Evoluindo a saúde dos times Build & Run com a aplicação do LEAN

Que o Build e Run está na “moda” na tecnologia, todo mundo já sabe! Primeiro vamos balizar o conceito: Build e Run é em sua essência, uma equipe cuidar de um produto em todas as etapas: do desenvolvimento até sua operação em produção.

Os benefícios de ter a mesma equipe nesse modelo é indiscutível. Quem melhor para pensar em resiliência, monitoração e qualidade do que a pessoa que está desenvolvendo, certo?

Agora, quanto estamos evoluindo nossas equipes para que o modelo de trabalho Build e Run esteja na sua melhor capacidade?

Nesse assunto podemos entrar em vários tópicos:

• Como evoluir um time para build e run;
• Como ter um visualizações das atividades em andamento e indicadores unificado;
• Atuação do PO em um time B&R;
• Utilização do mapeamento serviço de negócio no build;
• Como criar um roadmap de evolução, contando com o escopo de sustentação… e muito mais!

Já no artigo de hoje vamos trabalhar na saúde de um time B&R.

Quando o escopo de Run/sustentação (gestão de incidente, problema, solicitação, mudança e etc) está próximo dos 30%, entendemos que ele está saudável (claro, analisando sazonalidades). Qualquer porcentagem maior que isso, já é uma bandeirinha vermelha!! No artigo de hoje vamos aprender a trabalhar isso.

Sabe aquela reclamação do time que não tem tempo para desenvolvimento ou melhorias? Onde estamos investindo as horas do time? Nada evolui sem começar com uma boa métrica! O primeiro passo para um time saudável é detectar se estamos trabalhando em qualquer item sem algum registro. Que seja uma ajudinha para extrair uma base, aquela perguntinha marota todos os dias de meia hora, aquele defeito que a gente estanca todos os dias na mesma hora. Tudo isso precisa estar registrado!! Não tem como!!

Ta, mas qual registro eu uso?

Para pedidos pontuais, como consultoria, extração de base, análise de log e etc, utilize uma solicitação.

Para aqueles defeitinhos do dia-a-dia em produção, abra um incidente.

Para esses defeitos crônicos, abra um problema.

Para melhorias que já sabemos que precisamos fazer como obsolescência, abra uma melhoria.

Para algo que foi deixado de proposito pós desenvolvimento, abra um débito técnico,

Para todos os tickets, precisamos ter uma classificação básica para agruparmos os mesmos pedidos/assuntos. Por exemplo, temos uma base de solicitação, precisamos uma classificação mínima para saber qual é o tipo de solicitação. Para incidente, uma classificação de onde está afetando ou qual é o sintoma. E vai dai para frente.

Com isso em mente, precisamos evangelizar a palavra da governança para nossos clientes, que fazem os pedidos, e principalmente para os times que executam!! Quando tivermos uma base mínima de 2–3 semanas, já podemos começar as análises.

O pareto é o melhor amigo do Lean! Faça um gráfico de pareto para cada tipo de item, para detectar padrões: temos um mesmo pedido, como extração de base ou consultoria, todos os dias? Temos um incidente que afeta sempre o mesmo componente? Além do pareto, é importante fazer um gráfico de distribuição de ticket por dia, por semana e por mês.

Podemos chamar de PDCA, sprint performance (ou qualquer outro nome), mas a cada 15 dias é importante que todo o time se reúna para analisar esses números e fazer essas provocações para pensar em ações na causa raiz.

Se entendermos que precisamos automatizar a atividade, abra uma melhoria.

Se entendermos que a atividade é falta de conhecimento/cultura, crie base de conhecimento, pair programing, mentorização ou outras ações.

Se entendermos que é um incidente/defeito crônico, abra um problema para identificar a causa raiz.

Se entendermos que esse escopo não é do time, análise para quem e como vamos entregar a atividade sem chegar a nós.

Nos próximos PDCAs, vamos dividir em duas partes: descobrir as próximas prioridades para redução do escopo e acompanhamento das ações em andamento. Para saber se a ação tomada realmente foi efetiva, precisamos analisar os gráficos até que tenham 3 a 6 semanas de queda, impactando diretamente o pareto e na porcentagem de investimento de tempo da equipe nesses tipos de item.

E qual é o último passo? CELEBRAR!!! Essa estratégia, apesar de parecer simples, exige muito comprometimento. Os resultados são visíveis e expressivos para o time e o cliente! Festeje!!