Kendi Kendini Yöneten (Self Organized) Takım Olmak
Kendi kendini yöneten takım nedir?
Kendi kendini yöneten takım, en basit tanımıyla iş planı yapmak, çalışacağı işleri nasıl yapacağını belirlemek, yaptığı işin kalitesini ve miktarını gözetmek için bir başkasına ihtiyaç duymayan takımdır. Takım, yapacağı işi geliştirmek için gerekli becerilere ve yüksek sorumluluk duygusuna sahiptir.
Siz de motivasyonu yüksek, daha iyi performans gösteren takımlara ihtiyaç duyuyorsanız ya da nasıl kendi kendini yöneten bir takım olabiliriz diyorsanız gelin bu kavrama daha yakından bakalım.
Kendi kendini yöneten takım neden önemlidir?
Scrum rehberi, “Scrum, deneysellik ve yalın düşünce üzerine kurulmuştur. Deneysellik, bilginin deneyimden ve gözleme dayalı karar vermekten geldiğini ileri sürer. Yalın düşünce israfı azaltır ve temel unsurlara odaklanır” der.
Bir takım kendi kendini yönetebilme becerisine sahip olduğunda;
- İş planını kendisi yapar ve işin nasıl yapılacağına karar verir, bu durum bürokratik yapılarla kıyaslandığında onay alma mekanizmalarını minimize ettiği için çok daha hızlı hareket etmeyi ve yalınlaşmayı sağlar.
- İşini yaparken karşılaştığı engeller için aksiyonlar alır, böylece bir çok engel bir başkasının yardımı beklenmeden hızla çözüme kavuşur.
- Takım kendi kendisini yönettiği için daha fazla sorumluluk alır, deneyimini ve gözlemlerini kullanır. Bu durum işlerin tanımlanmış başarı kriterlerini karşılama oranını yükseltir,
- Sorumluluk alma ve sahiplenme duygularının artması ile birlikte takımın yeni fikirler üretme ve yaptığı işi geliştirme oranı artar,
- Karşılaşılan herhangi bir durum karşısında daha hızlı adapte olma şansına ve daha iyi bir yaratıcılığa sahip olur.
- Takım içerisinde güçlü bir iletişim ve iş birliği yaşanır,
- Özerkliğe sahip olan takım, kendini ortaya koyabildiği için daha mutlu ve motive hisseder.
Tüm organizasyonunuzun böyle çalışan takımlarla dolu olduğu düşünsenize, ne harika bir manzara değil mi?
Deloitte, ekip işlevi ve performansı için kendi kendine organizasyonun bir yönetim felsefesi olacağını tahmin ediyor. Yaptıkları araştırmanın¹ sonuçlarına göre, yüksek performanslı kuruluşların, iş tasarımlarında ekipleri ve çalışma gruplarını dikkate alma olasılıklarının 7,7 kat daha fazla olduğunu ve işin tasarımına işgücünü dahil etme olasılıklarının 5,6 kat daha fazla olduğunu gösteriyor.
Kendi kendini yöneten takımlar bu araştırmada bahsedilen dahil olma durumundan daha etkin durumdadırlar. Bu da elde edilecek sonuçlara pozitif yönde daha fazla yansıyacaktır.
Kendini yöneten takım nasıl oluşur?
Kendi kendini yöneten takımlara sahip olabilmek için öncelikle organizasyon olarak bu düşünce şekline sahip olmanız gerekir. Takımların kendi kendini yönetebilir bir yapıya ulaşabilmesi gerekli çevresel koşullar sağlanmalıdır;
- Yönetici kadroları, bu çalışma şeklini anlamalı ve uygulama konusunda istekli olmalıdır,
- Takımın verdiği kararlara saygı duyulmalı, işlerine müdahale edilmemelidir,
- Organizasyon takımın elinden gelenin en iyisini yapacağına güvenmelidir,
- KPI ve OKR’ler takım başarısını destekleyecek nitelikte belirlenmelidir, bireysel performansa odaklanılmamalıdır.
Bu koşulları sağlayamıyorsa kendi kendini yöneten takımların başarılı olamayacaklarını açıkça söyleyebilirim. Peki bu zihniyet var ve gerekli çevresel koşullar sağlanıyor. Kendi kendini yöneten bir takım nasıl oluşturulabilir;
- Öncelikle doğru kişilerden oluşan bir takım kurulmalıdır,
- Takımın ihtiyaç duydukları konularda onlara rehberlik edilmeli ve gerekli destek sağlanmalıdır,
- Takımın hedefi, çalışılan ürünle ilgili vizyon ve beklentiler, varsa termin tarihleri net bir şekilde belirlenip takımla paylaşmalıdır,
- Takıma güvenilmeli ve bu güveni hissettirmelidir.
Bunlarla beraber kendi kendini yöneten bir takım kurmak için aşağıdakileri uygulamak gerekecektir;
- Eğitim
Scrum takımı aldığı işleri tamamlayabilmek için gerekli yeteneklere sahip olan çapraz fonksiyonel bir takımdır. Ekibin etkin ve verimli bir şekilde çalışabilmesi için düzenli olarak hem gerekli teknik eğitimleri alması hem de ekip içerisinde iletişim ve iş birliğini artırmaya yönelik davranışsal eğitimleri almaları sağlanmalıdır.
