Praktická ukázka: Proč a jak v Pábení používáme Basecamp 3

Odstřihli jsme se od Slacku, Trella a dalších nástrojů a přešli na Basecamp 3. Mrkněte se pod pokličku toho, jak v Pábení držíme všechny informace na jednom místě.

V Pábení jsme neustále v pohybu

Máme 2 kanceláře. Pravidelně cestujeme mezi Prahou a Brnem. Za klienty jezdíme do Liberce, Plzně, Hradce Králové i Popradu. Rádi pracujeme spolu, ale i každý sám — v kavárnách, hospodách, na chatách a parcích.

Udržet informace pohromadě
To je naše základní potřeba. Být k dispozici. Mít možnost sdílet informace, dokumenty, znalosti. Být spolu.

Samozřejmostí jsou G Suite, které obstarají sdílení kalendáře, dokumentů, 
a bezpečný e-mail. V komunikaci ale kulhají.

Proto Slack — revoluční nástroj pro řízení komunikace. 
Používali jsme ho téměř dva roky, ale ve vláknech jsme se dost často ptali na ty stejné otázky stále dokola;

  • Kde najdu ten dokument? Je na Trellu nebo na Google Drive?
  • Viděl jsi tu novou zprávu na Basecampu?
  • Včera si po mně něco potřeboval, ale já to v té diskuzi nemůžu najít, 
    co to prosím bylo?

Ze Slacku se stal obyčejný kecálek a prostředník. 
Museli jsme udělat změnu.

Basecamp 3 zefektivňuje komunikaci dovnitř i směrem ke klientům

Trojka ušla oproti své druhé verzi obrovský kus cesty dopředu. Není to pouze nástroj na to-do's a sdílení informací. Je to nástroj na řízení komunikace 
a informací. Projektové, ale především té firemní, kterou vám chci představit. Vítejte v Pábení!

Necenzurovaný pohled do Pábení. Ahoj!

To, co vidíte na obrázku je hlavní stanoviště naší firemní komunikace. Basecamp tomu říká Headquaters.

Z čeho se skládá a jak nám jednotlivé funkce pomáhají?

Description (popisek projektu)

Popisek využíváme k tomu, abychom měli neustále na očich naši vizi, věděli proč děláme to, co děláme, pro koho a jaký to má význam.

Campfire (společný chat)

Prostor pro společnou diskuzi. Slouží nám pro rychlé dotazy, radosti a strasti. Pro představu — nahradil 2–3 kanály, které jsme používali ve Slacku.

Automatic check-in (pravidelné informace)

Klíčová funkce, která nám pomáhá držet všechny členy týmu informované. Každého z nás se ptáme;

  • Na čem dnes budeš pracovat? (každý den)
    Dvě tři věty o tom, co mě dnes čeká. Jaké mám priority, koho ke své práci budu potřebovat a zda mám co dělat. Každý z nás tak ví, na čem druhý 
    v týmu pracuje, a může podle toho uzpůsobit i svůj program.
  • Na co si tento týden pyšný? Co se ti povedlo? Je něco, co si nestihl/a 
    a proč?
    (jednou týdně, v pátek)
    Prostor pro shnutí uplynulého týdne a získání zpětné vazby. Pomáhá mi odhalit případné trable hned v zárodku a zároveň slouží jako informace 
    pro další plánování.
  • Jaké výzvy budeš tento týden řešit? (jednou týdně, v pondělí) 
    Ujasním si priority na celý týden. Na jeho konci můžu jednodušše porovnat původní plán s realitou.
  • Na co si za uplynulý měsíc nejvíc pyšný? (jednou měsíčně)
    Vracím se k tomu, co mně osobně nebo celému týmu podařilo. Vidím úspěchy ostatních, o kterých se pak můžeme společně bavit.
  • Jak se ti pracuje? Je něco, co může Pábení udělat pro to, aby ses cítil lépe? (jednou měsíčně)
    Prostor pro zpětnou vazbu. Můžu pojmenovat další příležitosti a věci, které bych chtěl změnit. Vidím, co těší, nebo naopak trápí ostatní.
K odpovědím se vracíme i u jednoho stolu

Message Board (zprávy)

Důležité zprávy a oznámení. Pomáhají nám lépe strukturovat myšlenky 
a vést týmovou diskuzi nad jedním tématem na jednom místě.

Podívejte se na reálnou ukázku zprávy, ve které Maru oznamuje spuštění projektu nových brněnských kanceláří.;

https://public.3.basecamp.com/p/cUEXTL5HRhReYtotVXSCRewq

To do's (úkoly)

Konkrétní úkoly, na konkrétní lidi. Využíváme je na menší a krátkodobé projekty. Ty dlouhodobější a významné, jako je např. hledání nových brněnských kanceláří nebo způsob vzdělávání, držíme v samostatných kartách.

Schedule (plánování)

S čím máme počítat, když nám kolega odjede na dovolenou? Co budeme probírat na dalším společném setkání? Všechny informace teď máme na očích a pro každého z týmu. Na 1 kliknutí ve sdíleném kalendáři.

Jsem z BC3 nadšená, jako fakt. Hodně mi to šetří čas při náhledu nad projekty. Je teda vidět, jaké máme mezery ve projektovém vedení, ale to se časem narovná.
Maru

Docs & Files (dokumenty)

Pro tvorbu sdílených dokumentů využíváme Google Drive, ale na Basecampu máme to nejdůležitější. Obchodní podmínky, Svět Slov Pábení, Kam směřujeme, jaká je naše vize apod.

Vše na jednom místě

Jedeme v pilotním projektu. Po 14 dnech máme spoustu nápadů na další zlepšení, ale už teď ve mně převládá velké nadšení. Máme jeden společný prostor, který je náš, ve kterém jsme virtuálně u jednoho stolu, který nám pomáhá dělat Pábení lepším.

Dělá mi radost ta snaha mít všechno na jednom místě, používat jen jeden nástroj místo třech a mít v projektech pořádek…že nás to posouvá a může posunout o obrovský kus dopředu, i když to možná zatím ne všichni vidí.
Lukáš

Basecamp a jeho další funkce

Ukázal jsem vám jenom část a nešel do hloubky jednotlivých funkcí. Pokud vás Basecamp 3 zaujal a chcete se dozvědět víc, mrkněte na https://basecamp.com/how-it-works.

Používáte Basecamp 3? Nebo vám vyhovuje jiná aplikace? Napište mi.

Zajímá mě, jak řešíte interní komunikaci u vás. Napište mi na marek@pabeni.cz. Rád s vámi detailněji projdu to, jak fungujeme my 
a poslechnu si váš příběh. A třeba se naučíme oba něco nového.

Like what you read? Give Marek z Pábení a round of applause.

From a quick cheer to a standing ovation, clap to show how much you enjoyed this story.