Novruz ritualına “matris” yanaşması
Sizə praktikada tətbiqi faydalı bir o qədər də asan və əyləncəli və olan R.A.C.İ matrisinin qurulması və tətbiqi haqqında məlumat verəcəm. Mövzuya başlamamışdan öncə qeyd aparmaq üçün yanınıza kağız və qələm qoymağı tövsiyyə edirəm. Çünki oxuduqlarınızı özünüzə daha rahat şəkildə yazmağınız (qeyd etməyiniz) istənilən mövzunu uzun müddət zehninizdə saxlamağınıza yardımçı olacaqdır.
İlk öncə R.A.C.İ matrisinin nəzəriyyəsi haqqında az da olsa məlumat əldə edək.
R.A.C.İ matrisi (və ya cədvəli) layihələrin idarə olunması sahəsində geniş istifadə olunan bir tətbiqdir. Bu tətbiq vasitəsilə biz nəzərdə tutulmuş fəaliyyətlər (iş bölgüsü) və komanda üzvləri arasında yaranan əlaqənin prosesin (layihənin) gedişatına təsirini öyrənəcəyik, qısacası, edəcəyimiz işlər və həmin işləri həyata keçirən tərəflər arasında münasibətlərin qrafiki şəkildə izlənilməsi əsas hədəfimiz olacaqdır. Yuxarıda qeyd olunan layihə sözü sizi qorxutmasın, istənilən prosesə layihə şəklində yanaşmaq olar, yəni: hər hansı fəaliyyətin həyata keçirilməsi üçün müəyyən vaxt məhdudiyyətində maliyyə, insan resursları və iş prosesinin reallaşdırılması nəzərdə tutulursa bu zaman fəaliyyətinizə layihə şəklində yanaşa bilərsiniz. Bununla da istənilən resursun istifadəsində həm qənaət əldə edəcəksiniz həm də müsbət nəticənin əldə edilməsini məntiqli şəkildə (alqoritmik ardıcıllıqla) sürətləndirəcəksiniz.
İndi isə əyani olaraq R.A.C.İ matrisinin mənasını başa düşməyə çalışaq.
Responsible (fəaliyyət üzrə məsul) — işin həyata keçirilməsində məsuliyyəti üzərinə götürmüş şəxs. Hər bir prosesdə (işdə) istənilən sayda məsul şəxs ola bilər, lakin bu işin nə dərəcədə çətin və məsuliyyətli olmasından asılıdır. Məsul şəxsin təyin olunması isə accountable şəxsdən asılıdır.
Accountable (ümumi məsul, rəhbər) — fəaliyyət və qərarların nəticəsindən məsul olan nümayəndə, ən önəmli və ya kritik qərarların verilməsi, fəaliyyətin dayandırılması, bir neçə uyğun prosesin bir şəxs tərəfindən idarə edilməsi, verilmiş qərarın nəticəsindən asılı olaraq müəyyən müddətə dondurulması və.s bu şəxsin məsuliyyətindədir. Sadə proseslərdə adətən bir ümumi rəhbər (əsas məsul şəxs) olur.
Consulted (məsləhət verən tərəf) — proseslər arasındakı əlaqəni yaxşı bilməli və resursların səmərəli istifadə olunması istiqamətində strategiyaya malik olmalıdır. Bu zaman verilən qərarın mütləq şəkildə təsdiqlənməsi vacib deyil, lakin məsləhət verən komanda üzvü bu məsuliyyəti dərk etməlidir, çünki yanlış verilmiş və ya SMART (növbəti mövzularımızdan biri bununla bağlı olacaq) hesablanmamış qərar layihə müddətinin uzanmasına və bununla da resursların vaxtından əvvəl tükənməsinə səbəb olacaqdır.
İnform (məlumatlandırılan şəxs) — bu komanda üzvü digər üzvlər arasında koordinator rolundadır, belə ki, hər hansı fəaliyyətə başlayarkən və ya bir prosesi sonlandırarkən ona bildirilməlidir ki, növbəti prosesin başlanması üçün zaman və resurs təyin olunsun.
QEYD: müəyyən mənbələrdə R.A.S.C.İ matrisinə də rast gələ bilərsiniz, prinsip etibarilə eyni matrislərdi amma Support (dəstək) bölgüsünün əlavə olunması uzunmüddətli proseslərin kritik dönəmlərində əlavə şəxsin köməyini nəzərdə tutur, bu həm fiziki həm də nəzəri olaraq mümkündür.
Matrislə bağlı müəyyən qədər təsəvvürünüz formalaşdığı üçün ən sadə şəkildə cədvəlimizi qura bilərik. Cədvəli (matrisi) excel və ya word proqramında, kompyuter olmadığı halda isə kağız üzərində cədvəl yaradaraq qura bilərsiniz. Lakin cədvəlin ofis proqramları vasitəsilə qurulmağı daha məqsədə uyğundur, belə ki, cədvəl böyük olarsa o zaman prosesi eyni anda görmək üçün siz kağızları yapışdırmalı olacaqsınız bu isə sizin vaxtınızı və enerjinizi azaldacaq. Əgər kompyuteriniz yoxdursa o zaman öyrəndiklərinizi dəftərdə qeyd edərək növbəti gün məktəbdə sizin istifadə etməyiniz üçün ayrılmış kompyuterdə cədvəl şəklində qura bilərsiniz.
