6+1: Systém pro změnu řízení projektů a firmy

Dva roky jsme hledali způsob vedení projektů. Zkoušeli různé aplikace na plánování kapacit. Nahlas si v celém týmu několikrát pojmenovali, co nám nevyhovuje a kde cítíme slabá místa. Po dvou letech jsme se zastavili a navrhli systém 6+1. Systém, který posouvá fungování celého týmu a jednotlivců.

Jeden projekt takticky uřídíte. Pro dvacet potřebujete neprůstřelnou strategii

Pábení stavíme na principech Human Centered Design, který nás mimo jiné učí realizovat projekty na základě postupné tvorby—průběžném poznávání a testování.

Z pohledu řízení jednoho projektu, na kterém pracuje dvou- až tříčlenný tým, je to skvělé a snadno uřiditelné. V okamžiku, kdy tým maká na 20+ projektech v různém stavu vývoje, máte problém. Potřebujete celkovou strategii, ne pouze taktiktu na realizaci jednoho projektu.

Pojmenovali jsme, co nás na stávajícím přístupu trápí

Nekončící příděl projektů, to-do.

• Nevidíme konec. Jedeme v kole. Od pondělí do pátku. 30 dní v měsíci. Od ledna do prosince.
• Jeden člověk mění příliš často role. Přeskakuje z jednoho projektu na druhý.
• Máme velice špatný výhled plánované práce napříč firmou i u jednotlivců.
• Těžko se nám odhaduje, jakou novou roli do týmu budeme v následujících měsících potřebovat.
• Nemáme čas na vzdělávání.
• Ztrácíme čas na neefektivních týmových statusech, kde jeden člověk mluví a deset jenom poslouchá.
• Nemáme prostor na zpětnou vazbu.
• Nemáme potřebný kreativní odstup od projektu, na kterém intenzivně pracujeme.
• Často pracujeme po nocích a víkendech.
• Nové klienty a projekty přinášíme do týmu nárazově. Tak jak přijdou,
  tak je začneme dělat.
• Jeden člen nevidí do práce toho druhého. Těžko mu pak může nabídnout pomocnou ruku, dát radu.
• Interním projektům neumíme dát prioritu a čas.
• Nejvíce práce uděláme před dovolenou, protože máme termín, ke kterému musíme všechno stihnout.

Tip: Udělejte si malé cvičení. V kolika bodech poznáváte svoji firmu? A pokud neděláte do marketingu, máte takové trable ve firmě také? Zajímá mě, zda je to jenom lokální nebo obecný trabl firem.

Krademe jako umělci. Basecamp podruhé a znovu skvěle

Výše uvedené trable nebyly na stole jediné. Společně s nimi jsme řešili
i otázku interní a klientské komunikace. Tu nám pomohl vyřešit Basecamp 3.

Jakým způsobem, si můžete přečíst v tomto článku:

Praktická ukázka: Proč a jak v Pábení používáme Basecamp 3

Při načítání toho, jak s Basecamp 3 pracovat, abychom z něho vytěžili maximum, jsem narazil na článek od Jason Fried. Popisuje v něm základy
6týdenních pracovních cyklů a jejich využití při vývoji Basecampu. To se stalo základem pro naši práci.

6 týdnů soustředění na projekty. Týden na osobní rozvoj a týmové zpětné vazby

První běh jsme spustili 4. 9. 2017. V létě jsme využili času na společné chatě
a udělali si inventuru veškerých projektů. Jejich aktuálního stavu a výhledu na dalších týdny.

6 pracovních týdnů

Sdílené basecamp to-do vlákno nám dává ucelený pohled na všechny projekty. Klientské, ale i ty interní. Pro snazší a zábavnější komunikaci jsme se rozhodli, že každý běh pojmenujeme podle českých spisovatelů — první nesl název „Hrabal“.

Interní projekt je projekt
Buďte důslední. Do interních projektů patří čas kolegů, kteří se starají o první dny a týdny nováčků, patří tam čas potřebný na obchodní jednání, konference apod.

Ke každému projektu evidujeme:

• Tým, který bude na projektu pracovat a role každého z nich.
• Projektové informace (kalkulace, důležité odkazy na dokumenty, vlastní Basecamp projekt apod.).
• Plán na 6 týdnů. Do co největšího detailu si interně, ale i s klientem odladíme, čeho chceme za následujících 6 týdnů dosáhnout. Vznikne nám tak jasný plán k danému projektu.
• Časový odhad na realizaci projektu a potřebné kapacity jednotlivců.

