Razões para reduzir (ou eliminar) o uso de papel
Existem várias razões pelas quais é uma boa ideia ficar sem papel no escritório e alguma delas provavelmente te motivará a dizer adeus ao papel definitivamente.
Não usar papel é bom para o meio ambiente! Não usar papel promove a organização!
Essas razões, comumente lembradas para justificar a transformação digital, são incrivelmente importantes. Mas as ouvimos tantas vezes que começa a parecer um zunido saído de ‘The Walking Dead’.
Já é de conhecimento popular que não fazer uso do papel, além de ajudar o meio ambiente, evita que você se perca diariamente sobre pilhas de papel. No entanto, se esses fatos fossem motivo suficiente para iniciar a transformação digital da sua empresa, eliminando a dependência do papel, você já teria feito isso. Então, por que ficar sem papel?
Os benefícios de um ambiente corporativo sem papel são claros, segundo pesquisa mundial realizada pela AIIM sobre o progresso de como 200 mil de seus membros estavam se movendo em direção a um local de trabalho sem papel. A resposta mais rápida do cliente é o maior benefício (50%), seguido de maior produtividade (42%), enquanto 36% indicam algum retorno sobre o investimento em tecnologia sem papel (normalmente, gerenciamento de conteúdo corporativo) entre 3 e 6 meses.
Quarta-feira, dia 6 de novembro, é o World Paper Free Day, uma campanha anual lançada pela AIIM — Association for Information and Image Management, que visa reduzir a quantidade de papel gerada pelas pessoas em seu cotidiano profissional e pessoal. Existem várias razões pelas quais é uma boa ideia ficar sem papel. Se você ainda está em cima do muro, aqui listamos 16 benefícios de ficar sem papel no local de trabalho. Algum deles provavelmente te motivará a dizer adeus ao papel para sempre.
Pareça (e seja) mais profissional
Comparado à maneira como as pessoas estão acostumadas a realizar suas atividades nos dias de hoje, uma empresa com processos em papel parece algo absolutamente antiquado. A menos que você procure uma imagem “vintage”, caso seja dono de um antiquário, empresas sem papel criam uma imagem profissional que promove a confiança em sua empresa.
Tenha acesso a qualquer hora e em qualquer lugar
Obter e usar informações em segundos, no exato momento em que você precisa, e não em dias, é a norma no mundo global e móvel dos dias de hoje. Com a adoção de plataformas de gestão de conteúdo, você não precisa mais classificar montanhas de papéis para encontrar documentos eletrônicos. Armazenando os documentos em nuvem, e fazendo uso de ferramentas de automação de fluxo de trabalho, você pode criar, localizar e direcionar documentos e dados diretamente para as pessoas certas, imediatamente, sem intervenção manual. Os sistemas sem papel propiciam que as informações sejam localizadas de forma mais rápida e assertiva, eliminando as barreiras de horário e geolocalização.
Uma pesquisa global com profissionais da informação e profissionais de TI descobriu que eles gastam uma média de 4,5 horas por semana procurando por documentos.¹
Encontre informações mais rápido
Estima-se que um trabalhador gaste aproximadamente 200 horas por ano procurando por documentos em papel arquivados incorretamente. Os documentos eletrônicos são mais fáceis de arquivar e localizar, pois podem ser indexados. Qualquer informação que você precise estará facilmente acessível com apenas alguns cliques.
No decorrer de sua vida, você passará aproximadamente seis meses ininterruptos procurando objetos perdidos.²
Capture dados automaticamente (em vez de digitar)
O uso de tecnologias como web based forms para coletar e trocar informações não apenas acelera os processos, como também melhora a qualidade dos dados. Além disso, os dados de entrada podem ser integrados aos formulários ou documentos personalizados, eliminando o processamento manual.
Automatize seus processos manuais
A automação de processos permite gerenciar as informações de forma inteligente através de um processo de negócios ou fluxo de trabalho. Através do gerenciamento de processos você pode criar regras de negócios para distribuir e armazenar documentos, relatórios e outros dados eletrônicos.
39% dos profissionais entrevistados observam processos quebrados no gerenciamento de documentos em sua organização. Em particular: 49% localizando documentos; 43% compartilhando documentos; 43% solicitando aprovação de documentos; 34% concluindo e preenchendo a documentação de um novo cliente; e 27% obtendo contratos de vendas assinados, negociados e aprovados.³
Compartilhe informações de forma fácil
Em uma organização baseada em papel, seu acesso às informações depende de onde seus documentos estão armazenados e de sua proximidade com eles. Se você estiver fora do escritório e precisar acessar um documento em papel, precisará voltar ao escritório para recuperar o arquivo ou pedir a alguém para recuperá-lo para você. Esta última opção pode não ser segura se o documento que você precisa contiver informações sigilosas ou confidenciais. Mas os arquivos digitais podem ser acessados e compartilhados de localidades distintas, a qualquer momento, para atender às suas necessidades de acesso à informação.
Compartilhe o conhecimento entre seus funcionários
Compartilhar conhecimento entre os funcionários de uma empresa é essencial para um negócio bem-sucedido. Mas quando as informações estão dispostas em papel, compartilhar o conhecimento pode ser uma tarefa árdua. O uso de plataformas que permitem a colaboração não apenas traz ganhos na redução de papel, como também facilita que o conhecimento seja compartilhado e a informação circule entre os membros de uma empresa. Isso pode melhorar o trabalho em equipe, além de incentivar a inovação. Em vez de esperar que seus colegas compartilhem informações entregando arquivos em papel, com as ferramentas online adequadas você pode compartilhar documentos, pastas e projetos de forma mais eficiente.
Tenha um fluxo de trabalho mais eficiente
Os processos de negócios dependentes de papel são lentos e propensos a erros. Processos ineficientes de arquivamento e recuperação e perda de documentos podem resultar em problemas como perda de produtividade, frustração dos funcionários, falhas em atender às expectativas dos clientes, questões legais relacionadas à privacidade e até mesmo danos financeiros, seja recriando o documento ou perdendo prazo de entrega. No entanto, os documentos digitais (ou eletrônicos) estão simultaneamente disponíveis para todos que precisam deles. Isso significa menos transferências, menos tempo perdido no transporte, tempo de espera reduzidos e menos risco de perda ou dano. A transformação digital também oferece a oportunidade de repensar os fluxos de trabalho para que se tornem mais ágeis, permitindo a automação de tarefas, e melhorando o trabalho em equipe, já que várias pessoas podem trabalhar nos documentos simultaneamente. Substituir processos de fluxo de trabalho que dependem de papel por processos digitais ajuda a sua empresa a ser mais eficiente.
Acelere os processos de aprovação
Você pode utilizar soluções de assinatura eletrônica ou digital para acelerar os processos de aprovação de documentos externos e internos em sua empresa. Os documentos eletrônicos podem ser assinados digitalmente e encaminhados para a próxima etapa com rapidez, confiabilidade e segurança. Esses processos podem acelerar solicitações de compra e contratos, por exemplo.
Personalize documentos para atender às suas necessidades
Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos e as soluções de formulários eletrônicos permitem que você crie formulários e relatórios eletrônicos personalizados para atender aos processos de negócios exclusivos. Você também pode configurar para que seus arquivos sejam formatados, distribuídos e arquivados automaticamente.
Prove conformidade e aumente a segurança
Atualmente, regulamentos como HIPAA, para o setor de saúde, GDPR/LGPD e SOX exigem que sua empresa adote medidas documentadas para manter a confidencialidade e a integridade dos dados, além da auditoria de processos. Os sistemas baseados em papel tornam o rastreamento e o gerenciamento de dados mais difíceis e caros que os sistemas eletrônicos. Os documentos eletrônicos geralmente são mais seguros que os impressos, uma vez que podem se tornar ilegíveis por meio da criptografia. Os documentos também podem ser protegidos contra impressão, cópia e compartilhamento. Os controles de acesso podem especificar os privilégios de exibição com um bom nível de granularidade para evitar o acesso não autorizado, mantendo a confidencialidade dos dados. Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos fornecem trilhas de auditoria que revelam quem acessou quais documentos e quando. Já os documentos em papel são tão seguros quanto a proximidade de uma copiadora.
Um impressionante número de 45% das impressões no ambiente de trabalho acaba na lixeira do escritório no final do dia em que são impressas: isso não é apenas um desperdício de árvores, é um enorme desperdício de dinheiro.⁴
Reduza seus custos comerciais
Menos papel significa redução de custos para o seu negócio. Multiplique o gasto médio de papel de um funcionário por todas as pessoas em sua empresa e aumente o custo de impressoras, copiadoras, toners, aparelhos de fax e outros dispositivos que podem ser praticamente eliminados. Os números são um pouco assustadores, para dizer o mínimo. Em seguida, adicione os custos para manutenção de todos os equipamentos e o custo de arquivar todos esses documentos. Armários de arquivo tendem a ocupar muito espaço no seu escritório. A metragem quadrada que eles ocupam pode representar uma parcela considerável dos custos de aluguel de um escritório. Adicione agora o custo de pessoas para manter esses arquivos. Felizmente, o armazenamento de documentos eletrônicos permite reduzir os requisitos de espaço no escritório, reduzindo os seus custos com locação e pessoal. O espaço usado anteriormente para armazenamento físico de documentos pode ser realocado para processos de negócio geradores de receita. Além disso, os documentos eletrônicos podem ser compartilhados sem o uso de papel, em qualquer horário e instantaneamente.
Um documento empresarial é copiado 9 a 11 vezes e cada 12 armários requer um funcionário em período integral para mantê-lo.⁵
Receba pagamentos de forma mais ágil
Você pode substituir as faturas em papel por faturas eletrônicas, economizando em papel, envelopes e postagem. Utilizando plataformas que permitam a criação e o compartilhamento apropriado de faturas, além de economizar dinheiro em suprimentos, você agiliza o pagamento. As trilhas de auditoria permitem que você gerencie o recebimento, visualização e pagamentos com mais eficiência, evitando a inadimplência.
Deixe seu ambiente de trabalho mais verde
O papel vem de árvores. Quando você reduz, ou elimina, documentos em papel, poupa árvores. Mas na produção de papel você precisa empregar energia e água, e não apenas árvores. A indústria do papel também é poluente e gera CO₂ e lixo sólido, além de outros impactos como a emissão de mercúrio e dioxinas, acidificação dos oceanos entre outros. E as impressoras, toners e cartuchos de tinta utilizados na criação de documentos em papel? A própria impressora e a tinta utilizada também são prejudiciais ao meio ambiente, já que contêm muitos produtos químicos potencialmente perigosos, como ciclo-hexanona e ácido etilenodiaminotetracético. Quando sua empresa reduz a dependência do papel, ela não apenas melhora os resultados, como também ajuda a manter sua empresa sustentável. Menos documentos em papel significam não apenas menos árvores cortadas, mas também menos desses riscos em nosso ambiente. Toda empresa tem a oportunidade de colher os benefícios de um ambiente comercial sem papel.
Para produzir 1.000 resmas de papel comum são empregadas aproximadamente 60 árvores, 20.000kW de energia, 200.000 litros de água, além de gerar em torno de 20 toneladas de CO₂, 1.300kg de lixo sólido, entre outros impactos.⁶
Faça os clientes felizes
Muitos empresários consideram reduzir o uso de papel como estratégia para mostrar aos seus clientes que possuem preocupação ambiental. Uma razão ainda mais importante é o fato de os clientes simplesmente odiarem preencher formulários em papel, especialmente quando precisam escrever as mesmas informações repetidas vezes. Eles preferem (e quem não?) poder preencher apenas um formulário e ter suas informações propagadas automaticamente para outros formulários. Seus clientes também podem ficar mais felizes quando a situação se inverte e são eles quem precisam de informações. Imagine como seus clientes, pressionados pelo tempo, ficarão mais satisfeitos se você puder atender às solicitações e compartilhar documentos em segundos, e não horas ou dias. Agora imagine que muitos clientes preferem o autoatendimento em vez de ligar para você e aguardar por informações. Você pode fornecer, com segurança, informações importantes aos clientes por meio eletrônico, permitindo que eles consultem por conta própria, conforme sua conveniência. Fornecer acesso eletrônico a todos os dados relevantes não apenas fornece aos seus clientes informações mais assertivas e completas, como também os torna mais felizes e leais. Não precisamos falar sobre o benefício de clientes mais felizes.
72% das empresas pesquisadas afirmam que melhorar seus processos de negócios aumentou a satisfação do cliente e o valor da marca.⁷
Torne sua vida (e sua empresa) mais pacífica
Por último, mas não menos importante, imagine como seus dias serão mais tranquilos quando você não precisar mais: decifrar a letra manuscrita de seus funcionários; perder tempo pesquisando documentos; visualizar uma cena caótica quando entra em seu local de trabalho; ser surpreendido (negativamente) com documentos danificados. Quando você fica sem papel, pode aliviar parte da desorganização e do caos que acompanham os arquivos em papel. Quando você conseguir se livrar do monstro do papel, automaticamente você será transportado para o Pinterest, com mesas de trabalho que você sempre olhou e se questionou “onde essas pessoas guardam suas coisas?”. Agora você pode desfrutar de uma boa xícara de café sem temer derramá-lo em algum documento importante.
Funcionários felizes demonstraram ser até 20% mais produtivos no local de trabalho que funcionários infelizes.⁸

60% das empresas pesquisadas noticiaram ROI positivo em projetos sem papel em 12 meses.⁹
Agora que você está convencido de que a transformação digital de sua empresa transformará seus negócios, é hora de dar o primeiro passo. Para isso, você não precisa transformar todos os processos e nem abolir totalmente o uso do papel para causar um impacto positivo. Realize a transformação digital de um processo por vez. Quando você estiver executando esse processo da maneira que deseja, inicie outro. Em breve você começará a ver melhorias nos índices de produtividade, organização, satisfação do cliente e lucros na sua empresa.
¹ IDC’s Information Worker Survey — June 2012
² newyorker.com
³ Nintex’s eBook — Definitive Guide to America’s Most Broken Processes
⁴ environmentalpaper.org
⁵ thepaperlessproject.com
⁶ environmentalpaper.org
⁷ A Forrester Total Economic Impactᵀᴹ Study — May 2017
⁸ fortune.com
⁹ AIIM Industry Watch Whitepaper — Paper-Free Progress 2015: Measuring Outcomes
Sabemos que seu tempo é valioso. Obrigado por compartilhar parte dele conosco.
Sobre o Autor
@tacidoria é Designer e Maker na Owl Docs desde 2015. Formada pela Universidade Brasília — UnB em Desenho Industrial, vem atuando como empreendedora desde 2012. Apoiou o empreendedorismo local com o primeiro e o segundo Startup Weekend Brasília. Em 2013 morou em Mountain View — Califórnia, acelerando um projeto pela 500 Startups. Contribuiu, em 2017, com o projeto de uma exchange de criptomoedas, a GOGOCOINS.

