Lean Inception, em qual momento aplicar esse workshop?
Reestruturação de um produto ou serviço, a partir dos ensinamentos de Caroli.
Você já se deparou em algum projeto onde seu produto já não atende mais as necessidades dos seus usuários? Seja pela tecnologia utilizada, por tasks que já não se encaixam mais, ou simplesmente pelo fato do seu produto já não ser mais compatível com as necessidades do seu cliente.
O mais importante é entender o que você, seu time, e a empresa esperam de uma possível solução. Seja um novo caminho, um novo roadmap ou até mesmo um protótipo, a definição de escolha, deve partir do que se espera como resultado final.
É nesse momento que devemos nos apegar à metodologias e/ou workshops em busca de uma clareza de qual caminho seguir. Mas em meio a tantas opções, qual escolher?
Não ficou claro? Então vamos fazer uma simples comparação. Uma Lean Inception e um Design Sprint, em suma, convergem em diversos aspectos, porém a maior diferença entre eles, é o que se entrega ao fim da semana.
De modo geral, uma Design Sprint irá entregar aos solicitantes um MVP em formato de protótipo, e pronto para entrar em uma Sprint de desenvolvimento. Já uma Lean Inception, ao final de sua semana, terá um plano de ação bem definido, estruturado por meio de “ondas”.
Mas como assim, ondas? Antes de mais nada, para contextualizarmos, é importante entender o que é uma Lean Inception e para que ela serve.
A construção de uma Lean Inception
Esse formato de Workshop, foi estruturado com base em métodos de trabalho ágeis, por Paulo Caroli em 2011. Visa unir um grupo seleto de pessoas (cerca de 10 a no máximo 30), todas com um único propósito, trazer clareza para a construção ou reestruturação de um produto ou solução.
Todos os participantes, veem apenas o workshop pronto, as dinâmicas aplicadas e os boards já construídos, não é mesmo? Mas, do dia de definição até o dia de aplicação, temos um longo caminho.
Um ponto importante a ser definido desde o início, são os facilitadores que, diferentemente de uma Design Sprint, aqui, temos mais áreas envolvidas nesse processo: de product owners a scrum masters, a metologia não se restringe a apenas Designers como mentores para a facilitação das dinâmicas aplicadas.
Dica: independente do cargo ou da sua especialização, é importante deixar claro aos participantes que, facilitadores estão ali para clarear e auxiliar o caminho dos participantes para o sucesso das dinâmicas. Não podendo enviesar resultados. Defina seus facilitadores de modo a equilibrar seus times!
É importante já definir também seu mediador, que será a pessoa que irá controlar e apresentar a todos as dinâmicas e ir contextualizando o rumo da Inception. É basicamente um efeito em cascata, o mediador da o “start” e os facilitadores, propagam as informações aos times.
Falando em times, outro fator que irá influenciar (e muito) o resultado, é a maneira como eles serão montados. Se o número de pessoas exceder 10 participantes, é interessante fazer a separação por grupos, a fim de explorar ao máximo cada integrante e os temas levantados.
Certo, mas como separar esses grupos? Busque a diversidade! Times multidisciplinares trarão insights incríveis ao saírem da sua zona de conforto. Por exemplo, em uma Inception composta por trinta pessoas, sendo cinco Desenvolvedores, cinco Designers, cinco pessoas da área comercial, cinco pesquisadores, cinco consultores (usuário ativo da plataforma) e cinco facilitadores, podemos dividir o time da seguinte forma:
- 1 Facilitador
- 1 Designer
- 1 Pesquisador
- 1 Desenvolvedor
- 1 Pessoa de Negócios
- 1 Consultor
É de extrema importância que, pelo menos um desses cinco participantes (não contando com o facilitador) seja um usuário ativo do produto, já que, podemos entender que ele será diretamente afetado por todas as decisões tomadas pelo resultado.
Uma Lean Inception, levará tempo e esforço por parte de todos, e sabemos que nem sempre, a semana estipulada para a realização das dinâmicas, será compatível com a agenda de todos, então, confirme de forma antecipada a presença dos participantes.
