10 Adımda Toplantı Yönetimi
İster kurumsal bir şirkette ister startup bir şirkette çalışalım toplantılar iş hayatımızın olmazsa olmazı.
Karar vermekte, alınan kararları değiştirmekte, sorunları çözmekte ve gerekli tüm bilgilendirmelerin yapıldığı ortak paylaşım alanı olan toplantıları nasıl daha etkili planlayabiliriz ona bakalım..
1. Adım: Neden Toplanıyoruz?
Toplantı öncesi mutlaka bir hazırlık yapmalı ve ortak zamanda bir araya gelmek istediğiniz katılımcıları neden bir araya gelmeniz gerektiği konusunda bilgilendirmeniz gerekmektedir. Toplantı için geçerli bir neden belirtmelisiniz. Toplantı planlamasına karar verdikten sonra mail ile bilgilendirme yapabilirsiniz. Toplantı amacını mail konusunda ya da mail içeriğinde belirtmeniz de fayda var.
2. Adım: Katılımcılar
Toplantıya katılım sağlayacak kişilerin doğru katılımcılar olduğuna emin olmalısınız. Eğer bir konuya çözüm arıyorsanız toplantı katılımcı sayısı 8 kişiyi geçmemesine özen göstermeli, eğer toplantı sırasında bir beyin fırtınası yapılacak ise o zaman 18 kişiye kadar katılımcıyı davet edebilirsiniz. Katılımcı sayısı ile göz önünde bulundurulması gereken önemli detay ise ne kadar çok katılımcı olursa o kadar çok fikir gündeme geleceği için, bu fikirleri toparlamak ve belli bir sonuca ulaşmak epey zaman alacaktır. Toplantı katılımcılarına karar verirken;
· Toplantıda sorun çıkartacak kişi/kişiler hangileridir?
· Toplantı gündemine kimler katkı sağlayabilir?
· Ortak hedefe/görüşe kimler destek verebilir?
· Konuya hakim mi?
· Toplantı notlarını not alabilir mi?
gibi sorular sormak karar verme sürecinde size yardım edebilir.
3. Adım: Gündem
Toplantının bir gündem konusu olması gerekmektedir. Amaç nedir, varılmak istenen sonuç ve takım olarak hedefler nelerdir belirtilmelidir.
Toplantının nerede, hangi tarih ve saat aralığında (toplantı tahmini süresi) yapılıyor olacağı ve hangi katılımcıların katıldığı şeffaf bir şekilde belirtilmelidir. Eğer toplantı şirket içerisinde yüz yüze yapılıyor ise gündem maddelerinin ve onlara ayrılacak süreleri toplantı tahtasına yazılabilir, eğer online bir toplantı organize edilmiş ise tüm katılımcıların göreceği şekilde gündem maddeleri belirtilmelidir.
4. Adım: Toplantı Odası
Toplantı gündemi ve konusu, toplantı odası/masası seçimi yaparken aktif bir rol oynar.
Eğer katılımcıların etkileşimlerinin çok olmasını istiyor (beyin fırtınası toplantıları) ve kişileri eşit olarak görmek istiyorsanız; yuvarlak masa tercih edebilirsiniz.
Eğer katılımcıların etkileşimlerinin daha az olması (hedef belirleme, sorun çözme) bekleniyor ve katılımcılar arasında lider rolü üstlenmesi gereken kişi/kişiler var ise masa başına oturabileceği bir dikdörtgen masa tercih edebilirsiniz.
U tipi masa: Yine dikdörtgen masada olduğu gibi bir masa başı psikolojisi mevcuttur. Masa başında oturan kişi onay makamıdır ve diğer katılımcılar eşit seviyededir. Yönetici olarak masa başında oturan kişi katılımcıları teşvik ederek toplantıyı ilerletmelidir.
Balık sırtı/Balık kılçığı modeli: Toplantınızın kalabalık katılımcı sayısı var ve resmi bir gündemi mevcut ise tercih etmeniz gereken toplantı düzenidir.
Toplantı odasının ısı, aydınlatma ve havalandırma sisteminin uygun şekilde ayarlanması gerekmektedir. İdeal toplantı oda ısısı 19–21 °C olmalıdır. Toplantı odasının çok sıcak olması durumunda katılımcılar uyuklama, gevşeme, dikkat dağınıklığı yaşayabilirler. Toplantı oda ısısı, oda sıcaklığının biraz altında olması vücudu ve zihni toplantı esnasında dinç tutmamıza yardımcı olur. Toplantı odası tercihen doğal ışık ile aydınlatılmalı eğer doğal ışık imkanı yok ise ışıklandırma gelişigüzel değil düzenli bir şekilde odayı aydınlatmalıdır.
5. Adım: Toplantı Dinamiği
Toplantı yöneten kişi olarak toplantı dinamiğini hep yüksek tutmanız gerekmektedir. Toplantıyı bir açılış konuşması ile ya da konuya uygun eğlenceli bir hikaye ile açabilirsiniz.
· Katılımcılar ile etkileşim halinde kalmaya ve kopuk hareket etmemeye özen göstermelisiniz.
· Gündem hakkında beyin fırtınası yapabilmeli ve her katılımcının söz sahibi olduğuna emin olarak hareket etmelisiniz.
· Mutlaka her fikir sonrası bir geri bildirim vermelisiniz.
6. Adım: Not Almak
Toplantılar esnasında en önemli konulardan bir tanesi de toplantı esnasında alınan notlardır. Toplantı konusu ve gündeminin belirtildiği toplantı notları, 3 farklı şekilde alınabilir.
