Reuniões improdutivas: 5 disfunções e dicas de facilitação
No final do ano, tivemos uma conversa sobre reuniões improdutivas com a galera da Tecnologia do PAN no YodaDay, nosso momento de aprendizado e compartilhamento de conhecimento.
Compartilhamos cenários, dicas e contamos sobre as disfunções de comportamento que podemos nos deparar nas reuniões, além de dicas de como endereçar essas situações e tornar a reunião mais produtiva.
Essas disfunções não necessariamente correspondem ao perfil da pessoa, mas comportamentos que surgem nas reuniões dependendo do contexto.
Quem nunca participou de uma reunião com um colega que normalmente é falante e participativo, mas estava quietinho e depois você foi descobrir que ele apenas não estava se sentido bem no dia? Acontece!
Desinteressado
É aquela pessoa que não quer contribuir para a discussão. Não busca entender o que está sendo discutido, os pontos de vista, o que precisa ser endereçado e não traz sua opinião. Mas sem chateação, antes de levar para o pessoal, questione-se: Essa pessoa realmente deveria estar na reunião?
Se a resposta for não…Isso explica um pouco do desinteresse, certo?
Agora, se a resposta for sim, tenho algumas dicas.
Dica 1: Que tal bater um papo com a pessoa para entender o motivo de ela estar desinteressada? Você pode perguntar "te percebi distante na reunião de hoje, tem algo que eu possa fazer para te ajudar?". Com essa pergunta, você vai entender se ela está desinteressada ou desconfortável (próximo perfil).
Dica 2: Faça perguntas com contexto. Pedir a opinião da pessoa é uma ótima forma de trazê-la para a discussão, mas se ela está desinteressada, pode ser que não tenha prestado atenção e vai responder com o famoso "desculpa, eu não estava prestando atenção, pode repetir?". Por isso, faça perguntas com contexto, por exemplo:
"Fulano, dado o cenário que discutimos aqui de que se estendermos o prazo do projeto, vamos impactar a entrega do outro time, mas que se fizermos no prazo, vamos perder a qualidade, qual a sua opinião?"
Desconfortável
Por vezes, o motivo de alguém parecer estar distante de uma discussão, é porque está se sentindo desconfortável. Alguns possíveis motivos:
- A pessoa sente que sua opinião não é ouvida
- Barreiras hierárquicas
- Falta de conhecimento ou domínio sobre o assunto sendo discutido:
Para o 1 e o 2, criar um espaço seguro e de colaboração, em que todos possam contribuir é essencial. Prefira dinâmicas de ideação, divida em grupos multidisciplinares e com diferentes níveis hierárquicos.
Já para evitar o item 3, contextualize a situação antes da discussão e ofereça materiais de apoio para serem consultados antes ou durante a agenda.
Invisível
Sabe quando você está em uma reunião e até esquece que tal pessoa está lá? Você quase não ouve a voz dela. No presencial, se esconde ou faz comentários apenas para o colega do lado, ao invés de trazer para o grupo. No virtual, fica com a câmera fechada e aparece para dar "oi" e "tchau".
Mas calma, o invisível pode ser sim uma pessoa interessada, porém tímida ou introvertida e precisa de uma dinâmica diferente de discussão para poder contribuir.
Dica: Faça exercícios de escrita, como colaborar por meio de post-its (físicos ou virtuais). O facilitador da reunião pode ler cada post-it e o grupo evoluir a discussão a partir do que a pessoa trouxe. Outra dica é dividir o grupo em subgrupos de 3 pessoas, assim, a pessoa se sente mais confortável para colaborar.
As disfunções citadas até aqui são muito parecidos, por isso é necessário fazer uma análise e testar ações de facilitação para identificar se elas contribuem. E se o problema com os primeiros três era falta de contribuição para a discussão, os próximos são bem diferentes…
Tagarela
"Eu tenho um adendo", "Vocês lembram quando", "Deixa eu só falar mais uma coisinha", "E digo mais". Essas frases são familiares para você?
O tagarela contribui até demais para a discussão, o que pode causar desconforto nos outros participantes pela falta de espaço para falar. Podem inclusive trazer assuntos que tiram o foco.
Dica: Valide o ponto de vista do tagarela e peça a opinião das outras pessoas, por exemplo:
"Galera, sobre o ponto que o Fulano trouxe, qual a opinião de vocês?
Gerador de Discussão
Fogo no parquinho! Essa disfunção quer trazer discussão, treta e ver o circo pegar fogo. Geralmente, o Gerador de Discussão traz a crítica, sem trazer a solução.
Dica 1: Valide se todos da sala tem a mesma percepção. Caso não, sugira para o Gerador de Discussão que falem mais sobre esse assunto em uma agenda separada. Caso o ponto seja válido, sugira uma dinâmica colaborativa para analisar melhor e sugerir planos de ação.
Tanto para o Tagarela, quanto o Gerador de Discussão, estimule o time a trazer as críticas e discordâncias em um formato mais produtivo, como:
"Entendo esse ponto, mas percebo que ____, por isso sugiro que ____".
Dono da Verdade
O Dono da Verdade tem convicção de que é a pessoa mais adequada para opinar. Geralmente tem bastante domínio sobre o assunto, histórico ou contexto e solta frases célebres como "Eu já fiz isso antes, então sei que…", "Já tentamos fazer isso antes e não deu certo".
Mas é aquela frase, "se você é a pessoa mais inteligente da sala, você está na sala errada". Se uma reunião for bem construída, com participantes com diferentes perfis e habilidades, todos terão a mesma relevância para contribuir com a decisão.
Dica: Seja educado, valide o entendimento do ponto que o Dono da Verdade trouxe, agradeça, e, similar à dica acima, pergunte a opinião dos demais participantes. Por exemplo:
Ótimo ponto, Fulano. Beltrana, sei que você tem muito conhecimento sobre essa área e passou por uma implantação parecida em outra empresa, qual a sua opinião?"
Brincalhão
Diferente do Dono da Verdade que quer ver o circo pegar fogo, o Brincalhão quer tornar a reunião um circo. Traz assuntos engraçados, piadas e provoca os colegas. Temos dois cenários aqui:
- Se a brincadeira for engraçada, quer tal sugerir uma pausa para "amenidades"?. Estabeleça um tempo para isso, dê espaço para a brincadeira, e depois retome o foco da conversa. Isso pode até ajudar a trazer leveza para o assunto.
- Se a brincadeira ofender alguém, chame a pessoa que fez no particular para um bate-papo sobre o que isso pode causar no time.
O Gerador de Discussão e o Brincalhão por vezes criam grupos paralelos de discussão, seja em chats no virtual, ou em conversas paralelas no presencial.
Um dica aqui é, no virtual, falar o nome da pessoa durante a conversa para que ela preste atenção e volte para o grupo. Já no presencial, falar "Beltrano, percebi que vocês chegaram a uma discussão aí, tem algum ponto para compartilhar com a gente?", ou simplesmente se aproximar fisicamente de onde o grupo está e a conversa naturalmente diminuirá.
E aí, identificou situações em que as disfunções apareceram? E percebeu que tipo de disfunção você tende a trazer para as reuniões, o motivo e como pode trabalhar isso?
Em breve, compartilho mais dicas de facilitação.
E você, tem alguma dica para compartilhar? Escreva nos comentários ;)
Esse conteúdo foi inspirado nas minhas experiências como facilitadora e em dois cursos que eu recomendo muito:
