Nedir Bu Çeviklik?

Çeviklik tanımını tarayıcınız üzerinden arattığınızda sizin karşınıza ilk olarak sporda çeviklik “Çeviklik, belli bir uyarıcıya cevap olarak tüm vücudun hız veya yön değiştirerek ani hareketi olarak tanımlanır. Çevikliğin kalitesi, hız, denge, güç ve koordinasyonun ortaklığını gerektirir. Motor bir yetenek olan çeviklik, düzenli progresif egzersizle geliştirilebilir.” tanımı gelir. Çokta farklı olmayan bir bakış açısı ve mantık ile kurumsal hayatta uygulanması beklenen değer ve ilkeler bütününe çeviklik denir.

(Çeviklik değerler ve ilkeleri bir sonraki yazımda detaylandıracağım bu yazımda ilk olarak çevik yaklaşıma merhaba diyeceğiz :)

Günümüz organizasyon yapılarında yoğun ve sürekli artan rekabet ortamı, değişen pazar dinamikleri, müşteri ihtiyaçları ve isteklerinde hızlı değişimler artık göz ardı edilemeyecek kadar önemini hissettirmeye başladı. Şirketler de bu değişikliklere cevap vermeye hazır durumda olmayı, yoğun rekabet ortamında müşteri ihtiyaçlarına karşı duyarlı, esnek ve çevik olarak cevap vermeyi amaçladı.

Bilindiği gibi bürokrasi her büyük ölçekli organizasyon için varsayılan işletim sistemidir. Bürokrasi iş hakkında düşünenler yani yöneticiler ile işi yapanlar yani çalışanlar arasında farklılaşan örgütsel bir kas sistemi oluşturur. Çalışanlar arasında uyumu sağlamaya çalışır ve standarda getirir. Bu standartlaşma çabası da hayal gücünü israf eder..

Artık bürokrasiye uygun ve standardı koruyan kurallar yerine değişken/belirsiz, karmaşık, muğlak durumlarda şirketin vereceği hızlı geri dönüşler, zorluklara karşı gelebilmek artık daha sık konuşulur oldu.

Artık büyük balık küçük balığı yemiyor, değişimi takip eden balık tüm balıkları tehdit ediyor ve bürokrasi sorgulanmaya başlanıyor.

Çalışanlar kendi içerisinde verimli, faydalı, yenilikçi, tutkulu ortamı çevik bir yaklaşım sayesinde bulabiliyor.

Çeviklik kavramı ile ilk akla gelen organizasyon yapıları yazılım geliştirme ekipleridir. Yazılım geliştirme ekipleri çeviklik sayesinde; sürekli ve kısa döngüler ile teslimatı kendilerine hedef belirleyerek, müşteri/kullanıcı ile ihtiyaç ve çözümleri sık sık gözden geçirmeye olanak sağlar. Çeviklik, organizasyon içerisinde kullanıcının yaşadığı problemleri, ihtiyaçları daha iyi anlamasına ve organizasyonunda yeniden tanımlamalar ile değişime hızlı ve etkili tepkiler vermesini sağlar..

Bu yaklaşım sayesinde yazılım geliştirme ekiplerinin daha sağlıklı ve başarılı bir süreç yönettiği görüldü. Çeviklik farklı sektörlerde de kullanıldı, örneğin insan kaynakları, satış ekipleri, pazarlama birimleri, ürün/iş geliştirme departmanları da bu yönetimi benimsedi. Organizasyonal Çeviklik ile;

· Pazarda değişen koşullara adapte olabilir,

· Organizasyonal kurumlar arası iş birliği sağlayabilir,

· Organizasyonun değer odaklı ve varsayımlı değilde müşteri geri bildirimi ile kararlar alınması sağlanabilir,

· Ortak vizyonu ve radikal şeffaflığı arttırabilir,

· Organizasyon içi şeffaflık sağlayacağı için, farklı işlevsel bozukluğu ortaya çıkartabilir ve yönetime ışık tutarak teşvik edebilirsiniz.

Kurum örneklerini düşünecek olursak;

· Microsoft; müşteri geri bildirimlerinden faydalanır,

· Lego; Ekipler ile iş birliği yaparak hareket eder,

· Spotify; algoritmalar ve geri bildirimler ile kullanıcılara sürekli yeni özellik sunar,

· ING-Holland; geleneksel piramitten uzaktır ve çalışanlarına uçtan uca sorumluluk verir. (Spotify ve Netflix şirketlerinden esinlendiklerini belirtmişlerdir)

Dünyadaki örnekleri gibi çevik yaklaşımı başarılı bir şekilde hayata geçirmek isteyen kurumlar için öneriler neler olabilir?

