Driving collaboration: how multidisciplinary teams iteratively update Ontario.ca
[French translation follows English text.]
Editor’s note: Businesses across Ontario have felt the impact of the COVID-19 pandemic. A multidisciplinary team at the Ontario Public Service recently launched two web pages to help them navigate new realities and start on the road to recovery: one outlines supports available to businesses of all sizes and the other gathers resources specifically designed for small businesses.
We asked Developer Kitty Yau, Senior Content Designer Lee Fay and UX Design Lead Lucia Hsieh to share their insights on how a multidisciplinary approach contributed to the quick launch of these valuable resources.
Since March 2020, there have been more than 120 million visits to Ontario.ca. The demand for COVID-19-related information has accelerated the need for government website teams to continuously review and update information and ensure that it’s accessible and useful for all. As Kelsey Singbeil, Director of Service Design in the British Columbia Public Service notes in her COVID-19 web content team blog post:
Many hands make light work. True during ‘regular times’ and even more true during a pandemic (even if those hands are all tethered together virtually). A team with diverse skill sets and a common focus is a recipe for quick, thoughtful delivery and ongoing improvement.
Team Engagement sat down to virtually chat with Kitty, Lee and Lucia to dig deeper!
How would you describe the work you’ve been doing lately on the COVID-19 response?
Kitty: As a developer, I help build and maintain pages related to COVID-19, as well as other projects that require product development, testing and maintenance.
Lee: My role as a content designer is to use content strategy, research and analytics to present content so users get the information they need as quickly and efficiently as possible. Throughout the pandemic, Ontarians have been visiting digital government platforms to look for all sorts of information depending on how they’re being affected. Although there are multiple content designers working on different COVID-related products, we make sure our messages, voice and tone are consistent for a smooth user experience.
Lucia: I work as a UX design lead. We use research to understand people’s needs and design to meet those needs. Understanding user needs allows us to design simple and direct paths to accomplish goals. I work closely with Lee and Kitty to make sure that we can realistically build pages with information, layouts and visuals that work harmoniously together.
What has been working well lately?
Kitty: Looping everyone in from the start is really helpful, because team members know who to go to with which questions rather than navigating blindly. Knowing who is responsible for what really allows everyone to do their work efficiently, and with confidence in their team.
What challenges did you face as a distributed team working on this product?
Lee: I actually feel like I’m even more connected to my teammates now, since there’s a real effort to collaborate and keep one another updated when we can’t be in the same place. We have daily standups, which eliminate the risk of “broken telephone” messages and, with Slack and Zoom, we can flag, discuss and address issues as soon as they come up.
Lucia, you mentioned this idea of the Ontario Digital Service being a “culture of prototyping” — particularly during the COVID-19 response. What does that mean?
Lucia: Prototyping helps us visualize what the product could be, and balances expectations with reality. Multidisciplinary teams can bring those prototypes together quickly and help everyone — including our ministry partners — understand what we’re working towards.
For example, in the first iteration we had combined resources for all businesses on one page. The prototype made it clear that this was too much information on one page, and led us to develop the two focused pages we now have — one outlines supports available to businesses of all sizes and the other is tailored to resources specifically designed for small businesses.
What role has user research played in the upkeep of Ontario.ca?
Lucia: User research has been really important in helping us understand what people are looking for. We have a lot of programs and services that were relevant for businesses but they were scattered across multiple pages. From talking to business owners, we were able to organize content so that they could find what they needed without navigating through multiple pages.
What is your biggest takeaway working on this team?
Lee: Everyone shares a sense of ownership on what they were individually contributing. Collaboration is easy when everyone is committed to their spoke of the wheel.
Lucia: Understanding user needs helps our team build a better navigation and content flow experience for everyone. Focus on users, early, often and throughout the process.
Kitty: The more information a developer has in the beginning of a project, the better the outcome. Knowledge sharing is key.
Stay in touch
Did you know we’re on Twitter? Follow us at @ONDigital / @NumeriqueON to stay up to date!
Stay safe
If you haven’t already done so, please visit the Apple App Store or the Google Play store to download COVID Alert today.
Diana Stepczuk is part of the Ontario Digital Service Engagement Team. Storytelling is her superpower and she’s on a mission to elevate the voices of public servants across Ontario (and beyond).
Favoriser la collaboration : comment les équipes multidisciplinaires font des mises à jour itératives de Ontario.ca
Note de la rédaction : Les entreprises de l’Ontario ont ressenti l’impact de la pandémie de COVID-19. Une équipe multidisciplinaire de la fonction publique de l’Ontario a récemment lancé deux pages Web pour les aider à faire face aux nouvelles réalités et à amorcer la voie du rétablissement : l’une décrit les mesures de soutien offertes aux entreprises de toutes tailles et l’autre rassemble des ressources spécialement conçues pour les petites entreprises.
Nous avons demandé à la développeuse Kitty Yau, à la conceptrice de contenu principale Lee Fay et à la responsable de la conception UX Lucia Hsieh de partager leurs points de vue sur la façon dont une approche multidisciplinaire a contribué au lancement rapide de ces précieuses ressources.
