Redmine: แนะนำการใช้งาน — ผู้ใช้งาน

หลังจากตอนที่แล้ว ได้แนะวิธีการปรับแต่ง Redmine จนได้ตามที่ต้องการแล้ว คราวนี้มาดูกันว่าผู้ใช้งานทั่วไปจะใช้งาน Redmine สร้างโปรเจคใหม่ขึ้นอย่างไร, มีวิธีจัดการกับ issue ยังไง และมีขั้นตอนการทำงานอย่างไรบ้าง

เริ่มจากบัญชีผู้ใช้งาน

การจะได้บัญชีผู้ใช้งานก็ขึ้นอยู่กับว่ากำหนดให้ผู้ดูแลระบบสร้างบัญชีผู้ใช้งานใหม่พร้อมรหัสผ่าน และส่งอีเมลแจ้งไปยังผู้ใช้งานได้เท่านั้น หรืออนุญาตให้ผู้ใช้งานสามารถลงทะเบียนสร้างบัญชีผู้ใช้งานใหม่ได้เอง

การลงทะเบียนสร้างบัญชีผู้ใช้งานใหม่

กรณีเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ ที่หน้าแรกจะมีเมนู “Register” ให้เลือกอยู่ที่มุมบนขวา เมื่อเปิดมาแล้วจะเป็นหน้าจอให้ลงทะเบียนผู้ใช้งานใหม่ ให้กรอกข้อมูล Login, Password, Firstname, Lastname, Email address และเลือก Language ที่จะใช้งาน และกดปุ่ม Submit

เมื่อกดปุ่ม Submit แล้ว จะเข้าสู่กระบวนการ activation ซึ่งมี 3 รูปแบบ ขึ้นอยู่กับว่าผู้ดูแลระบบตั้งค่าเอาไว้แบบไหน (Administration>Settings>Authentication>Self-registration)

• Account Activation by Email: ระบบจะส่งอีเมลเพื่อส่ง activation link ไปให้ทางอีเมลที่ระบุไว้
• Manual Account Activation: เมื่อกดปุ่ม Submit แล้ว บัญชีผู้ใช้งานจะถูกสร้างไว้ในระบบ แต่จะยังไม่สามารถ login ได้ จะต้องรอให้ผู้ดูแลระบบเปิดการใช้งานให้ก่อน
• Automatic Account Activation: เมื่อกดปุ่ม Submit แล้ว ระบบจะทำการ login ให้อัตโนมัติ เข้ามายังหน้าจอจัดการบัญชีผู้ใช้งานคนนั้นๆ

ล็อกอินเข้าใช้งาน

เลือกเมนู “Sign in” เพื่อล็อกอินเข้าสู่ระบบ และลิงค์ “Lost password” จะแสดงเมื่อผู้ดูแลระบบเปิดการใช้งานฟีเจอร์ “Allow password reset via email” เท่านั้น

การจัดการบัญชีผู้ใช้งาน

ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขข้อมูลบัญชีใช้งานของตนเองได้ โดยเมื่อล็อกอินเข้ามาแล้วให้เลือกเมนู “My account”

• Information: เป็นส่วนที่เอาไว้แก้ไขชื่อ-นามสกุล, อีเมลที่เอาไว้ส่งการแจ้งเตือนต่างๆ และภาษาของระบบ
• Email notifications: เอาไว้เปลี่ยนแปลงวิธีการแจ้งเตือน หรือปิดการแจ้งเตือน
• Preferences: ตั้งค่าซ่อนการแสดงอีเมลหรือไม่, Time zone, กำหนดวิธีการแสดงคอมเม้นท์ และต้องการให้เตือนการบันทึกการแก้ไขเมื่อมีการออกจากหน้าจอนั้นหรือไม่
• Emails: สามารถระบุอีเมลเพิ่มเติมได้ ค่าเริ่มต้นเพิ่มได้สูงสุด 5 อีเมล
• Change password: เปลี่ยนรหัสผ่าน
• Delete my account: ลบบัญชีผู้ใช้งานนี้

