppdaterade med det ”nya digitala”. Alla våra processer har ett inlärnings- och självbestämmandeperspektiv för alla som är involverade. De enskilda kollegorna och projektgrupperna behöver öka sin potential i allt de gör. De behöver kunna förklara den och sprida den vidare. Vi tror att vi har en inspirerande kultur här. Inom den finns en enorm potential att anamma ny teknik, sådan teknik som inspirerar och underlättar alla processerna. Det kändes som att Trello fungerade väldigt bra i allt detta. Det enda som krävdes var att hitta rätt sätt att komma igång.
Så hur hjälper vi vår mångfaldiga grupp att använda Trello, en grupp som består av ”analoga” människor, folk som förstår teknik naturligt (undertecknad, om jag får säga det själv), de som ligger ”mitt emellan” och precis varenda en som redan har jobb upp över öronen?
- Börja tidigt med hela projektet
- Gör inte det nya verktyget ”obligatoriskt”. Säg att ”vi testar det” …
- Låt en person skapa och layouta den första tavlan och diskutera sedan den slutliga layouten
- Börja enkelt
- Visa hur saker görs med egna exempel
- Hitta ett respektfullt sätt att övertala alla
- Bjud in en kollega åt gången
- Låt dem se sig om och ge respons
Vi fick höra att notifikationerna när någonting händer på projekttavlan och på korten faktiskt välkomnades under den första perioden som vi använde Trello. Vad som vanligtvis irriterar, eller åtminstone avbryter, folk är notifikationer om e-post, Facebook, Instagram, Twitter … men de var okej här. Jag frågade runt och det var hur engagerade användarna var som gjorde att notifikationerna inte irriterade. Alla var intresserade av hur andra röstade, hur det gick med olika projektsteg och så vidare.
Som ”Trello-ansvarig” för musikprojektet var jag noggrann med att tilldela kort till personer så att de inte skulle känna sig överväldigade. Efter att de hade sett och agerat på de tilldelade korten kom vi överens om att ta bort dem därifrån. Detta gjorde deras ”instrumentpanel i Trello”, vyn ”Kort”, trevligare och mer välkomnande. Inom andra verksamheter hade det naturligtvis varit lämpligare att fortsätta låta korten vara tilldelade men markera dem som ”färdiga” för att få med en god uppföljning i processen. Vi kanske kommer att implementera detta senare, när vi blir fler på plattformen.
Vi samarbetade mest som ett team i början och när vi lyssnade på alla ansökningarna från våra akter. Teamet behövde bara titta på en lista, den med fler än 30 kort med ansökningar. Allt vi behövde veta om akterna fanns på deras respektive kort: biografi, länkar till Spotify, Soundcloud eller Basecamp, foton, och varje medlem fick skriva sina tankar i kortens kommentarssektion. Detta fungerade storartat.
Efter att ha läst om och lyssnat på alla akterna kommenterade vi på korten för de akter som vi tyckte verkade intressanta. Vilket bra alternativ i Trello — att vi kunde bädda in en länk till en YouTube-video i kommentarerna och titta direkt när vi öppnade kortet, sedan kunde vi krafsa ner vad vi tyckte …
Ta det lugnt med Power-Ups i början
Vi lade till en power-up med en kalender för att få en god översikt av olika datum under förberedelserna. Några av filerna lagrades på Google Drive och det fanns tre etiketter i projektet: ”Klart”, ”Under arbete” och ”Prio 1”. På våra skärmbilder syns bara etiketten för ”Klart”. Vi skriver detta flera månader efter att projektet slutfördes.
Sammanfattningen halvvägs genom projektet
Min uppgift var att gå igenom allt, räkna rösterna och att förbereda den slutliga listan över akter som vi skulle boka.
Senare och fram till dagen för liveevenemanget kontrollerade teamet bara Trello-tavlan för att se vad som gjorts och för att hjälpa till med lite extra marknadsföring.
All information om våra akter grupperades i de första 2–3 listorna från vänster på Trello-tavlan.
Vad lärde vi oss på Sensus studieförbund av det första projektet i Trello?
Vi är ett ganska traditionellt företag. Vi är självklart inte bara papper och penna men vi har fortfarande fysiska möten, vi reser genom regionen för att mötas. Vi spenderar tid tillsammans på det traditionella viset och har väldigt goda relationer med varandra. Många arbetsplatser har inte det och vi vill inte bli av med det.
Samtidigt behöver vi hålla oss uppdaterade. Vi använder videokonferenser mer och mer och vi tror att det behövs en plats online dit alla kan vända sig, få en bra överblick av vad vi gör och hur — och enkelt delta om så krävs. Vårt nya sätt att arbeta i team där medlemmarna kan sitta runt om i regionen skapade ett behov av effektivare arbetsflöden och effektivare kommunikation.
Trello har visar att de definitivt kan boosta detta och initiera samarbetet även i de ”soloprojekt” som skulle kunna utvecklas till teamuppgifter. Vi har börjat göra mindre Trello-tavlor för planering, för att skissa på framtida projekt, tavlor där alla får bidra med idéer och så vidare. Vi använder det nu med våra musikskoleprojekt där all information om våra kurser finns på sin egen tavla.
Det är nytt, det är välkomnande, vi är väldigt optimistiska.
En vägkarta till Trello från Sensus musikteam:
- Få med resten av teamet ombord och hjälpa dem med vår erfarenhet
- Börja använda fler Power-Ups
- Skicka mejl direkt till tavlorna
- Göra Trello till den första anhalten varje dag, även innan vi kollar vår mejlinkorg
About our music project: Manifest On Tour är en workshop- och showcaseturné där experter från olika delar av musikbranschen delar med sig av sin kunskap och sina erfarenheter. Vi vill erbjuda musiker, artister, upphovsmän och musikutgivare en möjlighet att få större branschkunskap och att knyta nya kontakter inom musikbranschen och musiklivet. Manifest On Tour arrangeras i samarbete mellan SOM, Sensus och Musikerförbundet.
Skriven av Dragan ´Homesick Mac´ Ruzic, musiker, lärare, och konsult i Sverige.
Mer om Sensus Study Association
Texten finns även på Engelska
Mer Trello inspiration och tavlor
If you enjoyed this piece, click the “👏🏼” button below. For more stories about future of work, team collaboration, productivity and digital transformation follow On The Same Page .