Depuis mars 2020, il y a eu plus de 120 millions de visites sur Ontario.ca. La demande d’informations liées à COVID-19 a accéléré la nécessité pour les équipes des sites Web gouvernementaux de revoir et de mettre à jour en continu les informations et de s’assurer qu’elles sont accessibles et utiles pour tous. Comme le fait remarquer Kelsey Singbeil, directrice de la conception des services au sein de la fonction publique de la Colombie-Britannique, dans son billet de blogue sur l’équipe chargée du contenu Web COVID-19 :
« À plusieurs, on travaille mieux. C’est vrai en temps normal et encore plus vrai en cas de pandémie (même si ces mains sont toutes reliées virtuellement). Une équipe aux compétences diverses et à l’objectif commun est la recette d’une livraison rapide et réfléchie et d’une amélioration continue. »
L’équipe d’Engagement s’est assise pour discuter virtuellement avec Kitty, Lee et Lucia pour en savoir plus !
Comment décririez-vous le travail que vous avez effectué récemment sur la réponse à l’enquête COVID-19 ?
Kitty : En tant que développeur, je participe à la création et à la maintenance des pages liées à COVID-19, ainsi qu’à d’autres projets qui nécessitent du développement, des tests et de la maintenance de produits.
Lee : Mon rôle en tant que conceptrice de contenu consiste à utiliser la stratégie de contenu, la recherche et l’analyse pour présenter le contenu de manière à ce que les utilisateurs obtiennent les informations dont ils ont besoin le plus rapidement et le plus efficacement possible. Tout au long de la pandémie, les Ontariens ont visité les plateformes numériques du gouvernement pour chercher toutes sortes d’informations, selon la façon dont ils sont touchés. Bien que plusieurs concepteurs de contenu travaillent sur différents produits liés à COVID, nous nous assurons que nos messages, notre voix et notre ton sont cohérents pour une expérience utilisateur fluide.
Lucia : Je travaille en tant que responsable du design UX. Nous utilisons la recherche pour comprendre les besoins des gens et nous concevons pour répondre à ces besoins. Comprendre les besoins des utilisateurs nous permet de concevoir des pistes simples et directes pour atteindre les objectifs. Je travaille en étroite collaboration avec Lee et Kitty pour m’assurer que nous pouvons construire de manière réaliste des pages avec des informations, des mises en page et des visuels qui fonctionnent harmonieusement ensemble.
Qu’est-ce qui a bien fonctionné ces derniers temps ?
Kitty : Il est très utile de mobiliser tout le monde dès le début, car les membres de l’équipe savent à qui s’adresser pour poser des questions, au lieu de naviguer à l’aveuglette. Le fait de savoir qui est responsable de quoi permet à chacun de faire son travail efficacement, en ayant confiance en son équipe.
Quels défis avez-vous dû relever en tant qu’équipe dispersée travaillant sur ce produit ?
Lee : En fait, j’ai l’impression d’être encore plus connecté à mes coéquipiers maintenant, car il y a un réel effort de collaboration et d’information mutuelle lorsque nous ne pouvons pas être au même endroit. Nous avons des réunions quotidiennes, ce qui élimine le risque de messages de bouche à oreille et, avec Slack et Zoom, nous pouvons signaler, discuter et traiter les problèmes dès qu’ils se présentent.
Lucia, vous avez mentionné cette idée que le Service numérique de l’Ontario est une “ culture du prototypage “ — en particulier lors de la réponse à COVID-19. Qu’est-ce que cela signifie ?
Lucia : Le prototypage nous aide à visualiser ce que le produit pourrait être, et à équilibrer les attentes avec la réalité. Les équipes multidisciplinaires peuvent créer ces prototypes rapidement et aider tout le monde — y compris nos partenaires ministériels — à comprendre ce vers quoi nous tendons.
Par exemple, dans la première itération, nous avions regroupé les ressources de toutes les entreprises sur une seule page. Le prototype a clairement montré qu’il y avait trop d’informations sur une seule page, ce qui nous a conduits à développer les deux pages ciblées que nous avons maintenant — l’une décrit les aides disponibles pour les entreprises de toutes tailles et l’autre est adaptée aux ressources spécifiquement conçues pour les petites entreprises.
Quel rôle la recherche sur les utilisateurs a-t-elle joué dans l’entretien d’Ontario.ca ?
Lucia : La recherche sur les utilisateurs a été très importante pour nous aider à comprendre ce que les gens recherchent. Nous avions beaucoup de programmes et de services qui étaient pertinents pour les entreprises, mais ils étaient éparpillés sur plusieurs pages. En discutant avec les propriétaires d’entreprises, nous avons pu organiser le contenu de façon à ce qu’ils puissent trouver ce dont ils ont besoin sans avoir à naviguer sur plusieurs pages.
Quelle est votre plus grande leçon en travaillant dans cette équipe ?
Lee : Chacun partage un sentiment d’appartenance à l’égard de sa contribution individuelle. La collaboration est facile lorsque chacun s’engage dans son rayon de la roue.
Lucia : Comprendre les besoins des utilisateurs aide notre équipe à construire une meilleure expérience de navigation et de flux de contenu pour tout le monde. Il faut se concentrer sur les utilisateurs, tôt, souvent et tout au long du processus.
Kitty : Plus un développeur dispose d’informations au début d’un projet, meilleur est le résultat. Le partage des connaissances est essentiel.
Restez en contact
Saviez-vous que nous sommes sur Twitter ? Suivez-nous à @ONDigital / @NumeriqueON pour rester à jour !
Veillez à votre sécurité
Si ce n’est pas déjà fait, rendez-vous sur l’Apple App Store ou le Google Play store pour télécharger COVID Alert dès aujourd’hui.