ระบบการค้นหา

ระบบค้นหาใน Redmine นั้นสามารถค้นหาจากอะไรก็ได้ โดยพิมพ์ข้อความที่ต้องการค้นหาในช่องค้นหาที่ด้านบนขวา

การค้นหา issue สามารถค้นหาได้จาก #{IssueID} หรือ {IssueID} ก็ได้ หรือจะค้นหาจากประโยคโดยใส่ไว้เครื่องหมาย double quotation (“…”) ก็ได้

ถ้าคลิกที่คำว่า “Search:” ระบบจะเข้าสู่หน้าจอการค้นหาแบบละเอียด ซึ่งสามารถระบุได้ว่าต้องการให้ค้นหาจากโปรเจคใด หรือให้ค้นหาจากข้อมูลประเภทใดบ้าง หรือเพิ่มตัวกรองว่าต้องการค้นหาจากชื่อ titles เท่านั้น (Search titles only) หรือถ้ามีการสร้าง custom fields เอาไว้และระบุว่า “Searchable” เอาไว้ ก็จะมีตัวเลือก check box ขึ้นมาให้ด้วย

ผลการค้นหา

ตัวอย่างค้นหาจากคำว่า “test issue”

• ผลการค้นหาจะแสดงเป็นลิงค์ เพื่อเปิดเข้าไปดูรายละเอียด
• ผลการค้นหาจะมีการเน้นข้อความ ตามคำที่ใช้ค้นหา
• จะมีการแสดงไอคอนด้านหน้าเพื่อใช้แยกประเภทของผลการค้นหา เช่น เป็น issue หรือ comment

เริ่มต้นใช้งาน Redmine

ในส่วนนี้จะเป็นการแนะนำขั้นตอนการใช้งาน Redmine ขั้นพื้นฐาน ว่ามีขั้นตอนอย่างไรบ้าง

• Step 1: สร้างโปรเจค

เริ่มต้นต้องสร้างโปรเจคใหม่ขึ้นมาก่อน โดยใช้ผู้ดูแลระบบ หรือบัญชีผู้ใช้งานที่กำหนดสิทธิการใช้งานที่ให้สร้างโปรเจคใหม่ได้ เลือกที่ Projects > New project โดยให้กรอกรายละเอียดทั้งหมด หรือเลือกลงข้อมูลที่บังคับเท่านั้นก็ได้ แต่ Identifier จะไม่สามารถแก้ไขได้ ส่วนข้อมูลอื่นๆ สามารถแก้ไขได้ในส่วนการตั้งค่าโปรเจค

Name: ชื่อของโปรเจค

Description: เป็นคำอธิบายว่าโปรเจคทำเกี่ยวกับอะไร ซึ่งจะแสดงที่หน้า Overview

Indentifier: เป็นชื่อที่ใช้ภายในระบบของ Redmine เช่น เอาไปใช้เป็น URLs ของโปรเจคนั้น และชื่อนี้จะต้องไม่ซ้ำกัน ที่สำคัญชื่อนี้จะไม่สามารถแก้ไขภายหลังได้

Homepage: ใช้ระบุลิงค์ของ Homepage ของโปรเจคนี้ ซึ่งจะแสดงที่หน้า Overview

Public: ถ้าเลือกถูกไว้แสดงว่าโปรเจคที่กำลังสร้างนี้จะเปิดให้ผู้ใช้งานทุกคนสามารถเข้ามาดูรายละเอียดได้ แต่ถ้าไม่จะอนุญาตให้เฉพาะสมาชิกในโปรเจคนั้นๆ เท่านั้น

Subprject of: เป็นการระบุว่าโปรเจคที่กำลังสร้างนี้ เป็นโปรเจคลูกของโปรเจคใด ถ้าไม่ใช่ก็ไม่ต้องเลือก

Inherit members: ถ้าเลือกถูกจะทำการคัดลอกรายชื่อสมาชิกทั้งหมด รวมถึง role ของสมาชิกแต่ละคนมาจากโปรเจคแม่มาให้ด้วย