Dica: Caso tenha problemas com agenda, encontre pessoas com o mesmo perfil das que foram selecionadas e que de preferência, tenham contato entre si, para “revezar” em uma possível ausência. Por exemplo: João, nosso consultor, só poderá participar do segundo dia na parte da manhã. Porém, na parte da tarde, a Aline, “sua par” irá dar sequência. Pode não ser o melhor cenário, porém dessa forma, você não irá prejudicar a estrutura de nenhum dos times.
Tendo suas equipes bem estruturadas, é hora de partir para a distribuição das agendas durante os cinco dias de workshop!
Dia 1 — Introdução ao Tema
Kick-off e Validações da Visão do Produto e da Jornada do Usuário + Definição do Produto
Neste dia, nosso foco é alinhar com todos os participantes as respostas para perguntas primordiais, como por exemplo: em que momento nosso produto se encontra? Qual a visão dos seus usários? Qual o objetivo do nosso produto?
Aqui, além de uma imersão ao nosso produto, levantamos os pontos de atenção diretamente na jornada do usuário, e aplicamos a dinâmica do: É — Não é — Faz — Não faz.
Antes de explicar as dinâmicas, irei detalhar quais mudanças foram necessárias em meio cenário de home office para a realização fluída do workshop.
Antes de mais nada, entenda se os participantes conhecem a plataforma na qual irão trabalhar. Nem todos estão acostumados a utilizarem plataformas como o Miro ou FigJam. Então, invista alguns minutos explicando-a e de preferência, aplique uma simples dinâmica de quebra gelo, dessa forma, você garante a participação de todos.
Invista também em uma boa e consolidada explicação sobre o cenário atual do seu produto/projeto. Mesmo que todos ali estejam envolvidos de alguma forma com o tema a ser tratado, é importante que todos estejam na mesma página.
Após a explicação, partimos para a dinâmica dos Pontos de Atenção. Com base no que foi discutido no fluxo atual, os grupos definem quais são as maiores dores e onde se encontram os maiores déficits. Em um quadrante, os grupos descrevem em post its, cada ponto de atenção, onde posteriormente, irão agrupá-los por temas, como por exemplo:
Agrupamento 1 — Ligações
Dor do Grupo 1 — Problemas de estabilidade nas ligações
Dor do Grupo 2 — Clientes não se sentem seguros por conta do DDD
Dessa forma, a partir de dores levantadas da mesma funcionalidade, podemos criar alguns grupos por assimilação, o que irá nos ajudar na clusterização.
É importante que seja feita a clusterização sempre que possível, isso evitará retrabalhos e irá ajudar muito durante a construção das próximas dinâmicas, a evolução dos próximos dias, sempre ocorrerá de acordo com os resultados das dinâmicas do dia anterior.
Tendo então esse fluxo consolidado e os pontos de atenção levantados e discutidas em conjunto, partimos para a dinâmica do É — NÃO É — FAZ– NÃO FAZ.
Essa dinâmica, ajudará os participantes a terem uma maior clareza sobre o que estamos construindo, e sua aplicação é simples assim como seu nome. Tendo um quadro estruturado e partido em quatro, é necessário definir o que nosso tema discutido é, não é, faz e não faz.
Ao fim desta atividade, é importante que os facilitadores ou o mediador, leiam e debatam os tópicos levantados e clusterizem os pontos levantados, assim como na primeira dinâmica dos Pontos de Atenção.
Dia 2 — Descobertas e Definições das Features
Lembra que comentei sobre a importância da clusterização? Pois então, aqui sentimos essa importância na prática.
A partir dos insights recolhidos no dia um, estruture e conecte às personas, cases mais aprofundados sobre as dores levantadas. Quantos cases e personas devo criar? Isso irá variar de acordo com a quantidade de clusters e, é claro, de acordo com o número de participantes disponíveis.
O ideal é que se crie um case para cada grupo e a ideia principal dessa dinâmica é fazer com que os participantes, ao fim do tempo estipulado, tragam possíveis soluções, sejam em post its, como em um mini brainstorming, ou até mesmo em um formato de fluxo ou nova jornada de uso.
