Hur jag använder Trello för att automatisera arbetsflöden
[Skriven av Oskar Malm Wiklund.] Jag jobbar som Community Manager på Norrsken House, ett kreativt kluster på mer än 2 400 kvadratmeter. Där arbetar över 300 entreprenörer med att lösa några av de största problemen i vår tid. Norrsken House är en del av Norrsken Foundation, en religiöst och partipolitiskt obunden välgörenhetsorganisation med en stark tro på effektiv altruism. Vi ger stöd till och investerar både i vinstdrivande företag och välgörenhetsorganisationer, beroende på vilket vi tror kommer ha störst chans att påverka samhället positivt. Även om vi är baserade i Stockholm så ser vi oss själva som världsmedborgare.
En liten smartphone är kraftfull nog att styra 120 miljoner raketer som Apollo 11 till månen. Miljontals människor har tillgång till verktyg som kan förändra världen. Ändå googlar vi på katter. För oss handlar det inte bara om att hitta smarta sätt att göra vardagen enklare utan också om att hitta bättre sätt att vara människor. Vi undersöker, skapar idéer och investerar med ambitionen att göra så mycket gott som möjligt med hjälp av det vi kan bäst: produkt- och affärsutveckling, kreativitet och teknologi. Vi arbetar som ett företag och anpassar storleken på vår verksamhet på samma sätt. Vi arbetar alltid med tydliga nyckeltal och har ett starkt vinstbehov. Men vi mäter inte vinst i pengar utan i liv.
Norrsken Foundation är ett ambitiöst och vågat försök att bygga en modell för hur vi kan skapa skalbar teknik som löser samhällsproblem. Ambitionen är att skapa ett globalt nätverk av co-working spaces som fokuserar på social påverkan och teknik. Genom att stödja, coacha och investera i entreprenörer som försöker lösa några av vår tids största problem, tror vi att vi kan lyfta fram en ny typ av förebilder på tech scenen. Målet är att hjälpa till att skapa enhörning som förändrar, ett företag som räddar livet på eller påverkar flera miljarder människor istället för att tjäna miljarder. Vi söker ständigt av tech scenen för global påverkan för att hitta team och företag som arbetar på lovande lösningar på världens svåraste sociala problem och samhällsproblem. Kontakta oss om du löser några av dagens mest angelägna problem.
I mitt arbete som Community Manager på Norrsken House försöker jag alltid komma på smarta sätt att automatisera min vardag med hjälp av digitala verktyg. Det gör att vi kan vara ett väldigt litet men effektivt team. I allt vi gör försöker vi göra processer skalbara och reproducerbara så att vi kan fortsätta att växa och utnyttja våra resurser väldigt effektivt.
Två av mina favoritverktyg, som jag använder varje dag, är Zapier och Trello. Båda har helt förändrat hur jag arbetar. De gör att jag kan arbeta mycket effektivare och har gjort att vårt team kan arbeta smartare. I den här korta texten kommer jag att dela med mig av två automatiserade arbetsflöden som vi använder för att lösa uppgifter i vardagen. Jag hoppas att du kan använda eller få inspiration av exemplen nedan.
Crowdsourcing av idéer från våra medlemmar
Våra medlemmar har mängder av bra idéer och de kan komma på sätt att förbättra vårt co-working space som vi inte har upptäckt. För att kunna utnyttja idéerna och förslagen från våra medlemmar har jag skapat en offentlig Trello-tavla som visas på en Wordpress-webbplats som våra medlemmar har tillgång till.
1 Vi ber våra medlemmar att fylla i ett Formidable-formulär som bäddats in på Wordpress-webbplatsen. Formidable-formulär är smarta och gör att du bland annat kan ställa frågor baserat på olika villkor, överföra filer och skapa listrutor och replikerbara fält. Genom att använda formuläret ser vi till att alla idéer formateras på samma sätt senare i Trello.
2Informationen som samlas in i formuläret på webbplatsen skickas sedan till Zapier, som skapar ett kort på den offentliga Trello-tavlan som alla kan se. På den offentliga Trello-tavlan har vi aktiverat Power-Up-tillägget för omröstningar så att våra medlemmar kan rösta på olika idéer eller förbättringar som de vill att vi ska prioritera.
3Tavlan visas på webbplatsen där alla kan se den. Detta gör att vi kan arbeta transparent och crowdsourca idéer från våra medlemmar med hjälp av Trello, Formidable och Zapier.
Automatisering av eventförfrågningar
Vi får många eventförfrågningar, både från externt folk och från våra medlemmar. För att hantera alla eventförfrågningarna och för att ge rätt pris för eventhosting använder vi samma modell som i exemplet ovan. Vi använder Formidable, Zapier och Trello för att hjälpa oss att sortera och hantera alla eventförfrågningarna.
1Eventvärden behöver besvara en rad frågor för att definiera vilket formulär som ska visas. Värden skickar därefter sin information via ett Formidable-formulär som bäddats in som ett popupfönster på Wordpress-webbplatsen.
2Informationen skickas till Zapier, som sedan skapar ett Trello-kort i listan över inkommande förfrågningar på vår eventtavla. Informationen vi samlar in från eventbegäran kan också hjälpa oss att förstå hur mycket arbete som krävs, priset, antalet eventvärdar som krävs osv.
3När Trello-kortet skapas i en lista över inkommande förfrågningar får eventvärden ett mejl som skickas via Zapier. Baserat på svaren i deras eventförfrågan följer vi upp med olika frågor eller fastställer priset för eventet. När kortet flyttas till en lista över bekräftade event kan vi se till att ett nytt mejl som berättar att allt är klart skickas till värden.
Tack för att du tog dig tid att läsa!
Text finns även på engelska
Skriven av Oskar Malm Wiklund| Community Manager, Norrsken House
Om du vill lära dig mer om digitala verktyg och få tips kan du ta en titt på mitt sidoprojekt Technischool, där du kan läsa mikrokurser om hur du kan använda olika digitala verktyg.
Om du tyckte om den här texten klicka gärna nedan på “👏🏼”. Följ On The Same Page för mer historier om framtidens arbetsplats, team samarbete, produktivitet och digitalisering,