Modules: คือการเลือกว่าต้องการใช้งานโมดูลอะไรบ้างในโปรเจคที่กำลังสร้างใหม่ และสามารถเลือกเปิด-ปิดการใช้งานได้ภายหลัง

Trackers: คือการเลือกว่าต้องการเปิดใช้งาน trackers ตัวใดบ้างในโปรเจคที่กำลังสร้างใหม่ และสามารถเลือกเปิด-ปิดการใช้งานได้ภายหลัง

• Step 2: เพิ่มสมาชิกในโปรเจค

ขั้นตอนถัดมาคือการเพิ่มผู้ใช้งานเข้ามาเป็นสมาชิกในโปรเจค โดยใช้ผู้ดูแลระบบ หรือบัญชีผู้ใช้งานที่กำหนดสิทธิการใช้งานที่ให้เพิ่มสมาชิกได้ เลือกที่ Settings > Members > New member โดยใช้เลือกชื่อผู้ใช้งาน และกำหนด roles ที่ได้รับมอบหมายในโปรเจค สามารถเลือกได้มากกว่า 1 role

ค่าเริ่มต้นจะ มี role เลือกคือ Manager, Developer และ Reporter ให้ซึ่งแต่ละ role จะมีสิทธิการใช้งานไม่เท่ากันเช่น manager เท่านั้นที่แก้ไขรายละเอียดของโปรเจค หรือสั่งลบโปรเจคได้ ส่วนที่เหลือทำไม่ได้ และ role ยังเอาไว้ใช้กำหนดสิทธิเรื่องของการเปลี่ยนสถานะของ issues แต่ละตัวด้วย เช่น manager สามารถสั่ง reject ได้แต่ developer ทำไม่ได้

• Step 3: สร้าง issue

เริ่มติดตามสถานะของงานต่างๆ ด้วยการสร้าง issue ซึ่งสามารถกำหนดผู้รับผิดชอบ และกำหนดวันเริ่มต้น และกำหนดวันส่งงานได้ โดยใช้ผู้ดูแลระบบ หรือบัญชีผู้ใช้งานที่กำหนดสิทธิการใช้งานที่สามารถสร้าง issue ได้ เลือกที่แทบ Issues > New issue จากนั้นให้เลือกประเภทของ issue (Trackers), กำหนดหัวข้อของ issue นั้น, เลือกสถานะเป็น New และกำหนดลำดับความสำคัญ

• Step 4: จัดการกับ issue

เมื่อสร้าง issue และกำหนดผู้รับผิดชอบแล้ว สมาชิกทุกสามารถเข้ามาดูรายการ issues ทั้งหมดได้ที่แทบ Issues

สามารถกดที่ Issue ID(#) หรือ Subject เพื่อเข้าไปดูรายละเอียดของ issue นั้นๆ ได้

สามารถเลือกที่ Edit เพื่อแก้ไขรายละเอียด, ลงเวลาทำงาน, เพิ่มโน๊ต และเพิ่มไฟล์ที่เกี่ยวข้องได้

โดยจุดสำคัญอยู่ที่สถานะของ issue ที่จะต้องมีการอัพเดทเพื่อให้สามารถติดตามงานได้ถูกต้อง ซึ่งค่าตั้งต้นจากระบบจะมาสถานะดังนี้
- New: เป็นสถานะของ issue ที่สร้างขึ้นมาใหม่
- In Progress: เมื่อมีการเริ่มทำงานกับ issue นั้นๆ ก็จะอัพเดทให้เป็นกำลังทำงานอยู่
- Resolved: เมื่อดำเนินการเสร็จแล้วก็จะเป็นสถานะนี้
- Feedback: หรือระหว่างการทำงานอาจมีข้อสงสัยเพิ่มเติม ก็อัพเดทเป็น feedback ถามกลับไปยังผู้ที่สร้าง issue นั้นๆ
- Closed: เมื่อตรวจสอบเสร็จแล้วว่าใช้งานได้ตามเป้าหมายก็จะปิด issue นั้นๆ ไป
- Rejected: เป็นการสั่งยกเลิก issue นั้นๆ