İlk defa agile yöntemlerle çalışacak bir takıma sahipseniz uygulamaya geçilmeden önce temel agile ve scrum eğitiminin alınması önemlidir.
- Koçluk
Kendi kendisini yönetmek, böyle bir çalışma deneyimine daha önce sahip olmamış bir grup için başlangıçta zorlayıcı olabilir. Temel eğitimler sonrasında ekibin, yolculuklarının her adımında yanlarında olacak ve gerekli durumlarda rehberlik edecek ve takımı destekleyecek bir koçla çalışması gereklidir.
Koçlukla beraber ekip üyeleri yavaş yavaş sorumluk üstlenmeye, gerekli aksiyonları kendiliğinden almaya başlayacaklardır. Takım içerisinde güven duygusu geliştikçe, iş birliği ve iletişim kalitesi arttıkça koçluk desteğini azaltmaya başlanabilir. Takım bağımsız olarak çalışabilecek olgunluğa ulaştıktan sonra da koçluk desteğini sonlandırılabilir.
- Mentörlük
Takım kendi kendini organize etme seviyesine eriştiğinde bu durumun sürdürülmesi sağlanmalıdır. Takım dengeyi sağlamakta zorlandığında, bazı becerilerini geliştirmeye ihtiyaç duyduğunda ya da nasıl davranacağını bilemediği durumlarla karşılaştığında bir akıl hocasına ihtiyaç duyacaktır. Gerekli durumlarda başvurulabilecek bir mentörün varlığı, takımın gelişmesine ve motivasyonuna katkı sağlayacaktır.
Kendini yöneten takımlarda yöneticinin rolü nedir?
Kendi kendini organize eden ekipler, yönetim kontrolünden muaf değildir. Ancak yöneticiler, kendi kendini yöneten takımlar kurarken, takımlarına ne kadar özgürlük vermeleri gerektiği ve böyle bir oluşumda nerede durmaları gerektiği konusunda soru işaretlerine sahip olabilirler. Çünkü belirli sorumlulukları ve başarmak zorunda oldukları hedefleri bu yapıda da var olmaya devam etmektedir.
Hele ki organizasyon yapılanması pek çok hiyerarşik kademeden oluşan bir firmada bunu belirlemek ve sürdürmek daha zorlayıcı olacaktır.
Kendi kendini yöneten bir takım organizasyonunda yöneticinin aşağıdaki şekilde davranması beklenir;
- Şirket, departman ve bölüm stratejileri ile ilgili ekiplerinizi bilgilendirmek ve büyük resmi görmelerini sağlamak,
- Hedefler konusunda ekibinizi bilgilendirmek ve anlam bulmalarını sağlamak,
- OKR dönemi gibi planlama yapılan dönemlere takımı dahil etmek ve görüşlerini almak,
- Takımdan beklediğiniz işleri net bir şekilde ifade edip takımın bu hedefleri başarmak için kendi planlarını yapmalarına izin vermek,
- Takımın görev dağılımı ve işi nasıl gerçekleştireceğine dair kararlarına müdahale etmemek,
- Takımı sprint odağını ve iş planlarını bozacak her türlü durumdan korumak,
- Takımla birlikte belirlediğiniz periyotlarda bir araya gelerek durum değerlendirmesi yapmak,
- Takımın aşamadığı engelleri ve başarılı olmasını engelleyen diğer faktörleri destek istendiği durumlarda ortadan kaldırmak,
- Takıma ihtiyaç duyduğu konularda gerekli desteği sağlamak,
- Takımın daha motive ve başarılı çalışabilmesi için gerekli koşulları oluşturmak.
Sonuç olarak, çevik olabilmek için kendi kendini yöneten bu yapılara sahip olmak günümüz dünyasında artık bir gereklilik. Daha çok otonomi, daha hızlı adapte olabilmek demek, daha hızlı adapte olabilmekse çevikliği getiriyor.
Kendi kendine örgütlenme, yalnızca bir işi organize etme biçimi değildir, genellikle zihniyette bir değişikliktir. Sorumluluk almaları ve taahhüt etmeleri gerektiği için takımlarda çok fazla olgunluk gerektirir. Takımların bu seviyeye ulaşabilmeleri için öncelikle yöneticilerin bu anlayışa gelmesi ve takımlarını desteklemeleri kritik derecede önemlidir.
Bir takım üyesi olarak takımızla otonom çalışabiliyor musunuz? Ya da bir yönetici iseniz takımınızın otonom çalışabilmesi için gerekli şekilde davranabiliyor musunuz? Yanıtın evetse seni gönülden kutluyorum :) Peki hayırsa? O zaman ilk adımı atmaya ne dersin?
Daha fazlasını öğrenmek isteyenler için;
¹ https://www2.deloitte.com/us/en/blog/human-capital-blog/2021/predictions-teams.html
https://neoteric.eu/blog/why-do-self-organizing-teams-work-best/
https://www.mountaingoatsoftware.com/blog/the-role-of-leaders-on-a-self-organizing-team