Karta projektu pak vypadá například takto:

Základní parametry projektu

Detailnější pohled na aktivity během 6 týdnů

Takto máme rozebraný každý z našich projektů. Abychom měli i celkový pohled na vytíženost celého týmu v kontextu pracovní doby, dovolených
a státních svátků, vytvořili jsme sdílenou tabulku, ve které máme náhled na celý tým a rychle vidíme případná slabá místa.

Malá ukázka z tabulky. Pohled na týdenní kapacity. Odhadové a reálné časové možnosti každého člena týmu.

Žádné nové projekty
Aby byl systém funkční, je zakázané přidávat do již spuštěného běhu nové projekty. To nás mimojiné nutí lépe plánovat nové zakázky.

Týden na osobní rozvoj a týmové zpětné vazby

Pro tento týden, který pro změnu nazýváme křestním jménem našeho autora, jsme si stanovili čtyři klíčové aktivity, kterým se chceme věnovat:

1. Celodenní setkání týmu u jednoho stolu. Sdílení know-how, shrnutí stavu projektů — co jsme si stanovili před 6 týdny a kam jsme došli. Co nového jsme se za tu dobu naučili a kam budeme směřovat. Jak se máme. Co se nám líbí, nelíbí. Otevíráme všechna témata, která se za 6 týdnů nahromadila.
2. Dva dny vyhrazené na osobní rozvoj jednotlivce nebo skupiny. Prostor pro čtení, kurzy, školení, psaní.
3. Individuální zpětné vaby.
4. Drobné projektové práce (emaily, BC zprávy) a plánování projektů pro dalších 6 týdnů.

Jak se systém osvědčil po prvním běhu?

Klíčové je, že se nám podařilo odbourat většinu původních trablů.

“Mám přehled. Vím, co mě čeká. Dává mi klid. Vím, kolik potřebujeme nového byznysu.”

— Roman

Díky novému systému:

• Máme daleko lepší přehled o projektech.
• Zrušením pravidelných interních statusů jsme získali více času na skutečnou práci.
• Více přemýšlíme nad sestavováním týmů.
• Máme prostor diskutovat nad tím, co a proč budeme na projektech realizovat, ne pouze kolik nám zaberou času.
• Co není projekt, neřešíme, takže nám na stůl nepřichází nové „urgentní“ problémy a činnosti.
• Máme v kalendáři přesné datum, ke kterému směřujeme všechny činnosti. Víme, že přijde konec.
• Máme čas na studium.

Na čem ještě musíme zapracovat?

Odhalili jsme i několik slabších míst, které musíme postupem času odbourat.

• Plánování dalších běhů. Škvoreckého — náš druhý běh jsme začali plánovat až během +1 týdne (Bohumila). A to bylo pozdě. Přesný plán na následující období se nám podařilo sestavit až týden po „startu“.

První vylepšení: pohled na více budoucích běhů pomocí to-do vláken v Basecampu

• Lepší příprava na samostudium a důraz na vyčlenění času. Plán toho, co a proč chceme studovat, nám zatím chybí, a proto je na každém z nás, kam se vrtne.
• Respektování potřebných pravidel pro 6 projektových týdnů. Udržet 6 týdnů pozornost a maximální soustředí na projekty je nesmírně složité. Samozřejmě se nevyhneme jako tým běžné komunikaci, operativním záležitostem a rychlým prosbám. Musíme se ale učit pouštět je do týmu tak, aby zbytečně nerozptylovaly ostatní.

Budoucnost?

Naší dlouhodobou vizí je, aby si lidé, kteří se s Pábením potkají, na konci spolupráce řekli: „Jo, Pábení mi dalo víc, než jsem čekal“. I proto chceme systém dále prohlubovat směrem k našim klientům—aby byli 100% jeho součástí. Chceme z +1 týdne udělat +2, abychom měli ještě více prostoru na vzdělávání, strukturování myšlenek a rozvoj týmu. A spoustu dalších drobných vylepšení, která nám i našim klientům budou zlepšovat každodenní práci.

Jaký je váš názor? Umíte si představit, že by podobný systém pomohl i vám? Máte náměty jak 6+1 vylepšit? Napište mi

Díky!