· Resmi tutanak; zorunlu olmak ile beraber. Toplantı gündemi, saati, yeri ve katılımcılarının belirtildiği basit ve anlaşılabilir bir dil ile yazman tarafından yazılmalıdır. Resmi tutanak, toplantı sonrası en geç 2 gün içerisinde toplantı katılımcılarına ve rapor edilmesi beklenen kişilere gönderilmelidir.
· Flipchart; Toplantı tahtasına toplantı başlamadan önce ya da toplantı esnasında alınan notlar bütünüdür. Yazılar tahtada basit ve kısa tutulmalıdır. Önemli konular renklendirilebilir ya da ayrı bir başlık altında toplanabilir. Toplantı yazman kişisi yok ise hızlı ve güzel yazan bir kişiyi bu iş için görevlendirebilirsiniz.
· Katılımcı Notları; toplantı esnasında tüm katılımcıların aldığı notları toplayarak kişiye özel gündem özetine sahip olabilirsiniz. İlgili toplantı notlarını derin bir süzgeç ve düzenlemeden geçirip ortak bir not paylaşımı ile diğer katılımcılar ile paylaşabilirsiniz.
7. Adım: Anlaşmazlıklar
Birden fazla fikre sahip her toplantıda anlaşmazlık çıkması olası bir durumdur.
· Toplantı sırasında oluşan anlaşmazlıkların üstünü örtmemeli, toplantı sırasında anlaşmazlığın en azından bir taraf için sonuca ulaşması sağlanmalıdır.
· Toplantı esnasında ses yükselmeleri ve kabalaşmalar olabilir. Bu tip durumlarda olayı kişiselleştirmekten uzak tutmalı ve sorun ile alakalı bir karar bağlamaya çalışılmalıdır.
· Toplantı sırasında farklı fikirler yüzünden anlaşmazlık oluşmuş ise yönetici olarak taraf tutmamaya özen gösterilmelidir.
·Eğer toplantı sırasında 2'li bir tartışma meydana gelirse; baskın tarafı kaldırarak 2 kişininde konuşması sağlanmalıdır. Tartışan 2 kişinin aynı anda konuşması engellenmeli ve birbirlerinin savunduğu cümleleri tekrar ettirmesi sağlanmalıdır.
· Yönetici gerektiği yerde; “Asıl konudan asla uzaklaşmamalı ve duyguları karıştırmamalıyız” uyarısını taraflara yapabilir.
· Eğer kavga edeceği olası 2 kişi var ise toplantı esnasında yan yana oturtulmalıdır. (uzaktan laf yetiştirmek her zaman daha kolaydır)
· Toplantı sırasında demoralize olan kişinin morali düzeltilmelidir.
· Konu/kişi ayrımı net bir şekilde yapılmalı ve kişiler değil konular tartışılmalıdır.
· Yönetici gerçek sorular sormalıdır. (Bu durumdan kim sorumluydu? yerine, Bu durum sonrası nasıl aksiyon alabiliriz?)
· “Sen” yerine, “ben” dili kullanılmalıdır.
8. Adım: Engelleme
Yönetici, toplantı esnasında yapılan gereksiz ve boş konuşmaları engellemelidir. Böyle durumlarda engellemek için;
· Katılımcıya ismi ile hitap edip bir müddet beklenebilir,
· Gülümseyen bir ifade ile gereksiz konuşma yapan katılımcılara bakabilir,
· Yanına doğru giderek, toplantı gündemini hatırlatabilir,
· Artık çaresiz kalınırsa “ ya siz konuşun, ya da biz konuşalım” uyarısında bulunabilirsiniz.
9. Adım: Bitirmek
Toplantıyı zamanında başlatmak önemli olduğu kadar, zamanında bitirmek de çok önemlidir. Toplantı gündem maddelerini belirtilen sürede bitirdikten sonra alınan kararları, hedefleri ve alınacak aksiyonları belirterek toplantıyı tüm katılımcılar için bitmelidir. (Tüm katılımcılar için diye belirtmemin sebebi, toplantı sonu “X sen kal diğer arkadaşlar ayrılabilirsiniz” cümlesi hem diğer katılımcılar için hem de X kişisi için farklı düşüncelere sebep olabilir. Eğer belirtmek/eklemek istediğiniz bir madde var ise bunu baş başayken iletmelisiniz.)
Toplantıyı bitirirken, sonraki toplantı tarihi planlanabilir, planlanan tarihe kadar görev dağılımı yapılabilir ve o toplantı için belirli bir gündem hedefi ön görülebilir.
10. Adım: Takip
Toplantı sonrası etkin takip, toplantının ne kadar verimli geçtiğini ölçmek ve belirtilen konular üzerinde ilgili aksiyonların alınıp alınmadığını görmek için çok önemlidir. Toplantı sonrası yazman tarafından alınan toplantı notlarını ve özetini toplantı katılımcılarına ve toplantıya katılmayan kişilere bilgilendirme amacı ile en geç 2 gün içerisinde gönderilmelidir.
Toplantı sırasında yapılan görev dağılımını izlemeli ve gerçekleştirmesi gereken eylemleri gerçekleştirmeyen kişiler ile iletişime geçerek “anlaşılmayan noktalar var mı? yardım lazım mı?” gibi birebir görüşmeler sağlanmalıdır.
Toplantılar; çalışanların ortak zamanını üretken kullanması ve iş birlikçi bir grup çalışmasıdır.
Dolayısıyla; iş süreçlerini yönetmede olmazsa olmaz bir rol almaktadır.
Teşekkürler