Assim que finalizados, os grupos apresentam seus resultados e se abre uma votação para elencar as melhores features. A partir desse momento, já se é possível visualizar um leve esboço do que será o resultado final do nosso workshop.
Votação feita? Features elencadas? Então é hora de aplicarmos todas elas no Canvas das Features. Assim como um Canvas tradicional, esse modelo irá ajudar com que todos tenham uma maior clareza sobre a feature elencada.
O que difere esse modelo do tradicional, são apenas os pontos abordados: quais serão os ganhos após a implementação? Quem irá atuar no seu desenvolvimento? Quais as ações necessárias para a sua execução? Quais suas regras de negócio? E por fim, quais são suas incertezas técnicas?
Dia 3 — Revisão Técnica, de Negócio e UX
Após o preenchimento do Canvas das Features, inicia-se o terceiro dia com a revisão técnica, de negócio e UX.
Nessa dinâmica, iremos estressar todas as melhorias levantadas até aqui, discutindo com o time, com o objetivo de entender como todos se sentem com relação ao entendimento técnico, de negócio e de UX, para cada uma das funcionalidades.
Pensando em uma matriz X,Y onde x é o que fazer e y como fazer, defina em conjunto e de comum acordo com os envolvidos, o nível de confiança para a execução do que foi levantado até aqui.
Ao fim da dinâmica, entende-se que os aplicados na zona inferior esquerda, devem ser descontinuados e não priorizados de imediato.
Essa dinâmica, com certeza irá gerar grandes discussões para o rumo do produto visto que, nem sempre a visão das três áreas solicitadas chegará a um consenso. Nem sempre teremos um produto de grande esforço de desenvolvimento, agregando grande valor a UX e a negócios e vice e versa.
Dica: Para a clareza de todos nessa dinâmica, pode ser válido até mesmo a distribuição das features em algum formato próximo a um fluxo ou um blueprint por exemplo. Dessa forma, deixam de ser apenas melhorias elencadas e começam a ser partes estruturadas do novo produto.
Dia 4 e 5 — Sequenciador
Ao se finalizar a matriz de esforço partimos para a última etapa da nossa Lean Inception, o sequenciador
A partir dos votos de esforço das três áreas e com base no que foi recolhido até aqui, elencaremos todas as funcionalidades necessárias para o nosso novo MVP. E como faremos isso? Por meio de ondas, que irão organizar a sequência de validação incremental do produto.
Por exemplo, distribuiremos nossas novas funcionalidades por vinte ondas. Para alcançarmos nosso MVP será necessário atingir ao menos até a onda dez, e cada onda restante, se torna um incremento.
Percepções Gerais e Gamefication como um impulsionador nas dinâmicas.
De maneira geral, acredito que a aplicação de um workshop como o que foi descrito acima, é muito benéfico a diversos tipos de produto e/ou serviços. Seja uma Lean Inception, uma Design Sprint, ou qualquer que seja o método aplicado, com certeza, fará todos os envolvidos terem uma nova e atualizada visão de qual caminho seguir.
Uma semana com foco em inovação e clareza, pode poupar um time de meses de desenvolvimento. Então, podemos concluir que, um workshop bem estruturado aliado a uma pesquisa consolidada, com certeza trará ótimos frutos para o futuro do seu produto.
Dica Extra: Envolva seus participantes com jogos, dinâmicas de energização e prêmios! Notamos que vincular um processo de Gameficação as dinâmicas, normalmente, ajudam o engajamento dos envolvidos. Isso pode ser feito de forma muito simples, como por exemplo: uma simples contagem de post its, quem respondeu mais quando solicitado etc.
Por fim, uma Lean Inception, pode ser uma grande aliada para a definição do futuro de um produto, desde que estejam envolvidas as pessoas certas com as dinâmicas adequadas para o tema. Deixo aqui também, como indicação o blog do Paulo Caroli: www.caroli.org, como já citado, o criador desse workshop!
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