หรือถ้าแค่ต้องการลงเวลาทำงานของ issue นั้นๆ ก็เลือกที่ Log time โดยเลือกวันที่ทำงาน, ระยะเวลาที่ทำ, จะใส่ comment หรือไม่ก็ได้ และสุดท้ายระบุว่างานที่ทำนี้เป็นงานของขั้นตอนการทำงานใด โดยค่าเริ่มต้นจะมี Design กับ Development ให้เลือก ซึ่งตรงนี้สามารถให้ผู้ดูแลระบบแก้ไขเพิ่มเติมได้

ซึ่งการลงข้อมูลตรงนี้จะนำไปใช้ทำรายงานสรุปได้ว่าทั้งโปรเจคใช้เวลาทำงานไปเท่าใด โดยดูจากแทบ Overview ทางด้านขวามือที่ Spent time จะแสดงเวลารวมทั้งหมดไว้ จะดูแบบละเอียดเลือกที่ Details หรือสร้างรายงานเลือกที่ Report

• Step 5: ปิด issue

เมื่อ issue ถูกอัพเดทสถานะเป็น resolved เราจะต้องมาตรวจสอบ ก่อนว่าสิ่งที่ทำมานั้นสามารถใช้งานได้แล้วจริงๆ และถูกต้องแล้วหรือไม่ ซึ่งถ้าถูกต้องแล้วก็ให้อัพเดทสถานะของ issue เป็น closed ซึ่งจะทำให้เราติดตามได้ว่า ณ ปัจจุบันยังมี issue ที่ยังเปิดอยู่เหลืออยู่อีกรายการจากหน้า Overview

• การใช้งานโมดูลอื่นๆ

Activity: เป็นโมดูลที่เอาไว้ดู log ว่ามีใคร ทำอะไร เมื่อไหร่ บ้าง

Roadmap: เมื่อมีการสร้างเวอร์ชันขึ้นมา จะมีโมดูลนี้ขึ้นมาให้เลือก โดยจะเป็นโมดูลที่จะสรุปว่าในเวอร์ชันนั้นๆ มี issue อะไร ใช้เวลาทำงานไปทั้งหมดเท่าไหร่

Gantt: เป็นโมดูลแสดงรายละเอียดของ issues ทั้งหมดในรูปแบบ Gantt Chart

Calendar: เป็นโมดูลแสดงรายละเอียดของ issues ทั้งหมดในรูปแบบปฏิทิน

News: เป็นโมดูลเอาไว้สร้างกระดานข่าวภายในโปรเจค โดยสามารถพิมพ์คอมเมนต์โต้ตอบกันได้

Documents: เป็นโมดูลที่เอาไว้อัพโหลดเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโปรเจค

Wiki: เป็นโมดูลไว้สร้าง wiki page ของโปรเจค

Forums: เป็นโมดูลที่เอาไว้สร้างเว็บบอร์ดของโปรเจค

Files: เป็นโมดูลที่เอาไว้อัพโหลดไฟล์ที่จะให้ดาวน์โหลดได้ เช่น ตัวติดตั้งโปรแกรมของแต่ละเวอร์ชัน หรือคู่มือการใช้งานของแต่ละเวอร์ชัน ซึ่งจะบอกยอดการดาวน์โหลดของแต่ละไฟล์ได้

การตั้งค่าโปรเจค

การตั้งค่าโปรเจคทำได้โดยเลือกที่แทบ Setting ซึ่งหน้าการตั้งค่านี้จะแยกออกเป็นเรื่องๆ ดังนี้

