Toils

Entenda o que são e por que é importante reduzi-los

A velocidade com que as coisas acontecem hoje em dia é cada vez maior, as demandas e as necessidades de entrega são cada vez maiores, os ciclos de entrega geralmente não mudam e a quantidade de integrantes de uma Squad muitas vezes permanecem as mesmas.

Por isso, cada vez é mais importante mapear e automatizar os Toils, que são aquelas tarefas rotineiras e repetitivas que consomem de maneira fixa, boa parte do tempo disponível para execução de atividades.

Por que preciso diminuir os Toils?

Vamos supor uma empresa que possui 4 Squads de Desenvolvimento com 4 engenheiros e 1 Squad de Infraestrutura com 3 engenheiros, que atua evangelizando a cultura DevOps e ajude as Squads de Desenvolvimento entregar software cada vez mais rápido em produção.

Esse processo de entrega de Software em produção geralmente leva uma média de 3 horas para cada novo micro serviço, e é feito todo manualmente, em nosso contexto, a publicação é feita toda de forma automatizada, por isso, esse processo envolve a configuração de um pipeline, e também todo um setup de monitoração, configurando um processo de segregação de logs, instrumentação de um APM, configurando os thresholds padrões e os alertas para o Slack.

Muitos podem pensar, realmente preciso automatizar esse tipo de cenário? São só 3 horas e nosso time tem muitas pessoas e o esforço para automatizar esse processo é grande.

Realmente quando analisamos esse cenário de uma forma isolada, não tem tanto impacto e não faz sentido gastar esforço, porem vamos supor que cada uma das Squads de Desenvolvimento, entregue semanalmente 1 novo micro serviço para disponibilização no ambiente produtivo, isso quer dizer que 12 horas do capacity semanal da Squad de DevOps ficaria reservado para esse tipo de tarefa.

Pensando que o ciclo roda de 15 em 15 dias, o capacity do ciclo já cairia de 240 para 216 horas, porém é fácil imaginar tarefas similares, que diminuiria cada vez mais o balde de horas de ciclo

Isso quer dizer que ao invés de 240 horas por ciclo, a Squad teria 216, mas é fácil imaginar tarefas similares, que diminuiria cada vez mais o balde de horas desse ciclo, num cenário onde a empresa pode expandir, novas Squads e demandas são criadas, a Squad acaba não conseguindo acompanhar o crescimento da empresa, atrasa suas entregas, por consequência aumenta a pressão em cima dela e a relação com as demais Squads da empresa começa a ficar pesada.

Nesse tipo de cenário uma boa estratégia de redução de Toil pode não só evitar esse tipo de cenário quanto pode eliminar definitivamente esse tipo de demanda e dar maior autonomia para o time de desenvolvimento, pois em um processo automatizado, o próprio desenvolvedor poderia executar um pipeline, passando os parâmetros necessários para seu contexto, sem nenhuma intervenção da Squad de DevOps.

Esse tipo de ação faz com que a tensão entre as Squads diminua, faz com que o time de desenvolvimento se sinta emponderado e traz para a Squad de devops a tranquilidade de que o processo foi realizado de forma padronizada e com o nível de excelência esperado.

Por que as empresas geralmente não conseguem reduzir os Toils?

Os Toils podem variar de Empresa para Empresa, de Squad para Squad, sempre é necessário avaliar o contexto como um todo, geralmente o problema está no mapeamento dos Toils, falta de um board, falta de classificação de tarefas, falta de limites de Toils durante determinados ciclos e por consequência, falta de planos de ação para redução de Toils.

Conclusão

Os toils são realidade de qualquer Empresa ou Squad, esse tipo de tarefa compromete o capacity e fazem com que essas equipes não escalem e entreguem cada vez menos coisas em seus ciclos.

Se você quer que as Squads da sua Empresa escalem, que cada vez entreguem mais coisas em um ciclo com o mesmo período, se você quer trabalhar em um ambiente leve e quer ajudar na retenção dos seus profissionais, é essencial ter uma estratégia de redução de Toils, trabalhar em mapeá-los, trabalhar em classificá-los, gerar indicadores, criar e implementar estratégias de redução, algumas até mesmo com limites de Toils por ciclo.