ELƏ İSƏ BAŞLADIQ :)
Qarşıdan hər birimizin sevdiyi milli bayramımız Novruz gəlir. Yazın gəlişi ölkəmizin hər yerində xüsusi ritualları ilə birgə qeyd olunur, süfrələrimizi hamımızın sevdiyi dadlı-ləzzətli şəkərbura, paxlava, qoğal bəzəyir. Təbii ki, dadlı-ləzəttli şirniyyatların hazırlanmasında təkcə analarımızın yox bütün ailə üzvlərimizin əməyi olarsa süfrələrimiz daha da bərəkətli olur. Bu ilki Novruz hazırlığını isə daha şən, əyləncəli və yadda qalan etmək üçün birlikdə hazırlıq cədvəlini quraq. Belə ki, əgər bayramla əlaqədar 10 (ailə üzvləri, qonşular, qohumlar) nəfərlik bir komanda ilə şirniyyatların hazırlanmasında (aşağıdakı qeydləri nəzərə alaraq) layihə yanaşması tətbiq edərsək nəzəri olaraq R.A.C.İ matrisində işlər və məsuliyyətlər bölgüsünü aydın şəkildə izləyə bilərik.
Qeydlər:
1. Əvvəlcə əlimizdəki resursların (maddi, texniki) təyinatından xəbərdar olmalıyıq, belə ki, bu təyinat cədvəldə komanda iştirakçılarının məsuliyyət bölgüsündə bizə mütləq lazım olacaq.
2. Vaxt məhdudiyyətini mütləq nəzərə almalıyıq: istənilən prosesin müsbət qiymətləndirilməsi nəticənin nəzərdə tutulan vaxtda əldə olunması ilə bağlıdır, əgər sizə verilən tapşırığı lazım olan vaxtda yerinə yetirməzsinizsə bu zaman nə qədər resursun istifadəsindən asılı olmayaraq layihə uğursuz sayılacaqdır.
3. Proseslərin ardıcıllığını və hansı vaxt müddətində həyata keçirilməsini dəqiqləşdirməliyik.
4. Optimal bölgü hər zaman faydalıdır, belə ki, prosesdə istənilən sayda responsible və ya accountable yaxud digər məsul şəxsləri şəxsi istəklərimizə görə seçə bilmərik, optimal bölgünü fəaliyyətlərə görə nəzərdə tutmalıyıq. Əgər ərzaqların alınması (aşağıdakı cədvələ bax) digər proseslərə nisbətən çətindirsə o zaman biz bir neçə responsible seçə bilərik, lakin eyni anda bir neçə inform-un və ya consult-un fəaliyyətə cəlb olunması iş prosesini ləngidə bilər. Dediklərimizə daha detallı aydınlıq gətirmək üçün aşağıda sadalanan bəndlərə diqqət yetirməyiniz tövsiyyə olunur.
A, C, İ olması işlə (proseslə) bağlı məlumatların toplanması, resursların bölgüsü, vaxtın müəyyən edilməsini nəzəri şəkildə təsdiqləyir lakin R-nin olmaması fəaliyyətin fiziki olaraq reallaşdırılması üçün komanda üzvünün təyin olunmaması deməkdir.
Sadə prosesdə bir neçə C və İ olması A-nın olmaması isə işin ləngiməsi həmçinin bu vəziyyətlə bağlı ümumi məsul şəxsin xəbərdar olmaması deməkdir.
Hər bir prosesdə qərar verən və həmçinin ümumi məsuliyyət daşəyan şəxs A mütləq olmalıdır, bu zaman müəyyən qədər riskləri azaltmaq olar.
Çoxşaxəli olmayan prosesdə isə ikidən daha çox R olması məsuliyyət bölgüsündə problem yaradacaqdır, bu zaman isə bizə R-lər arasında təkrar məsuliyyətləri bölmək üçün yeni cədvəl yaratmağımıza ehtiyac ola bilər.
Artıq cədvəlimiz hazırdır, təbii ki, bu yazılanları ifadə etmək üçün nəzərdə tutulmuş sadə nümunə idi, boş vaxtlarınızda xəyali (nəzəri) proses hazırlayaraq daha çox proseslərdən və resurslardan ibarət cədvəl qura bilərsiniz.
Yekunda isə matrisi hazırlamaqla hansı müsbət nəticələri əldə edə bilərik sualının cavablarına bir daha nəzər yetirək:
- Vəzifə və məsuliyyətlər arasında əlaqəni izləmək mümkündür;
- Komandaya yeni qoşulan üzvləri tez zamanda prosesə daxil etmək asandır yəni, daha çətin addımlarda yeni gələn üzvlər Support (dəstək) bölgüsündə yer ala biləcəklər;
- Matrisin daha ciddi hazırlanması və cədvəldə optimal bölgünün nəzərə alınması layihə müddətində riskləri minimuma endirir;
- Proseslərin tamamlanması üçün resursların miqdarı məlum olur (hər bir prosesdə İ məlumatlandırıldığı üçün növbəti mərhələyə başlamadan öncə tələb olunan resurslarla bağlı ondan məlumat almaq lazımdır);
- Mübahisəli məsələlərin həllində cədvəl ən yaxşı xəritədir belə ki, komanda üzvlərinin hansı dərəcədə məsuliyyət daşıdığını aydın şəkildə görmək olar.
Hələlik isə bu qədər. Mövzu ilə bağlı müxtəlif ingilis və türkdilli saytlardan məlumat əldə edə və bunu dostlarınızla bölüşə bilərsiniz.