• Information: เป็นหน้าสำหรับการตั้งค่าพื้นฐานของโปรเจคนั้น

• Modules: ใช้สำหรับเปิด/ปิด การใช้งานโมดูลต่างๆ ในโปรเจค ซึ่งการปิดการใช้งานโมดูลจะไม่ไปลบช้อมูลออกจากระบบ ดังนั้นเมื่อกลับมาเปิดการใช้งานก็จะมีข้อมูลเดิมอยู่ด้วย
• Members: ใช้จัดการสมาชิกในโปรเจค สามารถเพิ่ม/ลบ สมาชิกได้ และแก้ไข role ของสมาชิกเดิมได้ด้วย
• Versions: เอาไว้สร้างเวอร์ชันของโปรเจคนั้นๆ ขึ้นมา โดยสมารถกำหนดได้ว่าแต่ละ issue นั้น เป็นของเวอร์ชันใด และสามารถกำหนด wiki page ของแต่ละเวอร์ชันได้ ซึ่งเมื่อมีการสร้างเวอร์ชันขึ้นมา จะมีแทบโมดูล “Roadmap” เพิ่มให้ด้วย ซึ่งจะเอาไว้ดูรายละเอียดของแต่ละเวอร์ชันว่ามี issue อะไรบ้าง แก้ไขหมดแล้วหรือไม่ และภาพรวมเสร็จไปแล้วกี่เปอร์เซ็นต์

Roadmap ดูรายละเอียดของแต่ละเวอร์ชัน

การสร้างเวอร์ชันใหม่ เลือกที่ “New version”
- Name: ชื่อของเวอร์ชัน เช่น 1.0.0
- Description: คำอธิบายของเวอร์ชันนั้น — optional
- Status: สถานะของเวอร์ชัน (open, locked และ closed)
- Wiki page: ระบุหน้า Wiki ของเวอร์ชันนั้นๆ (ใส่แค่ชื่อ Wiki page) — optional
- Due date: กำหนดวันเสร็จ — optional
- Sharing: เป็นการกำหนดว่าต้องการให้แชร์เวอร์ชันนี้ร่วมกับโปรเจคอื่นๆ หรือไม่ ถ้าแชร์หมายความว่าสามารถสร้าง issue จากโปรเจคอื่นมายังเวอร์ชันของโปรเจคนี้ได้ ซึ่งการแชร์แต่ละแบบอธิบายด้วยภาพด้านล่างนี้

• Issue categories: เอาไว้สร้างประเภทของ issue เพื่อใช้จัดการ issue ในโปรเจคนี้ ซึ่งสามารถกำหนดได้ว่า issue แต่ละประเภทนั้นใครเป็นผู้รับผิดชอบได้ เมื่อมีการสร้าง issue ใหม่ และเลือกประเภท issue ระบบก็จะกำหนดผู้รับผิดชอบให้อัตโนมัติถ้ามีการกำหนดไว้
• Wiki: เอาไว้กำหนดหน้าแรกของ Wiki page
• Repositories: เอาไว้กำหนดว่าโปรเจคนี้มี SCM repository อะไรบ้างที่เกี่ยวข้อง เมื่อมีการเปิดใช้งานในแทบโมดูล Repository จะมีการดึงข้อมูล revisions ต่างๆ มาแสดง
• Forums: เอาไว้สร้าง/ลบ forum เหมือนสร้างเป็นประเภทของกลุ่มของเรื่องต่างๆ โดยในแต่ละ forum ก็จะสร้างหัวข้อใหม่ขึ้นมาเพื่อเอาไว้แสดงความคิดเห็นได้ (เมื่อสร้าง forum ครั้ง จะมีแทบโมดูล Forums เพิ่มขึ้นมา)

• Activities (time tracking): เอาไว้เปิด/ปิด การใช้งาน System Activity จะมี Design กับ Development โดย activity นี้จะเอาไว้ใช้ตอนลงเวลาการทำงานว่าเป็นการทำงานในขั้นตอนไหน

จบแล้วครับ สำหรับการแนะนำการใช้งาน Redmine ในฉบับผู้ใช้งานทั่วไป หวังว่าหลังจากอ่านบทความนี้จบ น่าจะพอจะใช้งาน Redmine กันได้แล้วนะครับ