Hem ülkemizde hem de dünyamızda gittikçe daha fazla sayıda organizasyon, organizasyonal çeviklik için çevik yaklaşımın ilkelerini ve uygulamalarını benimsemektedir. Çevik yaklaşımları başarılı bir şekilde hayata geçiren organizasyonların elde ettikleri kazanımlar diğer kurumlarında konuya iştahını arttırıyor. Bu yaklaşımı başarılı şekilde hayata geçiren organizasyonlar daha yüksek değer oluşturur, müşteri ihtiyaçlarını daha iyi karşılar. Tüm çalışanları tarafından paylaşılan kurum kültürleri yaratır ve değişime daha iyi uyum sağlar. Elbette çevik yaklaşımları benimseme ve uygulamaya koyma noktasında her organizasyonun kendisine ait başarı tanımaları ve bu uygulamalarla elde etmeyi umduğu şeyler farklıdır. Ancak bazı yaygın kritik başarı faktörlerini anlamak, bu yaklaşımları uygulamaya koyarken gerekli alanlarda iyileşme elde etmeye odaklanmak, organizasyonların çevik yaklaşımdan en iyi şekilde yararlanmasına yardımcı olur.

Yaygın kritik başarı faktörlerinden ilki, organizasyonun bütün çabalarını müşteri etrafında yapılandırabilmektir. Değişen müşteri tercihlerine veya rakiplerin piyasaya sunduğu yeni ürünlere bir çok şirket daha fazla ürün çeşitliliği sunarak yanıt verir. ancak bu yaklaşım her zaman artan satışlara dönüşmez ve aşırı karmaşık iç süreçlere yol açabilir. Çevik yaklaşımın odak noktası daha fazla üretmeye değil, bunun yerine müşteriye gerçek değer katan belirli ürünler veya hizmetler üretmeye odaklanmaktır. Bu noktada Less is More yani az çoktur prensibinin benimsendiğini söyleyebiliriz. Çevik yaklaşım kısa ve döngüsel üretim ile müşterilerinin geri bildirimlerine ve gereksinimlerine dayanarak sürekli olarak ürünleri uyarlamaya odaklanır. Bu müşteriye daha düşük efor ve maliyetle daha hızlı bir değer üretip iletimi sağlar. İster organizasyon seviyesinde ister takım seviyesinde çevik yaklaşımları hayata geçirmeyi çalışın, bakmanız gereken ilk şey müşterinize yapılan değer teslimidir.

İkinci başarı faktörü, kurumun bütçe modelini ve planlama sürecini geliştirmektir. Geleneksel olarak şirketler bütçelerini bir önceki yıla ait satış ve harcamalara dayanarak bütün bir mali yıl için planlarlar. Bu yaklaşım uzun vadeli finansal performanslara dayanır. Bu uzun vadeli planlama sapma payı çok yüksek bir tahmin içerir. Çevik yaklaşımı benimseyen kurumlarda bu süreç bir kaç ay veya bir çeyrek ile sınırlandırılmış çok daha kısa geliştirme döngüleri içerir böylece gerçek sonuçlardan ve müşteri geli bildirimlerinden öğrenme şansını yakalayabilirler. Her geliştirme ve teslimat döngüsünden sonra son döngünün maliyetleri doğru bir şekilde hesaplanabilir ve bir sonraki döngüye geçilmeden önce tahminler bu elde edilen bilgi ile güncellenebilir. Bu yaklaşım daha doğru bir bütçeleme ve maliyet yönetimi sağlar.

Üçüncü kritik başarı faktörü, organizasyonda ürün yönetimi modeline geçiş yapmaktır. Sürekli ürün teslimi için çevik yaklaşımın uygulanması, yani kısa süreli döngülerle üretim ve dağıtım mantığı piyasaya çıkış hızını arttırır. Kısa üretim ve teslimat döngüleri daha hızlı müşteri geri bildirimleri sağlayarak şikayetlere ve taleplere daha hızlı cevap vermeyi mümkün kılar. şikayetlere ve taleplere hızlı bir şekilde cevap verebilmek ise kaliteyi ve müşteri memnuniyetini arttırır. Bunlar için organizasyonun ürün portföyünü belirlemesi ve bunlar etrafında organize olan takımlar kurması gerekir.

Son olarak dördüncü başarı faktörü ise, tüm çalışanların enerji seviyesinin yükseltilmesi ve onların sürekli motive edilmesidir. bu faktörde en az diğer faktörler kadar önemlidir. Çevik yöntemler bir ürün veya hizmet geliştirme işinde sürekli ilerleme kaydetmesi beklenen yüksek performanslı takımlara dayanır. Kısa döngüler ile sağlanan bu teslimatların başarısını kutlamak bu takımların performansını sürdürülebilir olmasına katkı sağlar.